☝️ Отримайте доступ до відео, документів, AI-Консультанта та інших корисних сервісів.
Увійти або зареєструватися
ОЛ
Оля
05.08.2023 | 10:38
Відповідь надано
Заголовок тимчасово відсутній
Внаслідок воєнних дій (бомбардування в Одесі) було знищено статутні та первинні документи, що необхідно робити?
ТК
Татіана, консультант
експерт
07.08.2023 | 15:48
Очікує відповідь
Нормативно-правовим актом, який у певній мірі регулює зазначене Вами питання є Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 з наступними змінами (далі – Правила) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15 .
Для початку Ви повинні зафіксувати факт знищення документів у акті та затвердити його у наказі, яким передбачити строк для відновлення та діяти далі.
Єдина опосередкована норма, якою можна скористатися в разі знищення кадрових документів – п. 8 гл. 3 розд. ІV Правил № 1000/5, відповідно до якого у разі втрати документів і справ, що значаться за номенклатурою, у структурних підрозділах вживаються заходи відповідно до п. 9 гл. 2 розд. V цих Правил.
А саме в разі встановлення фактів нестачі документів і справ, унесених до номенклатури, здійснюється їх розшук. У разі негативного результату розшуку керівник установи за поданням служби діловодства або керівника архіву (особи, відповідальної за архів) створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ.
Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана членами комісії та керівником структурного підрозділу, передається до архіву установи. На підставі довідки складається акт про нестачу справ (документів) за формою, наведеною в додатку 13 до Правил № 1000/5, який підписується керівником архіву (особою, відповідальною за архів), візується керівником служби діловодства та затверджується керівником установи.
Тобто, якщо встановлено факт знищення або втрати кадрових документів, роботодавець має скласти відповідний акт із зазначенням причин знищення (втрати) та переліком документів та засвідчити його в установленому порядку.
Після того як установлено перелік відсутньої документації, за можливості слід приступити до відновлення облікових даних. Для цього можна видати окремий наказ про відновлення втраченої документації.
Частково документи можна відновити шляхом роздрукування їх з електронних систем. Наприклад, особові картки П-2, особові справи, накази тощо. За можливістю варто вжити заходів щодо підписання відновлених документів особами, чиї підписи стояли на початковому документі. У правому верхньому куті відновленого документа слід зазначити «Відновлено» з посиланням на дату та номер акта комісії чи наказу керівника, яким затверджено факт знищення документів під час бойових дій. Якщо неможливо підписати відновлені документи в осіб, які раніше перебували у трудових відносинах із роботодавцем, то інформацію про це слід зафіксувати в окремому акті. Розшукувати колишніх працівників чи керівників для ознайомлення з відновленими наказами не потрібно.
Щодо трудових книжок, то відповідно до п. 5.5. Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мін'юсту, Мінсоцзахисту та Мінпраці від 29.07.1993 (далі – Інструкція), якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена і т. інш.), то власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки (вкладиш до неї). При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться надпис "Замість видано дублікат", а при працевлаштуванні на нове місце роботи працівник зобов'язаний пред'явити дублікат трудової книжки.
Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюють за загальними правилами (п. 5.2 Інструкції).
Загальний стаж роботи записують сумарно, тобто вказують загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.
З загальним правилом стаж роботи підтверджується відповідними документами з попередніх місць роботи, у т.ч. архівними довідками, якщо ці документи здані в архів.
Якщо документи в архіві не збереглися, тоді трудовий стаж можна встановити за рішенням суду шляхом подання заяви визнання фактів, що мають юридичне значення.
У будь-якому разі відсутність певної інформації для заповнення дублікату трудової книжки не є підставою для його невидачі. У тому разі, коли документи не містять повністю даних про роботу у минулому, в дублікат трудової книжки вносяться тільки ті дані, що є у документах, тобто, на прикладі загального трудового стажу запису записується тільки підтверджений трудовий стаж.
