Чи можна включити витрати на дизельне паливо в авансовий звіт

Так, цю суму можна включити до авансового звіту (або надати підтвердні документи для відшкодування чи списання підзвіту), якщо витрати пов'язані з господарською діяльністю підприємства та підтверджені оригіналом фіскального чека АЗС.

Водночас необхідно врахувати спосіб розрахунку (готівка чи картка) та податкові нюанси:

1. Спосіб оплати та готівкові обмеження

Якщо пальне оплачено готівкою: існує пряме порушення касової дисципліни. Працівник, який купує пальне для потреб підприємства, діє від його імені. Згідно з п. 6 розд. II Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/v0148500-17#n47, гранична сума готівкових розрахунків між суб'єктами господарювання становить 10 000 грн на день. Сума 10 690 грн перевищує цей ліміт, що загрожує адміністративним штрафом посадовим особам підприємства згідно зі ст. 163-15 Кодексу України про адміністративні правопорушення.

Якщо пальне оплачено платіжною карткою (корпоративною чи особистою працівника): безготівковий розрахунок не підпадає під обмеження 10 000 грн, тому порушення правил готівкових розрахунків немає.

2. Чи обов'язково складати саме авансовий звіт

Відповідно до Податкового кодексу України, пп. 170.9.4 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965 Звіт про використання коштів обов’язково подається лише у випадках:

• використання працівником готівки понад суму добових;
• виникнення оподатковуваного доходу (наприклад, витрати не підтверджено або невчасно повернуто залишок авансу).

Якщо пальне оплачено карткою у безготівковій формі без виникнення оподатковуваного доходу, законодавство дозволяє не складати офіційний звіт — достатньо надати оригінал фіскального чека та виписку/відомості з рахунку (Податковий кодекс України, пп. 170.9.2). Проте підприємство має право самостійно закріпити у своїй обліковій політиці обов’язковість оформлення авансового звіту для всіх випадків.

3. Документальне підтвердження
Для правомірного відшкодування та оприбуткування пального без нарахування ПДФО і військового збору працівник повинен надати:

• оригінал розрахункового документа — фіскального касового чека РРО/ПРРО АЗС, де зазначено найменування, кількість і вартість пального (ст. 2, 3 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» від 06.07.1995 № 265/95-ВР);
• виписку з карткового рахунку (якщо оплата здійснювалася особистою карткою);
• подорожній лист або інший внутрішній первинний документ обліку роботи авто — для підтвердження використання пального в господарській діяльності підприємства.

4. Податковий кредит з ПДВ
Згідно з Податковим кодексом України, п. 201.11, підставою для податкового кредиту без податкової накладної є касовий чек на суму не більше 200 грн на день без урахування ПДВ (240 грн з ПДВ). Оскільки сума становить 10 690 грн, включити ПДВ до складу податкового кредиту можна виключно за наявності складеної та зареєстрованої постачальником (АЗС) податкової накладної в ЄРПН. За її відсутності сума ПДВ відноситься до первісної вартості придбаного пального без права на кредит.

https://7eminar.ua/handbooks/5350/12300

Раді допомогти, звертайтесь ще!