7eminar | Військовий облік: річний аудит для підприємства до 1 січня

Кінець року – традиційний час упорядкувати документи, у тому числі і з військового обліку. Саме зараз роботодавці мають оновити інформацію, закрити всі кадрово-облікові процедури та привести документи до вимог Порядку №1487. Щоб 2026 рік не почався зі штрафів і конфліктів із ТЦК, бухгалтеру та кадровику важливо перевірити весь облік уже до 1 січня

Хто зобов'язаний вести військовий облік

Нагадаємо, що вести військовий облік зобов’язані усі юридичні особи без винятків. Форма власності, система оподаткування чи розмір штату не мають значення: якщо у вас працює хоча б одна особа, яка належить до категорій призовників, військовозобов’язаних або резервістів, облік має бути організований відповідно до Порядку організації та ведення військового обліку призовників, військовозобов’язаних та резервістів, затвердженого постановою Кабміну від 30.12.2022 №1487 (далі – Порядок №1487).

Якщо зараз таких працівників немає, вести військовий облік тимчасово не потрібно. Але обов’язок виникає з моменту появи першого військовозобов’язаного – навіть якщо це одна-єдина людина. Військовий облік ведеться на підприємстві навіть, якщо директор є призовником, військовозобов’язаним або резервістом.

Базовий документ, що регулює вимоги ведення військового обліку – це Порядок №1487, який визначає правила організації обліку, форми документів, строки повідомлень і алгоритм взаємодії з ТЦК та СП.

Перелік обов'язкових документів для військового обліку

Щоб зустріти 2026 рік без штрафів і претензій від ТЦК, підприємство має мати повний комплект документів. Основні з них:

Наказ про призначення відповідальної особи. Визначає, хто веде військовий облік на підприємстві. Без нього облік вважається неорганізованим.
Посадова інструкція відповідального. Закріплює обов’язки працівника або директора, який відповідає за військовий облік.
Наказ про підвищення кваліфікації відповідальної особи. Підтверджує, що відповідальна особа проходить навчання. Дата наказу – до 1 жовтня щороку.
Списки персонального обліку (Додаток 5 Порядку №1487). Ключовий документ для підприємства, де фіксують усіх призовників, військовозобов’язаних та резервістів, що підлягають військовому обліку. Окремо для чоловіків і жінок.
Відомість оперативного обліку (Додаток 12 Порядку №1487). Відображає кількісні показники таких працівників (студентів). Фіксує всі зміни в облікових даних. Перший документ, який перевіряє інспектор.
Графік звіряння облікових даних списків персонального військового обліку з їх військово-обліковими документами. Встановлює періодичність перевірки документів і списків військовозобов’язаних.
Наказ «Про стан військового обліку». Підтверджує, що облік організовано та документи актуальні.
Журнали перевірок. Фіксують результати внутрішнього контролю стану обліку:
журнал ознайомлення працівників з правилами обліку;
журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку (Додаток 9 Порядку №1487).
Повідомлення до ТЦК. Докази направлення до ТЦК повідомлень про прийняття, звільнення, зміну облікових даних призовників, військовозобов'язаних і резервістів, а також керівника та посадових осіб відповідальних за організацію та ведення військового обліку.
Правила військового обліку (Додаток 2 Порядку №1487). Їх не потрібно розробляти або затверджувати самостійно – вони вже наведені у Додатку 2 до Порядку №1487. Достатньо лише роздрукувати їх і розмістити на доступному для всіх працівників чи студентів місці.
Крім того, у доступному для працівників місці обов’язково повинні бути нормативні та локальні документи, що регулюють питання військового обліку.

Інспектори ТЦК можуть перевірити блокнот розписок, наказ про стан обліку за минулий рік та плани на новий рік. Не забудьте також: обов’язково спитають, чи проводилося щорічне звіряння списків з ТЦК.

Електронні військово-облікові документи: що змінилося

Якщо ваше підприємство веде військовий облік, швидше за все, у вас зберігаються копії військово-облікових документів (ВОД) ваших працівників чи студентів.

Постанова Кабміну від 16.05.2024 №559 «Про затвердження Порядку оформлення (створення) та видачі військово-облікового документа для призовників, військовозобов’язаних та резервістів і форми такого документа» (далі – Постанова №559) офіційно прирівняла електронний військово-обліковий документ до паперового. Це означає: якщо працівник має електронний ВОД, достатньо його роздрукувати із QR-кодом для зберігання у справах підприємства.

Водночас деякі ТЦК та СП можуть надавати перевагу паперовим копіям ВОД або військових квитків, тимчасових посвідчень чи посвідчень про приписку до призовних дільниць.

Зверніть увагу, що документи, оформлені до набрання чинності Постановою №559, вважаються дійсними на всій території України до заміни на новий зразок ВОД.

При заповненні списків персонального обліку можна використовувати інформацію з електронного ВОД або його роздруківки. Старі паперові ВОД застосовуються лише для доповнення даних, якщо в них міститься інформація, відсутня в електронному ВОД (наприклад, про вручення мобілізаційного розпорядження).

Якщо ТЦК не приймає електронні ВОД або їх роздруківки, слід посилатися на п. 9 Постанови №559. Для додаткового підтвердження можна використовувати офіційні роз’яснення Генштабу, що підтверджують рівнозначність електронного та паперового документів.

Строки подання документів до ТЦК та СП

Щоб уникнути штрафів, важливо знати, коли і які документи потрібно надсилати до районного (міського) ТЦК та СП:

Прийом на роботу або звільнення призовників, військовозобов’язаних і резервістів (Додаток 4 Порядку №1487) – протягом 7 днів з дати наказу.
Зміни облікових даних (ПІБ, паспортні реквізити, адреса, сімейний стан, освіта, посада) – до 5 числа кожного місяця, якщо є зміни (Додаток 4 Порядку №1487).
Призначення або звільнення керівника та відповідальної особи за військовий облік (Додаток 1 Порядку №1487) – протягом 7 днів з дати наказу.
Наявність транспортних засобів – щорічно, до 20 червня та 20 грудня.
Порушення працівниками правил військового обліку – повідомляється відразу, як тільки з’являються підстави.

Усі строки та документи регулюються Порядком №1487, а інформація про транспортні засоби – Положенням про військово-транспортний обов’язок (Постанова Кабміну від 28.12.2000 №1921).

Відповідальність за порушення

Кожен, хто веде військовий облік, повинен пам’ятати: порушення правил може коштувати дуже дорого.

За ст. 210-1 Кодексу України про адміністративні правопорушення за порушення ведення військового обліку передбачені штрафи від 34 000 до 59 500 грн

А якщо умисно приховувати військовозобов’язаних або не подавати обов’язкові повідомлення – штрафи ще більші, а ризики можуть перейти у площину кримінальної відповідальності.

Як бачимо, дотримання правил з ведення військового обліку – це не формальність, а ваша страховка від штрафів, приписів та проблем з контролюючими органами.

Організований військовий облік – це спокій для підприємства, персоналу і керівника.

Висновки

Щоб не опинитися у неприємній ситуації та спокійно зустріти перевірку, важливо планомірно організувати всі документи та процеси обліку.

Рекомендації прості, але ефективні:

Використовуйте офіційні форми Порядку №1487 – це ваша гарантія відповідності закону.
Застосовуйте електронні ВОД – легально, без зайвого паперу, і з юридичною силою.
Щороку проводьте звірку списків з ТЦК, щоб дані завжди були актуальні.
Зберігайте документи та архів не менше 3 років – для підтвердження коректності обліку.
Своєчасно готуйте накази, журнали та правила військового обліку, щоб усе було під рукою під час перевірки.