У випадку, якщо у подальшому працівник надасть документи, які разом з іншими будуть сумарно підтверджувати інший загальний трудовий стаж, до дублікату трудової книжки можуть бути внесені відповідні виправлення. Щодо статутних документів, то їх зареєстрована версія повинна знаходитися у хмарі державного реєстру, тому звідти її можна роздрукувати для внутрішнього використання. При цьому, необхідно пам’ятати, що з 2016 року фізично у Вас не повинно знаходитися зареєстрованих статутних документів, якщо Ви до них вносили зміни, їх легальна версія є тільки у хмарі державного реєстру. Якщо ж мова йде про статутні документи, зареєстровані до 2016 року, то їх засвідчену копію можна отримати, звернувшись до державних реєстраторів із запитом про надання копій документів із реєстраційної справи за місцезнаходженням підприємства.
Щодо інших документів, то можливість їх відновлення залежить від багатьох факторів, наприклад, з метою відновлення договорів, можна звернутися до контрагентів для їх пере підписання, і тд.
Зрозумілим є те, що якусь кількість документів Вам відновити не вдасться, однак, за результатами відновлення видається акт, у якому перелічується кількість відновлених документів і кількість документів, які відновити не вдалося із зазначенням причин, однак, одразу вказуєте про підтвердження їх чинності для Вас, і на цьому завершуєте процес відновлення. Раді допомогти, звертайтесь ще
Для початку Ви повинні зафіксувати факт знищення документів у акті та затвердити його у наказі, яким передбачити строк для відновлення та діяти далі.
Єдина опосередкована норма, якою можна скористатися в разі знищення кадрових документів – п. 8 гл. 3 розд. ІV Правил № 1000/5, відповідно до якого у разі втрати документів і справ, що значаться за номенклатурою, у структурних підрозділах вживаються заходи відповідно до п. 9 гл. 2 розд. V цих Правил.
А саме в разі встановлення фактів нестачі документів і справ, унесених до номенклатури, здійснюється їх розшук. У разі негативного результату розшуку керівник установи за поданням служби діловодства або керівника архіву (особи, відповідальної за архів) створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ.
Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана членами комісії та керівником структурного підрозділу, передається до архіву установи. На підставі довідки складається акт про нестачу справ (документів) за формою, наведеною в додатку 13 до Правил № 1000/5, який підписується керівником архіву (особою, відповідальною за архів), візується керівником служби діловодства та затверджується керівником установи.
Тобто, якщо встановлено факт знищення або втрати кадрових документів, роботодавець має скласти відповідний акт із зазначенням причин знищення (втрати) та переліком документів та засвідчити його в установленому порядку.
Після того як установлено перелік відсутньої документації, за можливості слід приступити до відновлення облікових даних. Для цього можна видати окремий наказ про відновлення втраченої документації.
Частково документи можна відновити шляхом роздрукування їх з електронних систем. Наприклад, особові картки П-2, особові справи, накази тощо. За можливістю варто вжити заходів щодо підписання відновлених документів особами, чиї підписи стояли на початковому документі. У правому верхньому куті відновленого документа слід зазначити «Відновлено» з посиланням на дату та номер акта комісії чи наказу керівника, яким затверджено факт знищення документів під час бойових дій. Якщо неможливо підписати відновлені документи в осіб, які раніше перебували у трудових відносинах із роботодавцем, то інформацію про це слід зафіксувати в окремому акті. Розшукувати колишніх працівників чи керівників для ознайомлення з відновленими наказами не потрібно.
Щодо трудових книжок, то відповідно до п. 5.5. Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мін'юсту, Мінсоцзахисту та Мінпраці від 29.07.1993 (далі – Інструкція), якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена і т. інш.), то власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки (вкладиш до неї). При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться надпис "Замість видано дублікат", а при працевлаштуванні на нове місце роботи працівник зобов'язаний пред'явити дублікат трудової книжки.
Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюють за загальними правилами (п. 5.2 Інструкції).
Загальний стаж роботи записують сумарно, тобто вказують загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.
З загальним правилом стаж роботи підтверджується відповідними документами з попередніх місць роботи, у т.ч. архівними довідками, якщо ці документи здані в архів.
Якщо документи в архіві не збереглися, тоді трудовий стаж можна встановити за рішенням суду шляхом подання заяви визнання фактів, що мають юридичне значення.
