
Військовий облік
08.07.2025
Як подати оперативні відомості по кількох працівниках одночасно
Через вебпортал ПФУ оперативну інформацію щодо трудових відносин можна подати не лише по одному працівнику, а по декількох одночасно. Розказуємо як це зробити

- Хто зобов’язаний інформувати ПФУ про зміни у трудових відносинах
- Чи можливе завантаження оперативних відомостей про декількох працівників
- Загальні правила подання відомостей про всіх працівників
- Структура xml-файлу повідомлення про зміни в трудових відносинах
- Запис та архівація даних для подання оперативної інформації
- Завантаження повідомлення (архіву) на вебпорталі ПФУ
- Перегляд завантажених файлів
- Перевірка статусу по кожному працівнику окремо
- Висновок
Хто зобов’язаний інформувати ПФУ про зміни у трудових відносинах
Про це ми говорили у статті «Оперативні відомості про трудові відносини через портал ПФУ»
Чи можливе завантаження оперативних відомостей про декількох працівників
На вебпорталі ПФУ маємо функціонал, який дозволяє нам через архів подати інформацію, по декількох працівниках одночасно.
Це дійсно працює, однак певного нормативного документа, яким затвердили б структуру такого xml-файлу у відкритому доступі до певного часу не було.
Хоча цей xml-файл дуже близький за своїм змістом до того, який є вже в дійсних порядках ПФУ, його структура трохи змінена. Це не дозволяло використати попередні xml-файли.
Спочатку нагадаємо шлях до звітування. Так, на вебпорталі ПФУ спочатку переходимо до розділу Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації).

Бачимо блоки посилань:

- Повідомлення про зміни в трудових відносинах (Подати відомості по особі). У цьому блоці ми можемо вносити дані по одному працівнику окремо;
- Повідомлення про зміни в трудових відносинах (Завантажити відомості з архіву). Саме цей блок відповідає за можливість одночасної подачі інформації по багатьох працівниках.
Загальні правила подання відомостей про всіх працівників
У роз'ясненні ПФУ від серпня 2024 року я підкреслила основні моменти:
- Архів відомостей про зміни в трудових відносинах повинен бути у форматі ZIP, в який закладається xml-файл визначеної структури.
- Загальна кількість відомостей про зміни в трудових відносинах в архіві визначається автоматично за результатами аналізу даних архіву, не надається на перегляд. Як бачите, немає мови про обмеження. Під загальною кількістю можна розуміти як дані однієї людини, так і тисячі людей одночасно в одному xml-файлі.
- Контроль наявності даних КЕП особи – це фінальний етап відправлення інформації через цей функціонал:
- якщо дані наявні, їх враховують для підпису;
- якщо дані втрачено в процесі роботи вебпорталу, користувачу надають інтерфейс введення даних КЕП.
Структура xml-файлу повідомлення про зміни в трудових відносинах
Фахівці ПФУ у додатку листа на шести аркушах навели структуру xml-файлу і його приклад.
Цей зразок ми копіюємо, переносимо до блокнота і зберігаємо у форматі XML.
Увага! Ми не зможемо використати Word, навіть якщо в ньому буде ця структура
Запис та архівація даних для подання оперативної інформації
Приклад: zip-архів із xml-файлом – щодо приймання на роботу.
Наводимо розшифрування.
Блок з інформацією про роботодавця:

- Код ЄДРПОУ 45490180
- Найменування ТОВ "АВТОМАТИЗАЦІЯ"
Блок з інформацією про фізичних осіб – блок з інформацією про одну фізичну особу:

- Код РНОКПП 3202818584
- Прізвище ХІЛЬЧУК
- Ім’я ОЛЬГА
- По батькові ІВАНІВНА
Блок – інформація безпосередньо про запис:

Код роботодавця 1
Можна писати «1» чи будь-яку іншу цифру, адже оперативне подання жодним чином на електронну трудову книжку не впливає. Інформаційного змісту цей запис абсолютно не несе
ЄДРПОУ і найменування роботодавця – інформація дублюється в цьому блоці.
- 45490180 ТОВ «АВТОМАТИЗАЦІЯ»
- 45490180 ТОВ «АВТОМАТИЗАЦІЯ»
- Action type «1» – це основне місце роботи.
- Attribute type «1» – це прийняття на роботу.
- Дата прийняття 2024-08-20
- Посада ДИРЕКТОР
В деяких роз’ясненнях рекомендують писати: прийняття на таку-то посаду. Рекомендуємо чітко вказувати лише посаду, щоб надалі в таблиці із даними працівників, яку ми теж отримуємо через новий функціонал оперативного подання, в блоці «посада» містилася саме ця інформація
- Документ-підстава
- Його тип Наказ
- Дата видачі 2024-08-20
- Номер 12-К/ТР
Як подати інформацію по декількох працівниках одночасно?
У зразку xml-файлу ви побачите, що достатньо скопіювати блок з інформацією про одну фізичну особу. Далі змінюємо інформацію у скопійованих блоках.
Далі архівуємо наш xml-файл в zip-архів і працюємо з ним на порталі ПФУ.
Завантаження повідомлення (архіву) на вебпорталі ПФУ
Щоб завантажити zip-архів завантажити через вебпортал ПФУ:
- Переходимо до розділу Відомості про трудові відносини (оперативне подання).
- Обираємо блок Повідомлення про зміни в трудових відносинах (Завантажити відомості з архіву).
- Натискаємо Подати архів.
Дата завантаження, ЄДРПОУ та назва страхувальника заповниться автоматично, її редагувати не вдасться.
Максимальний обсяг архіву – 10 МБ. Втім, 10 МБ – це дуже багато інформації. Наприклад, завантажений зразок із трьома записами буде займати лише 1 кБ.
Після завантаження архіву натискаємо Підписати та відправити до ПФУ.
Увага! Зворотного ходу немає: натиснувши кнопку Підписати та відправити до ПФУ, ви одразу ініціюєте відправлення документа до ПФУ
Перегляд завантажених файлів
Після відправлення система повертає нас до початкового робочого вікна. Натискаємо кнопку Пошук і бачимо всі архіви, які були відправлені. Тут є можливість завантажити квитанцію у вигляді заархівованого текстового документа із зазначенням: по яких строках створено заяву і скільки вивантажено записів. Наприклад, може бути 3 записи, а система змогла завантажити лише 1 запис.
Тож далі перевіряємо відомості по кожному працівнику окремо.
Перевірка статусу по кожному працівнику окремо
Для цього ми будемо використовувати блок Повідомлення про зміни в трудових відносинах (Подати відомості по особі), де інформація зазначена окремо по кожній особі. Натискаємо Пошук, і система показує, по яких записах прийнято чи відхилено інформацію.
Якщо відкриємо протокол обробки даних співробітника, які були прийняті, то побачимо інформацію:
- коли сформовано протокол контролю;
- дані застрахованої особи;
- дані підприємства;
- результат обробки: автоматичну обробку даних виконано вдало.
Висновок
Для повної обробки даних необхідно використовувати два функціональні блоки вебпорталу ПФУ:
- завантаження архіву
і
- подання інформації по кожній особі окремо.
Рекомендуємо переглянути відео з Ольгою Хільчук «Оперативні відомості по всім працівникам відправити можна одночасно: ексклюзивне роз'яснення ПФУ»
Джерело: kadroland
Стаття на тему:
Оперативні відомості про трудові відносини через портал ПФУ: як подати
Бронювання, критичність
13.10.2026
Нові правила бронювання відклали: що буде з квотами та статусом критично важливих підприємств
Уряд поки не виносить на затвердження зміни до правил бронювання військовозобов’язаних, які передбачають скорочення квот для окремих підприємств. За повідомленням нардепа Ярослава Железняка, проєкт доопрацюють, а потім повторно спробують подати на розгляд Кабміну. Водночас від ідеї створити Координаційний центр, який впливатиме на надання та збереження статусу критично важливого підприємства, влада не відмовляється

Основні засоби, МНМА
13.10.2026
Як зберігати пальне для генератора без ліцензії: ліміти, декларація та вимоги
Під час воєнного стану та протягом 30 днів після його припинення або скасування діють спеціальні правила: до 2000 літрів на кожному об’єкті – без дозвільних документів, понад цей обсяг – на підставі декларації. Розповідаємо, які відомості потрібно зазначити в декларації, як її подати та з якого моменту виникає право на зберігання пального

Податкова та фінзвітність
13.10.2026
Довідка та звіт про використання пільгових товарів: як подати до ДПС у 2026 році
Довідку про факт оприбуткування та звіт про цільове використання товарів, ввезених із звільненням від оподаткування для оборонного виробництва, можна подати до ДПС на папері разом із супровідним листом або електронно через меню «Листування з ДПС» в Електронному кабінеті

