Коли побачили підприємство у плані перевірок ТЦК у вас є можливість підготуватися та перевірити основні точки, на які найчастіше звертають увагу представники ТЦК. Тож на що потрібно звернути увагу перед перевіркою ТЦК? 

Нагадаємо, що розпорядженням голів відповідних держадміністрацій або міських голів затверджуються плани перевірок стану військового обліку на певній адміністративно-територіальній одиниці.

Навіть якщо у затвердженій версії плану перевірок підприємство відсутнє це не означає, що перевірки не буде, адже до плану протягом року можуть вноситись зміни, а також існують позапланові перевірки.

То як же підготуватися до перевірок?

Раніше ТЦК оприлюднило найчастіші порушення, які виявляє під час перевірок. Наведемо основні з них та надамо поради як їх попередити.

 

Основні порушення при призначенні відповідальної особи

Перше. Помилки у призначені відповідальної особи за військовий облік.

Серед основних правопорушень виділяють наступні:

• наказ про призначення відповідальної особи за ведення військового обліку відсутній взагалі;
• наказом керівника відповідальним за ведення військового обліку призначають директора, а фактично цим займається бухгалтер або інспектор відділу кадрів або призначають осіб, які не є працівниками служби персоналу (наприклад, інженер з охорони праці, тоді як на підприємстві є відділ персоналу);
• у наказі про призначення особи, відповідальної за ведення військового обліку, не визначено особу, яка заміщає її на час відсутності;
• накази про призначення відповідальної особи за ведення військового обліку не зареєстровані в діловодстві або не визначено доплату за ведення військового обліку.

Запобігти цим правопорушенням можна легко провівши аудит наказів про призначення відповідального за військовий облік:

• перевірте чи призначена така особа на підприємстві;
• чи було надіслане повідомлення до свого ТЦК про призначення за додатком 1 у визначений термін;
• чи встановлена у наказі доплата за ведення військового обліку.

Зверніть увагу, що вести військовий облік повинна особа, що веде облік працівників, а за наявності служби управління персоналом, працівник такої служби

Коли на підприємстві відсутній кадровий відділ та немає інших осіб, які можуть вести кадровий облік, тоді ведення військового обліку може бути покладене на директора.

Якщо є сумніви в цьому питанні, це можна виправити до початку перевірки, наприклад, призначити / перепризначити відповідальну особу за ведення військового обліку за відповідною процедурою.

 

 

Документи з військового обліку: що повинно бути на підприємстві

Друге. Не ведення, неналежне або неправильне ведення військового обліку на підприємстві у частині основних документів з військового обліку

Найчастіше ТЦК накладало штрафи за наступні правопорушення:

• неведення підприємством військового обліку;
• відсутність списків персонального військового обліку;
• прийняття військовозобовʼязаного на роботу без військово-облікового документа;
• відсутність журналу обліку результатів перевірки військового обліку.

Ведення військового обліку – це цілий процес зі складання певних документів та виконання окремих дій, які повинні мати документальне підтвердження.

Недостатньо просто мати копії ВОД працівників на підприємстві, потрібно мати певний комплект документів з військового обліку.

Одним із основних документів з військового обліку є Списки персонального військового обліку (додаток 5), які повинні бути в двох видах на підприємстві:

• складені, роздруковані, підписані та зареєєстровані у службі діловодства станом на 1 січня до 25 січня,

та

• актуальні списки на дату, коли були останні зміни в особистих даних працівників, які вносять до списків.

Списки формуються у справу та зберігаються разом із копіями ВОД. На сьогодні краще використовувати роздруківку е-ВОД з Резерв+. Перевірте, чи всі працівники надали ВОД, який строк дії цього ВОД, та забезпечте шляхом видання відповідного наказу, що при генеруванні нового е-ВОД, зміни даних у е-ВОД (наприклад, отримання / продовження / не продовження відстрочки) працівники повинні надавати вам актуальний ВОД.

Перед перевіркою проведіть аудит списків та ВОД, за потреби ініціюйте внутрішнє звіряння, та за потреби оновіть списки та ВОД.

Перевірте, чи наявний у вас журнал обліку перевірки стану військового обліку (додаток 9) та чи внесені до нього всі отримані від ТЦК документи, які підтверджують результати перевірки або звіряння з ТЦК.

 

Ознайомлення працівників та виконання розпоряджень ТЦК

Третє. Неознайомлення працівників з правилами військового обліку.

На підприємстві правила військового обліку повинні бути розміщені на видному місці: це може бути дошка оголень або окремий стенд. Під час прийняття на роботу з Правилами ознайомлюють під підпис усіх призовників, військовозобовʼязаних та резервістів.

