Як правильно звільнити бухгалтера та виплатити компенсацію

Якщо роботу за грантом було оформлено окремим строковим трудовим договором (за внутрішнім сумісництвом), звільнення проводиться у зв'язку із закінченням строку договору (Кодекс законів про працю України, п. 2 ч. 1 ст. 36). Виплата компенсації за всі невикористані дні відпустки є обов'язковою в день звільнення незалежно від того, чи закладені ці витрати в грантовий бюджет, — у разі нестачі грантових коштів БФ зобов'язаний виплатити її зі своїх статутних (адміністративних) коштів.

1. Оформлення звільнення за посадою у проєкті
Якщо з бухгалтером було укладено окремий строковий трудовий договір (внутрішнє сумісництво на період дії грантової угоди):

Трудовий договір припиняється на підставі закінчення строку його дії (Кодекс законів про працю України, п. 2 ч. 1 ст. 36). Заява від працівника не вимагається, однак роботодавець обов'язково видає наказ про звільнення останнім днем дії проєкту. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08#n204
В основних трудових відносинах (за посадою головного бухгалтера БФ) працівник залишається працювати без змін.
(Примітка: якщо виконання обов'язків за грантом оформлювалося не окремим трудовим договором, а суміщенням посад чи встановленням тимчасової доплати/надбавки до окладу головного бухгалтера, звільнення не відбувається взагалі — доплата просто скасовується наказом у зв'язку із завершенням робіт за проєктом).

2. Обов'язковість компенсації за невикористану відпустку
Відповідно до Закону України «Про відпустки», ч. 1 ст. 24 та Кодексу законів про працю України, ч. 1 ст. 83, у разі звільнення працівника йому обов'язково виплачується грошова компенсація за всі невикористані ним дні щорічної відпустки.

Трудове законодавство України має вищу юридичну силу, ніж умови грантових угод чи кошторисів донорів.
Відсутність коштів у бюджеті гранту не звільняє роботодавця від обов'язку нарахувати та виплатити компенсацію в день звільнення (Кодекс законів про працю України, ст. 116).
Відповідно до Закону України «Про відпустки», ст. 23, оплата відпусток та компенсацій здійснюється за рахунок коштів підприємства (організації). Якщо донор не покриває ці витрати, благодійний фонд повинен профінансувати компенсацію та нарахування ЄСВ із власних невикористаних статутних або адміністративних коштів.

https://kadroland.com/news/2219-zvilnennya-u-razi-zakincennya-stroku-trudovogo-dogovoru

3. Як оптимізувати витрати: варіанти вирішення ситуації
Варіант А. Надання відпустки в натурі до завершення проєкту (найбільш економний для БФ)
Якщо договір із донором ще триває, бухгалтер може фактично використати зароблені дні щорічної відпустки за внутрішнім сумісництвом до дати закінчення гранту або з наступним звільненням (Закон України «Про відпустки», ст. 3). У такому разі відпускні нараховуються та виплачуються з грантового рахунка в межах строку проєкту, якщо це допускається кошторисом донора як витрати на заробітну плату.

Варіант Б. Виплата компенсації при звільненні за рахунок БФ
Якщо відпустка в натурі не використовується, фонд розраховує кількість днів невикористаної відпустки за період роботи на посаді за сумісництвом, нараховує компенсацію за середньоденною зарплатою згідно з Порядком № 100 та виплачує її в день звільнення з адміністративного рахунка фонду.

4. Документальне оформлення остаточного розрахунку
Видати наказ про припинення строкового трудового договору за внутрішнім сумісництвом (Кодекс законів про працю України, п. 2 ч. 1 ст. 36) із зазначенням кількості днів невикористаної щорічної відпустки, що підлягають компенсації.
У день звільнення виплатити всі належні суми (зарплату за відпрацьований час і компенсацію відпустки) (Кодекс законів про працю України, ст. 116).
Надати працівникові письмове повідомлення про нараховані та виплачені суми (Кодекс законів про працю України, ст. 47).
Відобразити припинення трудових відносин за сумісництвом у Додатку 5 податкового розрахунку з ПДФО, ВЗ та ЄСВ (з категорією особи «2» — найманий працівник без трудової книжки / сумісник).

Раді допомогти, звертайтесь ще!