Заголовок тимчасово відсутній

Розглянемо окремо Ваші питання:

1. Щодо оформлення. Оформлюється Договір оренди приміщення+ Акт прийому- передачі приміщення. При цьому потрібно врахувати наступне- щоб не посвідчувати договір оренди нотаріально, він має бути укладений на термін не більше 3-х років, наприклад - 2 роки 11 місяців. Договора оренди приміщення, які укладаються на 3 роки і більше, підлягають нотаріальному посвідченню відповідно до п.2 ст. 793 ЦКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3842

2. Щодо оподаткування. Так як ФОП орендує приміщення у звичайної фізичної особи, то із нарахованої суми орендної плати утримуються ПДФО та ВЗ, навіть якщо це не передбачено умовами Договору оренди. ФОП, який нараховує та виплачує доходи фізичній особі, є по відношенню до неї податковим агентом (п.14.1.180 ПКУ). Відповідно до пп. «б» п. 176.2 ПКУ https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17/conv#n4264 у разі виплати податковими агентами доходів на користь фізичних осіб (громадян) вони зобов'язані контролювати повноту утриманих та сплачених податків з сум виплачених доходів та відображати такі виплати в податковій звітності.
Отже, із суми нарахованої орендної плати на користь фізичної особи ФОП повинен утримати 18% ПДФО, 1,5% ВЗ, а решту виплатити фізичній особі- Орендодавцю. ЄСВ нараховувати не потрібно. Спосіб виплати орендної плати - готівкою чи на карту- потрібно передбачити умовами договору.
Податки перераховуються в бюджет в день виплати доходу фізичній особі. Але зверніть увагу, що відповідно до п.168.1.5 ПКУ zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17 , якщо оподатковуваний дохід нарахований, але не виплачений (не наданий) фізичній особі, то податки сплачуються не пізніше 30-го числа місяця, що настає за місяцем нарахування. Наприклад, якщо акт по наданню послуг оренди за грудень 2023 р. складений 31.12.2023 р., але до 30.01.2024 р. оренда не буде виплачена, то суми утриманих податків з орендної плати за грудень 2023 р. перераховуються в бюджет в термін до 30.01.2024 р.

3. Щодо відображення у звітності. Суми орендних платежів, які виплачуються ФОП на користь фізичних осіб на підставі договорів оренди приміщення відображаються у додатку 4ДФ до "Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску" з ознакою доходу «196». В Додатку 4ДФ нарахування та виплату орендної плати на користь фізичної особи показуємо по факту подій. Відповідно до п.4 розділу IV Порядку № 4 від 13.01.2015 р. zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0111-15 в графі 3а Додатку 4ДФ до Податкового розрахунку зазначаємо суму нарахованого доходу- і це сума нарахованої орендної плати за відповідний звітний місяць, яка зазначена в договорі та акті виконаних робіт. Саме ця нарахована сума доходів буде оподатковуватись 18% ПДФО та 1,5% ВЗ. Якщо орендна плата була виплачена у цьому ж місяці, то в графі 3 зазначається сума виплаченого доходу, яка зазначається з податками, тобто у розмірі, в якому була нарахована, а не в якому була фактично виплачена на руки. В графі 4а- вказуємо суму утриманого ПДФО, в графу 4 зазначаємо суму перерахованого ПДФО до бюджету у звітному місяці, в графі 5а зазначаємо суму утриманого військового збору з орендної плати, в графі 5 зазначаємо суму військового збору, перерахованого до бюджету у звітному місяці, в графі 6 ставимо ознаку доходу "196".

Раді допомогти, звертайтесь ще!