У будь-якому разі відсутність певної інформації для заповнення дублікату трудової книжки не є підставою для його невидачі. У тому разі, коли документи не містять повністю даних про роботу у минулому, в дублікат трудової книжки вносяться тільки ті дані, що є у документах, тобто, на прикладі загального трудового стажу запису записується тільки підтверджений трудовий стаж.
У випадку, якщо у подальшому працівник надасть документи, які разом з іншими будуть сумарно підтверджувати інший загальний трудовий стаж, до дублікату трудової книжки можуть бути внесені відповідні виправлення. Щодо статутних документів, то їх зареєстрована версія повинна знаходитися у хмарі державного реєстру, тому звідти її можна роздрукувати для внутрішнього використання. При цьому, необхідно пам’ятати, що з 2016 року фізично у Вас не повинно знаходитися зареєстрованих статутних документів, якщо Ви до них вносили зміни, їх легальна версія є тільки у хмарі державного реєстру. Якщо ж мова йде про статутні документи, зареєстровані до 2016 року, то їх засвідчену копію можна отримати, звернувшись до державних реєстраторів із запитом про надання копій документів із реєстраційної справи за місцезнаходженням підприємства.
Щодо інших документів, то можливість їх відновлення залежить від багатьох факторів, наприклад, з метою відновлення договорів, можна звернутися до контрагентів для їх пере підписання, і тд.
Зрозумілим є те, що якусь кількість документів Вам відновити не вдасться, однак, за результатами відновлення видається акт, у якому перелічується кількість відновлених документів і кількість документів, які відновити не вдалося із зазначенням причин, однак, одразу вказуєте про підтвердження їх чинності для Вас, і на цьому завершуєте процес відновлення. Раді допомогти, звертайтесь ще
ТЕ
Тетяна
06.07.2026 | 21:46
Відповідь надано
Виправлення помилок у декларації платника єдиного податку: наслідки
При подачі декларації платника єдиного податку, 3 група помилково скопіювалась галочка: до цієї декларації додається додаток 1. Додаток 1 не подавався. Чи потрібно виправляти цю помилку і як? Які наслідки при виправленні…
СК
Стефанія, консультант
експерт
07.07.2026 | 01:46
IN
incognito
06.07.2026 | 20:19
Відповідь надано
Є відповідь АІ
Можливість доплати ЄСВ та штрафи за його недоплату
Добрий день. ФОП на 3 групі единого податку, за перший квартал 2026 р. сплатив ЄСВ за себе меньше чим встановлено законодавством. Чи може він доплатити різницю в 2 кварталі? Які можуть бути штрафи за не повну сплату ЄСВ за 1 квартал 2026р…
ОК
Ольга, консультант
експерт
07.07.2026 | 00:39
АЛ
Алла
06.07.2026 | 20:19
Відповідь надано
Документи та процедури для отримання допомоги ФОП при вагітності
ФОП (єдиний податок) перебуває на 27-му тижні вагітності. Підкажіть, будь ласка:
1. Які документи та заяви необхідно подати для призначення допомоги по вагітності та пологах?
2. До якого органу зараз подається заява: до Пенсійного фонду України чи через портал «Дія»…
1. Які документи та заяви необхідно подати для призначення допомоги по вагітності та пологах?