Е-сервіс
13.10.2026
З 13 жовтня бронювання в Дії (не)доступне: портал був на технічних роботах
Увечері 10 жовтня 2026 року портал Дія став тимчасово недоступним через технічні роботи, тоді як мобільний застосунок продовжив працювати у звичайному режимі. Команда сервісу повідомила, що працює над відновленням порталу. Станом на 13 жовтня портал досі не працює коректно, проте окремі користувачі можуть вже авторизуватись у послузі, але та недоступна, водночас фахівці Дія в коментарях вказують, що послуги відновлено. До офіційного повідомлення про відновлення роботи Порталу радимо ним не користуватись

Е-сервіс
13.10.2026
Пошкоджене майно та податкові зобов’язання: які онлайн-сервіси доступні бізнесу
ДПС і Мінцифри передбачили електронні сервіси, які допомагають бізнесу, що постраждав унаслідок російської агресії, дистанційно вирішувати податкові питання та фіксувати завдані збитки. Через Електронний кабінет можна подати заяву про неможливість виконання податкових обов’язків і повідомити про пошкодження чи втрату майна, а через портал Дія – заявити про збитки до Міжнародного реєстру збитків для України. Розбираємо, який сервіс обрати залежно від ситуації та які документи підготувати

Податкова та фінзвітність
13.10.2026
Зовнішній сумісник у 4ДФ: «101» чи «102»: відповідає ДПС
Зовнішній сумісник, оформлений саме за трудовим договором, не змінює ознаку доходу через те, що це не основне місце роботи. Для його зарплати у 4ДФ застосовують «101», тоді як «102» призначена для виплат за цивільно-правовими договорами

Судова практика
13.10.2026
Інвалідність не означає автоматичне право на дистанційну роботу: позиція ВС
Сам факт встановлення працівникові інвалідності не означає, що роботодавець зобов’язаний автоматично перевести його на дистанційну роботу. Верховний Суд у постанові від 08.07.2026 у справі №753/9267/25 зазначив, що для застосування дистанційної роботи як форми розумного пристосування має бути підтверджена відповідна потреба працівника, зокрема медичними рекомендаціями. Водночас роботодавець має розглянути можливі варіанти адаптації умов праці та обґрунтувати відмову, якщо характер роботи не дозволяє працювати дистанційно

Податок на прибуток
13.10.2026
Чи враховуються штрафи, нараховані контролюючими органами, у складі витрат у 2026 році
Суми штрафних (фінансових) санкцій та пені, нараховані за наслідками перевірок контролюючими органами та іншими органами державної влади, визнаються витратами згідно з правилами бухгалтерського обліку при визначенні фінансового результату до оподаткування

Військовий облік
13.10.2026
Працівник без військово-облікового документа: чи загрожує ФОПу штраф за прийняття на роботу
ФОП прийняв 01 жовтня працівника. Так як військовий облік не веде, ВОД не вимагав. Працівник вже працює і немає паперового ВОД, а Резерв+ не завантажує, тому мабуть у розшуку. Які дії ФОПА? Якщо без ВОД працівник, які штрафи чи наслідки саме ФОПУ будуть?

Готівкові кошти, розрахунки
13.10.2026
Кому закриють доступ до банківської таємниці? Рада підтримала законопроєкт №15555
Верховна Рада прийняла в першому читанні законопроєкт, який пропонує суттєво обмежити можливості судів отримувати певну категорію банківської інформації. Але чи стосується це звичайного бізнесу та ФОП? Розбираємо, що насправді передбачає документ і чого від нього не слід очікувати

ПДВ
13.10.2026
Продаж власної сільгосппродукції, нижчої за собівартість: як нараховувати ПДВ – роз’яснення ДПС
Державна податкова служба України надала індивідуальну податкову консультацію щодо визначення бази оподаткування ПДВ під час реалізації власноруч вирощеної сільськогосподарської продукції за ціною, нижчою за її собівартість. Приводом для роз’яснення стало звернення агропідприємства, яке через погодні умови та низьку якість урожаю минулого року опинилося у ситуації, коли ринкова ціна реалізації продукції виявилася нижчою за її собівартість

Відпустка, відпускні
13.10.2026
До 30 жовтня – подаємо до ПФУ документи на компенсацію «чорнобильських» відпусток
Із 1 липня 2025 року ПФУ офіційно здійснює виплату 39 видів державних соціальних допомог, серед яких – фінансування відпускних для працівників, постраждалих від аварії на ЧАЕС. Щоб отримати кошти з бюджету на такі виплати у 2027 році, підприємствам потрібно вчасно поновити реєстрацію в ПФУ та подати комплект документів до 30 жовтня

