Заголовок тимчасово відсутній

Особливості архівування документів трималого строку зберігання, оригінали яких є електронними описую нижче. Інші документи друкувати не обов'язково, якщо немає виключень у законодавстві.

Якщо електронний документ містить обов'язкові реквізити, підписаний електронним підписом, дає можливість встановити його цілісність і справжність, тоді такий документ вважається оригіналом. Якщо електронний документ роздрукували - це копія. До копій електронних документів не належать: 1) скан-копії паперових документів; 2)скріншоти електронного листування; 3) листи, роздруковані з електронної пошти. Для того, щоб документ (паперовий або електронний) мав юридичну силу, він повинен містити підпис відповідальної особи. Паперові документи, ясна річ, підписує людина власноруч, а ось електронні документи завіряються електронним підписом, прирівняним до власноручного.

Накладення електронного підпису, при створенні електронного документа - це останній етап, поки документ не підписаний, він не має юридичної сили.

Електронний підпис містить дані посадової особи та потрібен для ідентифікації підписанта.

Законодавством не передбачено роздрукування електронних документів в обов'язковому порядку. Однак, в разі перевірки податковий інспектор має право затребувати у вас копію електронного документа, тобто його роздруківку. Після того як ви надрукуєте документи, їх потрібно підписати та завірити вашою печаткою (якщо використовуєте). Щодо порядку підготовки документів постійного і тривалого строків зберігання для архіву / архівного підрозділу підприємства.

Важливо пам’ятати: для електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання обов’язково створюють копії з паперовим носієм інформації. Створення електронної та «паперової» форм документа може відбуватися як одночасно, так і в різний час.

У будь-якому разі оформлення копії електронного документа завершується накладанням КЕП особи, яка засвідчує її. Порядок засвідчення копій електронних документів на папері (із визначенням особи, якій надано право засвідчувати ці копії) має бути регламентований в індивідуальній інструкції з діловодства.

Одразу після того, як завершиться експертиза цінності електронних документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, створюємо їх засвідчені паперові копії, щоб формувати у справи в паперовій формі та передати на архівне зберігання.

Тепер маємо нове поняття «уповноважений засвідчувач». На підприємстві розробляємо переліки документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також визначаємо уповноважених засвідчувачів служби діловодства та структурних підрозділів, які засвідчують копії документів, що створюються в електронній формі. Переліки документів і список уповноважених осіб затверджуємо розпорядчим документом, наприклад, наказом керівника підприємства.

Раді допомогти, звертайтесь ще