Звітність волонтерів 2025

1. Законодавчі засади волонтерської діяльності
2. Доходи волонтера, які підлягають та не підлягають оподаткуванню
3. Умови звільнення від ПДФО
4. Які документи обліку слід зберігати та як вести облік?
5. Які документи необхідно збирати?
6. Як вести облік?
7. Декларація про майновий стан та доходи – обов’язкова звітність волонтера

Законодавчі засади волонтерської діяльності

Волонтерська діяльність в Україні базується на Законі України від 19.04.2011 №3236-VI «Про волонтерську діяльність» (далі –Закон №3236). За статтею 1 цього Закону:

волонтерство – це добровільна, соціально спрямована, неприбуткова діяльність, що надає допомогу окремим особам або суспільству.

Закон №3236 визнає волонтерську діяльність формою благодійної, тому вона також підпадає під дію Закону України від 05.07.2012 №5073-VI «Про благодійну діяльність та благодійні організації», який регламентує облік благодійних внесків та порядок надання допомоги.

Податковий аспект регулює Податковий кодекс України (далі – ПКУ). Зокрема, підпункт 165.1.54 ПКУ визначає умови звільнення від оподаткування доходів фізичних осіб-волонтерів, а саме:

1. внесення волонтера до Реєстру волонтерів;
2. надходження коштів на рахунок, зазначений у заяві;
3. витрати на визначені благодійні цілі;
4. наявність підтверджуючих документів на витрати.

Реєстр веде Державна податкова служба, а включення до нього регламентується наказом Мінфіну від 30.10.2014 №1089 (далі – Порядок №1089, Наказ №1089).

Реєстрація здійснюється шляхом подання заяви за формою №1-РВ із зазначенням банківських реквізитів і РНОКПП.

До 01.05.2022 року дозволялося не підтверджувати витрати (п. 29 підрозділу 1 розділу ХХ ПКУ). Після – наявність первинних документів стала обов’язковою.

Без реєстрації в Реєстрі будь-які надходження на особисту картку вважаються доходом і оподатковуються: 18% ПДФО + 1,5% (5%) військового збору (пп. 164.2.20 ПКУ).

Надаємо, що ставка військового збору у розмірі 5% застосовується до доходів, що включаються до складу загального річного оподатковуваного доходу та остаточний розрахунок податкових зобов’язань щодо яких проводиться в поданій річній податковій декларації про майновий стан і доходи, нараховані (виплачені) платникам податків починаючи з 1 січня 2025 року.

Також, згідно зі статтею 179 ПКУ, фізичні особи, які отримали доходи від осіб, що не є податковими агентами, повинні подати до 1 травня декларацію про майновий стан. У ній зазначаються доходи, зокрема звільнені від оподаткування (п. 11.3 розділу III декларації).

Закон також обмежує волонтерів у фото- та відеофіксації підрозділів ЗСУ (ст. 114-2 Кримінального кодексу України, далі – ККУ).

Доходи волонтера, які підлягають та не підлягають оподаткуванню

Будь-які надходження на картку фізичної особи – це дохід, який підлягає оподаткуванню, якщо не виконані умови звільнення (пп. 162.1.1, 164.2.20 ПКУ). Втім, волонтер, зареєстрований у Реєстрі, має право не оподатковувати кошти, отримані на визначений рахунок, якщо вони спрямовані на благодійні цілі (пп. 165.1.54 ПКУ). Для цього потрібна:

1. реєстрація в Реєстрі (форма №1-РВ, Наказ №1089);
2. вказаний рахунок у заяві;
3. підтвердження цільового використання коштів.

Неоподатковуваними також є кошти, отримані як компенсація витрат від неприбуткових організацій, за умови документального підтвердження (пп. 165.1.65 ПКУ).

У разі порушення умов (наприклад, використання коштів на інші цілі або відсутність документів) звільнення від оподаткування не застосовується – весь дохід оподатковується за загальними ставками.

Умови звільнення від ПДФО

Звільнення волонтера від сплати податку на доходи фізичних осіб (ПДФО) можливе лише за умови дотримання вимог пп. 165.1.54 ПКУ. Будь-які надходження вважаються доходом, якщо не виконані всі умови звільнення.

