Штатний розпис: розробка та складання

Чим передбачено затвердження штатного розпису

Затвердження штатного розпису регулює Господарський кодекс України (далі – ГКУ). Згідно ст. 64 ГКУ кожне підприємство самостійно визначає свою організаційну структуру, встановлює чисельність працівників і складає штатний розпис. Таким чином штатний розпис це обов'язковий документ, який повинен бути на кожному підприємстві.

Поняття «штатний розпис» відсутнє у нормативно-правових актах. Але, цю прогалину усувають роз'яснення органів державної влади та уставлена практика.

Так, роз’яснення Мінсоцполітики (лист від 25.04.2013 №336/13/155-13), каже, що штатний розпис є документом, що встановлює для даного підприємства, установи, організації структуру, штати й посадові оклади працівників.

З огляду на це роз'яснення постає питання: чи треба мати штатний розпис ФОПам, які використовують працю найманих працівників?

Законодавством не встановлено, що ФОП повинен мати штатний розпис.

У ст. 64 ГКУ, яка передбачає затвердження штатного розпису, є пряма вказівка, що штатний розпис стосується лише підприємств, тож обов'язок мати штатний розпис у ФОПа відсутній.

Але роз’яснення профільних Міністерств містять різні підходи щодо визначення кола суб'єктів які повинні мати штатний розпис.

Тож, враховуючи досвід перевірок Держпраці, краще ФОПу з найманими працівниками мати штатний розпис

Хто готує проєкт штатного розпису

Проєкт штатного розпису готує відділ організації праці та заробітної плати, а у випадку, коли такий відділ відсутній на підприємстві, то такий документ може розробити кадрова служба (інспектор з кадрів) та бухгалтерія (бухгалтер) спільно.

Підприємство має широке поле до дій, адже законодавством не регламентовано це питання.

Як часто затверджувати та вносити зміни до штатного розпису

Строки затвердження штатного розпису для комерційних підприємств відсутні. Як і відсутня вказівка про періодичність його оновлення або внесення змін. Тож у такому випадку комерційні підприємства приймають рішення самостійно.

Таким чином, аналізуючи норми ст. 64 ГКУ, підприємство самостійно визначає строки й періодичність затвердження цього документа.

Для бюджетних установ строк встановлені чіткі строки затвердження штатного розпису. Відповідно до п. 45 Порядку складання, розгляду, затвердження та основні вимоги до виконання кошторисів бюджетних установ, затверджений постановою КМУ від 28.02.2002 №228, штатні розписи бюджетних установ затверджуються в установленому порядку у місячний строк з початку бюджетного періоду.

На практиці на багатьох підприємствах внутрішніми документами встановлено, що штатний розпис затверджується щорічно.

Такий підхід є раціональним, адже зазвичай з нового року змінюється розмір мінімальної заробітної плати, а тому виникає необхідність змінити розмір оплати праці. Мінсоцполітики теж рекомендує затверджувати штатний розпис на кожен поточний рік (лист від 28.12.2016 №1812/0/101-16/284).

Але зверніть увагу, що це тільки рекомендація, і якщо на підприємстві не встановлено щорічний порядок затвердження штатного розпису, то затверджувати його щороку не обов’язково. У цьому випадку ви можете коригувати чинний штатний розпис за потреби, видаючи накази про зміну штатного розпису.

Так, зазвичай зміни вносяться у наступних випадках:

1. під час введення або виведення штатних одиниць;
2. змін розміру посадових окладів (тарифних ставок);
3. змін істотних умов праці (назв посад, розрядів, категорій тощо).

Зміни до штатного розпису можна вносити двома способами:

1. Видати наказ про внесення змін до штатного розпису. Цей спосіб використовують, коли змін до штатного розпису небагато. Наприклад, якщо потрібно ввести або вивести одну штатну одиницю.
2. Видати наказ про затвердження нового штатного розпису і введення його в дію з певної дати поточного року.

Як відповідальність загрожує за відсутність штатного розпису

Відсутність на підприємстві затвердженого штатного розпису може бути визнана органами Держпраці порушенням трудового законодавства (дивіться, наприклад, роз’яснення Мінсоцполітики в листі від 25.04.2013 №336/13/155-13).

За це порушення можуть бути застосовані наступні заходи впливу:

1. До підприємства – на підставі ч. 2 ст. 265 КЗпП за порушення інших вимог трудового законодавства – штраф у розмірі однієї мінімальної заробітної плати (до кінця 2024 року – 8 000 грн). Але у період дії воєнного стану, у разі виконання роботодавцем у повному обсязі та у встановлений строк приписів про усунення порушень, виявлених органом Держпраці під час перевірки, цей штраф не застосовуються (ст. 16 Закону України від 15.03.2022 №2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану»).
2. До посадових осіб підприємства – адміністративний штраф на підставі ч. 1 ст. 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення у розмірі від 30 до 100 НМДГ (від 510 до 1 700 грн).