2. До якого органу зараз подається заява: до Пенсійного фонду України чи через портал «Дія»…
СК
Стефанія, консультант
експерт
06.07.2026 | 23:04
ЛА
Лариса
06.07.2026 | 19:29
Відповідь надано
Є відповідь АІ
Готовий квартальний звіт з ПДФО та ЄСВ для ФОП 2026 року
Добрий день, підкажіть чи є готовий квартальний звіт з об`єднаної звітність з ПДФО та ЄСВ за другий квартал 2026р ФОП 2 група з найманими працівникама. Дякую…
ОК
Ольга, консультант
експерт
07.07.2026 | 00:45
ЮЛ
Юлія
06.07.2026 | 19:19
Відповідь надано
Номери форм для єдиного податку: 2 та 3 група
Нагадайте будьласка номер форми Єдиний податок квартал 3 група та яку зараз заповнбвати потрібно за 2 кв . І номер форми Єдиний податок 2 група ( там же тількі річна + додаток ЄСВ) ? Все вірно…
ОК
Ольга, консультант
експерт
07.07.2026 | 01:33
ЛЮ
Людмила
06.07.2026 | 18:55
Відповідь надано
Є відповідь АІ
Звільнення працівника під час відпустки: нюанси виплат і терміни
Добрий день, чи можна звільнити працівника у останній день відпустки 30.06.26, а виплату відпускних і зарплати здійнити 07.07…
ОК
Ольга, консультант
експерт
06.07.2026 | 22:06
HK
Krechyk Hanna
06.07.2026 | 18:53
Відповідь надано
Питання щодо ПДВ при постачанні послуг з Китаю
Добрий день. Потрібна допомога.. Планується поставка товару по договору з КНР. Також ТОВ додатково уклало договір на послуги з адмініст.та технічної підтримки процесу проходження сертифікації на фіксовану суму. Договір по сертифікації був от ТоВ з Інститутом.після отримання…
ВК
Валентина, консультант
експерт
06.07.2026 | 22:46
ТА
Татьяна
06.07.2026 | 18:50
Відповідь надано
Видача чека через кілька днів: чи допустиме порушення
Добрий день! Ми ТОВ, платники ПДВ, маємо РРО та працюємо через Нова-Пей.
Підкажіть, будь ласка, чи не буде порушенням, якщо ми будемо видавати чек не в день реалізації, а через день - два, але до того як клієнт отримає товар. Наприклад 01.07.26 - зійснили реалізацію…
Підкажіть, будь ласка, чи не буде порушенням, якщо ми будемо видавати чек не в день реалізації, а через день - два, але до того як клієнт отримає товар. Наприклад 01.07.26 - зійснили реалізацію…
ОК
Олександра, консультант
експерт
06.07.2026 | 20:59
ІН
Інна
06.07.2026 | 18:21
Відповідь надано
Правила відображення безкоштовного проїзду в наказі про відрядження
Вітаю. підприємство планує відрядити працівника в закордонне відрядження. З Одеси до Кишинева працівник планує їхати автомобілем зі знайомими безкоштовно. Підкажіть, будь ласка, як правильно відобразити, такий момент у наказі (як правильно вказати маршрут і транспортний засіб в…
ОК
Ольга, консультант
експерт
06.07.2026 | 23:13
ЛА
Лариса
06.07.2026 | 17:58
Відповідь надано
Формули для визначення зобов'язань без та з предоплатами
Добрий день,підкажіть ,будь ласка,формулу для визначення суми зобов'язань .Якщо немає предоплатних рахунків 6811,а є лише 361,то це сума по Дт /6 ,а яка формула якщо є 6811…
ВК
Валентина, консультант
експерт
06.07.2026 | 22:42
ІР
Ірина
06.07.2026 | 17:40
Відповідь надано
Код бюджетної класифікації для сплати ПДФО з лікарняних
Добрий день. на який код бюджетної класифїкацїї сплачувати пдфо з лікарняних працівника фоп. Дякую…
ІК
Ірина, консультант
експерт
06.07.2026 | 22:43
ОО
Остапович Оксана
06.07.2026 | 17:40
Відповідь надано
Процес бронювання працівників для військового обліку на підприємстві
підприємствояке має критичність, подано повідомлення на прийняття співробітників. але до сих пір . працівники не заброньовані
який процес бронювання працівників…
який процес бронювання працівників…
АР
Аліна, редакторка новин 7eminar
експерт
06.07.2026 | 17:49
ІР
Ірина