Для цього подається заява форми №1-РВ до податкового органу з вказанням реквізитів спеціального рахунку, призначеного для благодійної діяльності, та ідентифікаційного номера або серії й номера паспорта (для осіб, які відмовилися від РНОКПП з релігійних міркувань).

Кошти мають надходити саме на цей зареєстрований рахунок. Якщо використовуються інші рахунки або збирається готівка, право на пільгу втрачається. Усі витрати повинні бути цільовими – на підтримку військових, правоохоронців або постраждалих осіб – і підтверджені документально. Виняток – період 24.02.2022-01.05.2022, коли підтвердження не вимагалося (п. 29 підрозділу 1 розділу ХХ ПКУ).

Окремо слід звернути увагу на військовослужбовців-волонтерів. Якщо вони збирають кошти або отримують майно для власного користування (наприклад, для себе бронежилет або дрон), внесення до Реєстру волонтерів не потрібне. Але якщо допомога призначена для передачі іншим військовим, така особа має обов’язково зареєструватися у Реєстрі волонтерів (п. 1.2 розд. І Порядку №1089).

Таким чином, навіть військовий, який розподіляє допомогу, розглядається як благодійник-фізична особа. Для звільнення таких надходжень від ПДФО він зобов’язаний пройти реєстрацію та дотримуватися вимог ПКУ. За відсутності цих умов кошти вважаються оподатковуваним доходом.

Які документи обліку слід зберігати та як вести облік?

У волонтерській діяльності кожна операція – це потенційний податковий факт, тому її слід підтверджувати документально. Це особливо важливо для звільнення від оподаткування відповідно до пп. 165.1.54 ПКУ. У разі відсутності підтверджень податкові органи можуть визнати отримані кошти як інший дохід (пп. 164.2.20 ПКУ) і донарахувати ПДФО та військовий збір.

Згідно з п. 44.1 ПКУ, усі витрати мають бути підтверджені первинними документами. Хоча для фізичних осіб Закон України від 16.07.1999 №996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» не є обов’язковим, податкова служба орієнтується саме на його підходи. Тому волонтерам доцільно застосовувати його положення як орієнтир при веденні обліку.

Які документи необхідно збирати?

1. Банківські виписки – підтверджують надходження коштів та їх використання. Особливо важливо, щоб рахунок, зазначений у Реєстрі волонтерів, збігався з тим, куди надходили кошти.

2. Акти приймання-передачі майна або товарів – підтверджують факт передачі допомоги конкретним особам чи установам (військовим частинам, лікарням тощо).

3. Фіскальні чеки, квитанції, накладні, рахунки, інвойси – це основа для підтвердження витрат.

4. Розписки від отримувачів допомоги – у випадку, коли інші документи неможливо оформити.

5. Фото- та відеофіксація – допоміжний, але важливий засіб. Наприклад, фото дрона з військовими, де видно дату, підписаного акта, VIN-код або номер авто – це доказ, що майно реально було передано.

6. Супровідна документація – інструкції, техпаспорти, сертифікати на придбані товари тощо.

7. Покази свідків – у випадку, якщо оформити офіційні документи не вдалося, але є свідки передачі допомоги, їхні письмові свідчення також мають значення.

Як вести облік?

Найзручніший інструмент – електронна або паперова таблиця обігу коштів і допомоги. У таблиці бажано зазначати:

1. джерело надходження коштів;
2. дату отримання;
3. суму;
4. ціль використання;
5. дату витрати;
6. суму витрати;
7. документи-підтвердження (із посиланням або номером);
8. отримувача допомоги;
9. короткий опис операції.

Обов’язково слід забезпечити зберігання всіх файлів і сканів в окремій, захищеній теці (фізично або в хмарі), щоб у разі перевірки або сумнівів з боку податкових органів надати підтвердження законності діяльності.

Якщо волонтер діє в умовах бойових дій і не має змоги документувати операцію одразу – варто зафіксувати події одразу після усунення загроз:

1. зібрати фото, відео, розписки, звернутись до органів місцевої влади або військових адміністрацій для підтвердження передачі допомоги.

Декларація про майновий стан та доходи – обов’язкова звітність волонтера

Незалежно від того, чи підлягає отриманий волонтером дохід оподаткуванню, фізична особа, що здійснює волонтерську діяльність, зобов’язана подати річну податкову декларацію про майновий стан і доходи. Такий обов’язок випливає зі статей 179.1 та 179.2 ПКУ, якщо волонтер отримував доходи від осіб, які не є податковими агентами, – тобто, у більшості випадків, від фізичних осіб.

