Питання нарахування індексації для зовнішнього сумісника: процедури та терміни

Індексацію зовнішньому суміснику нараховують лише за наявності його довідки з основного місця роботи, роботодавець не зобов’язаний щомісяця письмово нагадувати про неї, строки подання та внутрішні способи фіксації відсутності довідки ви можете встановити локальними документами, а заява працівника «не індексувати» не замінює довідку і не скасовує ваш обов’язок індексувати, якщо всі умови будуть виконані.

Обґрунтування

1. Хто ініціює довідку і чи потрібні щомісячні повідомлення. Для осіб, які працюють за сумісництвом, індексація за сумісництвом проводиться тільки на підставі довідки з основного місця роботи про дохід, що підлягає індексації, та проіндексований дохід, причому ініціатором отримання цієї довідки є сам працівник-сумісник, а не роботодавець за сумісництвом, згідно з п. 7 Порядку №1078. Норма не зобов’язує роботодавця щомісяця вручати письмові повідомлення, тож таке інформування є вашим правом, а не обов’язком.

2. Строки подання довідки та запізнілі довідки. Індексація за сумісництвом проводиться в межах прожиткового мінімуму з урахуванням зарплати за основним місцем роботи і лише на підставі поданої довідки, причому при несвоєчасному наданні довідки нарахування індексації за минулі періоди не передбачене Порядком №1078. Конкретні внутрішні строки (наприклад, «до 25 числа поточного місяця») ви можете визначити в положенні про оплату праці чи наказі, але їх порушення не дає вам права індексувати без довідки, воно лише означає відсутність індексації в цьому місяці.

3. Як фіксувати відсутність довідки. У Порядку №1078 немає вимоги документально підтверджувати, що працівник довідку не подав, там прямо закладена логіка «є довідка — є індексація, немає довідки — індексації немає». Для власного захисту ви можете: 1) мати копію або другий примірник вашого письмового повідомлення з підписом працівника про ознайомлення; 2) скласти внутрішній акт (службову записку) про те, що до певної дати довідка не надійшла. Це будуть ваші внутрішні докази, але не обов’язок за законом.

4. Чи може заява працівника замінити довідку або «зняти відповідальність». Індексація зарплати є державною гарантією і проводиться за основним місцем роботи в повному обсязі, а за сумісництвом — лише в межах прожиткового мінімуму з урахуванням основного доходу згідно зі статтею 10 Закону №1282-XII та п. 7 Порядку №1078. Ці норми не передбачають можливості відмови працівника від індексації або її скасування за заявою, тож така заява не може замінити довідку й не звільняє роботодавця від нарахування індексації, якщо працівник пізніше подасть належну довідку і будуть виконані всі умови.

Зверніть увагу

Порядок №1078 не дозволяє донараховувати індексацію за сумісництвом заднім числом у разі несвоєчасного подання довідки, тому ваш внутрішній дедлайн для довідки напряму впливатиме на право працівника отримати індексацію за конкретний місяць.

У вашій ситуації головне — письмово поінформувати сумісника про необхідність і періодичність подання довідки та зберігати підтвердження, що довідка за потрібний місяць не надходила.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?