За якою формою складають штатний розпис

Форма штатного розпису затверджена тільки для бюджетних організацій (Наказ Мінфіну від 28.01.2002 №57 «Про затвердження документів, що застосовуються в процесі виконання бюджету» (далі – Наказ №57)).

Комерційні підприємства можуть використовувати форму, затверджену Наказом №57 для бюджетних організацій, з включенням до нього відомостей, необхідних для цього виду документа, та пристосувати її під специфіку свого підприємства. Роз’яснення Мінсоцполітики щодо цього наведено в листі від 25.04.2013 № 336/13/155-13.

Крім того, при розробленні штатного розпису можна скористатися уніфікованою формою штатного розпису, що наведена у Збірнику уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів, що схвалений протоколом засідання Нормативно-методичної комісії Укрдержархіву від 22.11.2015 №7. Цей документ містить пояснення щодо оформлення штатного розпису.

Отже, аналізуючи практичне застосування, до штатного розпису включають наступні розділи:

1. найменування структурних підрозділів підприємства;
2. найменування посад і коди професій за Національним класифікатором України «Класифікатор професій ДК 003:2010», затверджений наказом Держспоживстандарту України від 28.07.2010 №327 (далі – Класифікатор професій ДК 003:2010);
3. кількість штатних одиниць кожної посади;
4. розмір посадових окладів;
5. розміри надбавок та доплат (за наявності), які мають постійний характер;
6. розміри тарифних ставок;
7. місячний фонд заробітної плати;
8. річний фонд заробітної плати.

Як правило, текст штатного розпису оформлюють у вигляді таблиці.

Правила та етапи складання штатного розпису

Розробляючи штатний розпис, потрібно дотримуватися певних правил:

1. Найменування посад і професій у штатному розпису має відповідати Класифікатору професій ДК 003:2010. При визначенні найменувань можна використовувати похідні назви посад, зазначених в додатку В до Класифікатора професій ДК 003:2010. Наприклад, «головний», «провідний», «старший» тощо.
2. У штатний розпис слід додавати всі посади та професії, які можуть займати працівники, незалежно від особливостей умов праці та умов трудового договору. Тобто, слід включати в штатний розпис посади та професії, які працівники займають за основним місцем роботи, за сумісництвом, працюють за строковим трудовим договором, на умовах неповного робочого часу, дистанційно або надомно, з гнучким графіком роботи тощо.
3. До штатного розпису не включають роботи та послуги, які фізичні особи виконують за цивільно-правовими договорами (угодами).
4. У штатному розписі потрібно зазначити дату його введення в дію, адже дата затвердження штатного розпису і дата введення його в дію можуть не збігатися. Наприклад, штатний розпис затверджено наприкінці року (29.12.2023), а введено в дію з 01.01.2024.

Процедура затвердження штатного розпису, як показує практика, відбувається в декілька кроків.

Крок 1. Розробка проєкту штатного розпису.

Проєкт штатного розпису розробляється уповноваженим на це підрозділом підприємства (наприклад бухгалтерією, фінансовим або економічним відділом, відділом кадрів). Повноваження на розроблення цього документа мають бути закріплені в посадових інструкціях працівників та положеннях про відділи (структурні підрозділи).

Крок 2. Узгодження проєкту штатного розпису.

Проєкт штатного розпису узгоджується з відповідними підрозділами підприємства, наприклад з юридичною службою підприємства, якщо це передбачено внутрішніми правилами документообігу на підприємстві.

Крок 3. Затвердження штатного розпису.

Штатний розпис затверджується наказом керівника підприємства. У наказі, яким затверджується штатний розпис, мають бути всі необхідні реквізити, зокрема найменування підприємства, назва виду документа, дата складання, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту документа, текст документа, підпис тощо.

Висновки

1. Штатний розпис необхідно затверджувати на кожному підприємстві.
2. Періодичність і строки складання та затвердження штатного розпису, а також внесення в нього змін комерційне підприємство визначає самостійно. Але рекомендуємо затверджувати штатний розпис щорічно, перед початком нового року.
3. Затвердженої законодавством форми штатного розпису для комерційних підприємств немає, але є рекомендовані форми для бюджетних установ, які можна використовувати як допомогу.

Оксана КОВАЛЬЧУК, консультант з юридичних питань

Шаблони та зразки документів:

Наказ про затвердження штатного розпису

Наказ про затвердження штатного розпису (ФОП)

Штатний розпис (погодинна оплата праці)

Штатний розпис (у ФОП)

Штатний розпис на 2024 рік