У декларації вказується сума всіх коштів, отриманих волонтером протягом року. При цьому благодійні внески, які не включаються до оподатковуваного доходу згідно з пп. 165.1.54 ПКУ, відображаються у розділі ІІІ декларації, рядок 11.3 – як доходи, звільнені від оподаткування.

Обов’язковою умовою для такого звільнення є документальне підтвердження витрат – платіжні документи, акти, накладні тощо. Якщо ж витрати не підтверджено належним чином, податкова може визнати отримані кошти «іншими доходами» (пп. 164.2.20 ПКУ) і вимагати сплату 18% ПДФО і 1,5% (з 1 січня 2025 – 5%) військового збору.

Форма декларації затверджена наказом Мінфіну від 02.10.2015 №859. Її можна подати як у паперовій, так і в електронній формі через Електронний кабінет платника. У разі неподання або порушення строків подання передбачена відповідальність:

1. штраф 340 грн (п. 120.1 ПКУ)

та

1. адміністративний штраф – від 51 до 136 грн (ст. 164-1 КУпАП).

Таким чином, подання декларації про майновий стан – це не лише обов’язок волонтера, а й інструмент прозорості, який убезпечує від податкових претензій і гарантує правильне застосування податкових пільг, передбачених законом.

У разі, якщо фізична особа-волонтер отримувала кошти на власну банківську картку, не зазначену в Реєстрі волонтерів, або не має документального підтвердження фактичного використання таких коштів на благодійні цілі, ці суми не підпадають під пільговий режим оподаткування.

Згідно з пп. 164.2.20 ПКУ, у такому випадку отримані надходження розцінюються як інші доходи громадянина, що підлягають оподаткуванню за ставками 18% ПДФО та 1,5% (з 1 січня 2025 – 5%) військового збору.

Такі доходи повинні бути відображені у річній податковій декларації про майновий стан і доходи в розділі ІІ «Доходи, що підлягають оподаткуванню», у рядку 10.13 – «інші доходи, що підлягають оподаткуванню».

Відповідно до п. 167.1 ПКУ, платник податку зобов’язаний самостійно обчислити суму податку на доходи фізичних осіб і військового збору, задекларувати їх та сплатити до бюджету у встановлений строк – до 1 серпня.

Неналежне декларування таких доходів або неподання декларації тягне за собою фінансову та адміністративну відповідальність, передбачену п. 120.1 ПКУ та ст. 164-1 КУпАП.

Таким чином, якщо волонтер не виконав умови, встановлені пп. 165.1.54 ПКУ (не зареєстрований, використав кошти не на цілі, передбачені законом, або не має підтверджуючих документів), то він зобов’язаний задекларувати такі надходження як оподатковуваний дохід і сплатити податки відповідно до загального порядку.

У разі подання декларації про майновий стан і доходи, волонтер має вказати в ній усі доходи, отримані протягом звітного року, незалежно від джерела їх походження. Щоб уникнути помилок у відображенні інформації, особливо щодо доходів, які нараховувались податковими агентами (тобто роботодавцями, банками, страховими компаніями, фондами тощо), доцільно скористатись довідкою про доходи в електронному кабінеті платника.

Таку довідку можна згенерувати у розділі «ЕК для громадян» на сайті ДПС. Вона містить повний перелік доходів, які були нараховані та задекларовані податковими агентами – із зазначенням сум нарахованого доходу, утриманого ПДФО та військового збору.

Наприклад, заробітна плата зазначається у рядку 10.1 декларації, а винагороди за договорами цивільно-правового характеру – у рядку 10.2. При цьому вказуються також утримані податковим агентом суми ПДФО та військового збору, які відображаються в окремих рядках розділу V декларації.

Олена СТЕПАНОВА, консультант з обліку та оподаткування, практикуючий головний бухгалтер

Статті на тему:

Декларування доходів фізичними особами за 2024 рік

Шаблони та зразки документів:

Податкова декларація про майновий стан і доходи

Заява про включення/внесення змін до Реєстру волонтерів антитерористичної операції та/або здійснення заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримування збройної агресі (форма 1-РВ)