Заголовок тимчасово відсутній

Нормативно-правовим актом, який у певній мірі регулює зазначене Вами питання є Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5 з наступними змінами (далі – Правила) https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15 .

Для початку Ви повинні зафіксувати факт знищення документів у акті та затвердити його у наказі, яким передбачити строк для відновлення та діяти далі.

Єдина опосередкована норма, якою можна скористатися в разі знищення кадрових документів – п. 8 гл. 3 розд. ІV Правил № 1000/5, відповідно до якого у разі втрати документів і справ, що значаться за номенклатурою, у структурних підрозділах вживаються заходи відповідно до п. 9 гл. 2 розд. V цих Правил.

А саме в разі встановлення фактів нестачі документів і справ, унесених до номенклатури, здійснюється їх розшук. У разі негативного результату розшуку керівник установи за поданням служби діловодства або керівника архіву (особи, відповідальної за архів) створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ.

Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана членами комісії та керівником структурного підрозділу, передається до архіву установи. На підставі довідки складається акт про нестачу справ (документів) за формою, наведеною в додатку 13 до Правил № 1000/5, який підписується керівником архіву (особою, відповідальною за архів), візується керівником служби діловодства та затверджується керівником установи.

Тобто, якщо встановлено факт знищення або втрати кадрових документів, роботодавець має скласти відповідний акт із зазначенням причин знищення (втрати) та переліком документів та засвідчити його в установленому порядку.

Після того як установлено перелік відсутньої документації, за можливості слід приступити до відновлення облікових даних. Для цього можна видати окремий наказ про відновлення втраченої документації.

Частково документи можна відновити шляхом роздрукування їх з електронних систем. Наприклад, особові картки П-2, особові справи, накази тощо. За можливістю варто вжити заходів щодо підписання відновлених документів особами, чиї підписи стояли на початковому документі. У правому верхньому куті відновленого документа слід зазначити «Відновлено» з посиланням на дату та номер акта комісії чи наказу керівника, яким затверджено факт знищення документів під час бойових дій. Якщо неможливо підписати відновлені документи в осіб, які раніше перебували у трудових відносинах із роботодавцем, то інформацію про це слід зафіксувати в окремому акті. Розшукувати колишніх працівників чи керівників для ознайомлення з відновленими наказами не потрібно.

Щодо трудових книжок, то відповідно до п. 5.5. Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мін'юсту, Мінсоцзахисту та Мінпраці від 29.07.1993 (далі – Інструкція), якщо трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена і т. інш.), то власник або уповноважений ним орган за останнім місцем роботи видає працівнику дублікат трудової книжки (вкладиш до неї). При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться надпис "Замість видано дублікат", а при працевлаштуванні на нове місце роботи працівник зобов'язаний пред'явити дублікат трудової книжки.

Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюють за загальними правилами (п. 5.2 Інструкції).

Загальний стаж роботи записують сумарно, тобто вказують загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

З загальним правилом стаж роботи підтверджується відповідними документами з попередніх місць роботи, у т.ч. архівними довідками, якщо ці документи здані в архів.

Якщо документи в архіві не збереглися, тоді трудовий стаж можна встановити за рішенням суду шляхом подання заяви визнання фактів, що мають юридичне значення.

У будь-якому разі відсутність певної інформації для заповнення дублікату трудової книжки не є підставою для його невидачі. У тому разі, коли документи не містять повністю даних про роботу у минулому, в дублікат трудової книжки вносяться тільки ті дані, що є у документах, тобто, на прикладі загального трудового стажу запису записується тільки підтверджений трудовий стаж.

У випадку, якщо у подальшому працівник надасть документи, які разом з іншими будуть сумарно підтверджувати інший загальний трудовий стаж, до дублікату трудової книжки можуть бути внесені відповідні виправлення. Щодо статутних документів, то їх зареєстрована версія повинна знаходитися у хмарі державного реєстру, тому звідти її можна роздрукувати для внутрішнього використання. При цьому, необхідно пам’ятати, що з 2016 року фізично у Вас не повинно знаходитися зареєстрованих статутних документів, якщо Ви до них вносили зміни, їх легальна версія є тільки у хмарі державного реєстру. Якщо ж мова йде про статутні документи, зареєстровані до 2016 року, то їх засвідчену копію можна отримати, звернувшись до державних реєстраторів із запитом про надання копій документів із реєстраційної справи за місцезнаходженням підприємства.

Щодо інших документів, то можливість їх відновлення залежить від багатьох факторів, наприклад, з метою відновлення договорів, можна звернутися до контрагентів для їх пере підписання, і тд.

Зрозумілим є те, що якусь кількість документів Вам відновити не вдасться, однак, за результатами відновлення видається акт, у якому перелічується кількість відновлених документів і кількість документів, які відновити не вдалося із зазначенням причин, однак, одразу вказуєте про підтвердження їх чинності для Вас, і на цьому завершуєте процес відновлення. Раді допомогти, звертайтесь ще