Перед перевіркою перевірте, чи актуальні Правила розміщені, чи розміщені там також нормативні акти або їх витяги, які стосуються обов’язків і відповідальності зазначених осіб: це може бути QR-код із посиланням на папку, де будуть зібрані ці нормативно-правові акти. Подбайте, щоб там були актуальні версії цих актів, перед перевіркою також можна їх роздрукувати та розмістити поряд із Правилами.

Четверте. Невиконання розпорядження ТЦК.

У разі отримання розпорядження ТЦК щодо оповіщення призовників, військовозобов'язаних та резервістів про їх виклик до ТЦК, керівник підприємства зобов'язаний виконати такі дії:

• видати наказ про оповіщення;
• довести його до відома таких осіб під особистий підпис у частині, що стосується їх прибуття до відповідного районного ТЦК у визначені ним строки;
• надіслати копію наказу або розпорядження у триденний строк до відповідного районного ТЦК.

Перевірте до перевірки, чи отримували ви розпорядження ТЦК та чи всі вони були опрацьовані належним чином, чи маєте ви всі корінці відправлень, які доказують, що ви вчинили всі дії щодо оповіщення працівників про їх виклик до ТЦК.

 

Склад комісії перевірки та додаткові ризики

П’яте. Ігнорування або неперевірка складу комісії перевірки до початку перевірки.

Склад комісії може бути відомий заздалегідь: або в повідомленні про планову перевірку або в самому плані перевірки, що видається головою держадміністрації або міським головою. Ознайомлення зі складом комісії дозволить орієнтовно оцінити, які додаткові документи та сфери відносин можуть бути перевірені.

Так, до складу комісії можуть включатися представники:

• територіальних органів Держпраці (в межах повноважень);
• територіальних органів ДПС.

Держпраці у складі комісії з перевірки військового обліку може виявляти неоформлених працівників, приховані трудові відносини (підміну трудових договорів на договори ЦПХ або договори з ФОПами), гарантії мобілізованим тощо.

Не поодинокі випадки, коли Держпраці вимагає також документи з охорони праці, штатний розпис, правила внутрішнього розпорядку та навіть дані з Податкового розрахунку з метою перевірки дотримання мінімальних гарантій по зарплаті та дотримання вимог до зарплати заброньованих працівників.

ДПС своєю чергою може перевіряти дані зарплатно-податкової дисципліни, що корелюють з даними кадрових документів (наявність фактичних працівників, повідомлення про прийняття, додатки до Податкового розрахунку). Це допомагає виявити приховані трудові відносини й узгодити облік осіб зі списками військового обліку.

Тому перед перевіркою потрібно перевіряти не лише документи з військового обліку, а й кадрові та зарплатні документи. Перевірте чи не суперечать вони один одному, чи немає неузгодженостей та, де це можливо, виправте недоліки та помилки.

Перевірки ТЦК зі стану військового обліку у 2026 році перетворилися на комплексну перевірку, яка може торкнутися багатьох аспектів підприємства, про які навіть ви не здогадуєтесь. Тому такі перевірки потребують ґрунтовної підготовки, аналізу слабких місць і вчасного реагування та виправлення помилок у документації.

 

Шаблони та зразки документів:

Наказ про покладання обов'язків із ведення військового обліку

Наказ про покладання обов’язків із ведення військового обліку на директора

Наказ про покладання обов'язків із ведення військового обліку з зазначенням заміни на період тимчасової відсутності

Повідомлення про призначення, звільнення (увільнення) керівника та посадових осіб відповідальних за організацію та ведення військового обліку

Списки персонального військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів (в редакції постанови КМУ від 30.07.2025 №916)

Журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку (додаток 9)

Наказ про оповіщення працівника щодо виклику до територіального центру комплектування та соціальної підтримки

 

Читайте більше:

Плани перевірок ТЦК на 2026 рік

Військовий облік на підприємстві 2026

Зміна відповідальної особи за військовий облік на підприємстві

Стенд Військовий облік на підприємстві: чи має бути та наповнення

Заповнення списків військового обліку: відповіді на найчастіші запитання

Спільні перевірки військового обліку ТЦК, ДПС, Держпраці: предмет, межі і підготовка роботодавця

 

Мінікурси на тему:

Топ-5 пасток військового обліку для працівника та роботодавця

Комплексна перевірка бізнесу: як підготуватися і пройти без втрат

Звіряння з ТЦК у 2026 році: правила та топ-10 нестандартних ситуацій