Е-сервіс
13.10.2026
Помилка «Відсутня позначка часу» при накладенні КЕП: що радить ДПС
Якщо при накладенні КЕП на електронний документ у програмі «ІІТ Користувач ЦСК-1» виникає помилка «Відсутня позначка часу», користувач може самостійно змінити налаштування програми. ДПС пояснила, як увімкнути отримання позначки часу та обрати актуальний сертифікат TSP-сервера

Охорона праці
13.10.2026
Новий Закон про безпеку та здоров’я працівників: що перевірити кадровику й фахівцю з охорони праці
12 жовтня 2026 року Верховна Рада прийняла в другому читанні та в цілому Закон №10147 про безпеку та охорону здоров’я працівників на роботі. Реформа передбачає перехід від формального виконання вимог охорони праці до системного управління професійними ризиками. Що зміниться для роботодавців, кадровиків і фахівців з охорони праці? Розбираємо ключові новації, що перевірити вже зараз і чому не варто поспішати переписувати всі внутрішні документи до набрання Законом чинності

Бронювання, критичність
13.10.2026
ФРУ та СУП закликають призупинити зміни до правил бронювання та звернути увагу на незадекларованих робітників
Федерація роботодавців України закликала уряд призупинити ухвалення проєкту постанови, який передбачає посилення правил бронювання військовозобов’язаних. У ФРУ попереджають, що скорочення лімітів бронювання для окремих підприємств ОПК і комунальної сфери, а також можливий перегляд статусу критично важливих підприємств можуть призвести до дефіциту кадрів і зупинення виробництв. Натомість Федерація пропонує зосередитися на боротьбі з незадекларованою працею та провести консультації з бізнесом перед запровадженням нових правил. Водночас СУП повідомила, що звернеться до профільного міністерства, щоб з’ясувати, чи дійсно готуються відповідні зміни та що саме вони передбачатимуть

Єдиний податок
13.10.2026
Спонсорство для платників єдиного податку 3 групи: роз’яснення ДПС
Державна податкова служба України надала індивідуальну податкову консультацію щодо права юридичних осіб – платників єдиного податку 3 групи (за ставкою 5 %, без ПДВ) укладати договори про спонсорство, розміщувати інформацію про спонсора та отримувати за це грошові кошти

Готівкові кошти, розрахунки
13.10.2026
Граничні строки розрахунків за експортом у 2026 році: правила НБУ та штрафні санкції
Українські експортери мають дотримуватися граничних строків розрахунків із нерезидентами, установлених НБУ. Загальний строк становить 180 календарних днів, але для окремих товарів діють спеціальні строки – від 120 до 270 днів залежно від коду УКТ ЗЕД і дати здійснення операції. За прострочення валютних розрахунків передбачено пеню в розмірі 0,3% суми заборгованості за кожен день, але не більше суми боргу. Розглянемо, як визначити граничний строк розрахунків, коли банк завершує валютний нагляд і яка відповідальність загрожує за порушення

ПДВ
13.10.2026
ФОП – платники ПДВ зможуть обирати звітний період: Рада підтримала законопроєкт у І читанні
Верховна Рада прийняла в першому читанні законопроєкт №16037-д, який має спростити адміністрування ПДВ. Документ пропонує автоматичне заповнення податкової звітності та накладних на основі даних ДПС, а також дозволяє ФОП – платникам ПДВ самостійно обирати місячний або квартальний звітний період. Крім того, планують підвищити з 100 тис. грн до 1 млн грн поріг від’ємного значення ПДВ або бюджетного відшкодування, що може стати підставою для позапланової документальної перевірки

ФОП
13.10.2026
Скільки платитимуть ФОП у 2027 році: нові розміри єдиного податку, військового збору, ЄСВ та ліміти
Уряд подав та зареєстрував законопроєкт №16000 «Про Державний бюджет України на 2027 рік», де розміри мінімальної зарплати, прожиткового мінімуму та базових соціальних стандартів повністю співпадають із раніше затвердженою Бюджетною декларацією. Відповідно передбачено підвищення мінімальної заробітної плати до 9546 грн та прожиткового мінімуму для працездатних осіб до 3691 грн уже з 1 січня 2027 року. Ці показники безпосередньо вплинуть на розмір єдиного податку, військового збору, ЄСВ та граничних лімітів доходу для ФОП. Розрахували, скільки сплачуватимуть підприємці різних груп у 2027 році та наскільки зросте податкове навантаження порівняно з 2026 роком