06.07.2026 | 17:09
Відповідь надано
Коди бюджетної класифікації для сплати ПДФО з лікарняних працівника
Добрий день. на який код бюджетної класифїкацїї сплачувати пдфо з лікарняних працівника: 1) якщо підприємство не є резидентом дія сіті (звичайне підприємство.) ; 2) якщо підприємство є резидентом дія сіті. Дякую…
ІК
Ірина, консультант
експерт
06.07.2026 | 22:54
СА
Савченко Світлана
06.07.2026 | 17:03
Відповідь надано
Подача додатку 4ДФ за оренду офісу в Дніпрі
Підприємство орендувало офіс у м.Дніпро, зареєстровано у іншому місті. 30.06.2026 офіс повернули орендодавцю. За офіс подавали окремо додаток 4ДФ . Чи потрібно подати за червень 2026 окремий додаток 4 ДФ за кодом території м.Дніпра, де знаходився орендований офіс…
ІК
Ірина, консультант
експерт
06.07.2026 | 22:23
ВА
Валентина
06.07.2026 | 16:58
Відповідь надано
Є відповідь АІ
Зразок наказу на звільнення голови кооперативу за рішенням зборів
Доброго дня! Прошу надати зразок наказу на звільнення голови кооперативу за рішенням зборів Протокол №1 від 28.06.26. дякую…
АК
Аліна, консультант
експерт
06.07.2026 | 17:26
Вікторія
06.07.2026 | 16:53
Відповідь надано
Розрахунок матеріальної допомоги працівнику з неповним робочим тижнем
В колдоговорі передбачена мат.допомога на оздоровлення в розмірі посадового окладу. Прицівник прийнятий на основне місце роботи з графіком не повний робочий тиждень з оплатою за фактично відпрацьований час (з посадовим окладом 7 800 грн. при повної зайнятості). В якому розмірі…
ІК
Ірина, консультант
експерт
06.07.2026 | 23:01
НА
Наталія
06.07.2026 | 16:50
Відповідь надано
Є відповідь АІ
Чи потрібно сплачувати ЄСВ ФОП під час декретної відпустки
Вітаю. ФОП на 1 групі отримала листок непрацездатності по вагітності і пологах 08.06.2026р. Чи необхідно сплачувати ЄСВ за липень 2026р. якщо кесарів назначений на 21.07. ? Дякую…
ІК
Ірина, консультант
експерт
06.07.2026 | 23:12
ЮЛ
Юлія
06.07.2026 | 16:42
Відповідь надано
Послідовність ліквідації ФОП та звітність по найманим працівникам
Доброго дня
Планується ліквідація ФОП 3 група у липні 2026 р.. Були наймані працівники, розрахували їх 03.07.2026 за угодою сторін. Яка послідовність ліквідації ФОП і коли потрібно буде подати обєднану звітність по працівникам…
Планується ліквідація ФОП 3 група у липні 2026 р.. Були наймані працівники, розрахували їх 03.07.2026 за угодою сторін. Яка послідовність ліквідації ФОП і коли потрібно буде подати обєднану звітність по працівникам…
МК
Марина, консультант
експерт
06.07.2026 | 18:07
DY
Yavorska Diana
06.07.2026 | 16:30
Відповідь надано
Як повідомити ДПС про звільнення співробітників до кінця місяця
Доброго дня! Підскажіть будь ласка, звільняємо у липні 2026 співробітників. З урахуванням нової звітності з липня 2026 як повідомити ДПС/ПФУ про звільнення не очикуючи кінця місяцю, тобто чи можна надати проміжний звіт з об'єднаної звітності або якось по іншому? Дякую…
ІК
Ірина, консультант
експерт
06.07.2026 | 17:11
КО
Катерина Олександрівна
06.07.2026 | 16:25
Відповідь надано
Є відповідь АІ
Чи можна сплатити ЄСВ ФОП із запізненням без порушень
ДД
Я ФОП 2 групи, але також працювала в ТОВ як найманий працівник, і роботодавець сплачував за мене ЄСВ. У травні мене звільнили. За червень я ЄСВ як ФОП не сплатила.
Чи можу я сплатити ЄСВ зараз, із запізненням?Чи це буде порушенням…
Я ФОП 2 групи, але також працювала в ТОВ як найманий працівник, і роботодавець сплачував за мене ЄСВ. У травні мене звільнили. За червень я ЄСВ як ФОП не сплатила.
Чи можу я сплатити ЄСВ зараз, із запізненням?Чи це буде порушенням…
СК
Стефанія, консультант
експерт
07.07.2026 | 01:40
