Авансовий звіт: умови та строк подання

Категорія

Уточнення / випадки

Коли обов’язкове подання авансового звіту

1. Перевищено граничну суму добових, включно з готівкою з картки (особистої чи корпоративної).

2. Виник оподатковуваний дохід згідно з пп. 170.9.1 ПКУ.

3. Одночасно перевищено добові і є оподатковуваний дохід

Коли виникає оподатковуваний дохід

1. Витрати не підтверджено документами (квитки, рахунки тощо загублені).

2. Надлишкові кошти не повернуто вчасно (до кінця наступного місяця).

3. Не доведено зв’язок із госпдіяльністю (немає запрошення, договору, програми заходу тощо).

4. Перевищено граничну суму добових.

5. Звіт подано із запізненням (є виняток при затримці списання з картки)

Документи, що підтверджують витрати**

• транспортні квитки:
• рахунки за готель, харчування;
• фіскальні чеки, квитанції;
• рахунки-фактури;
• програми заходів, фотодокази, листування з партнерами

Спосіб отримання авансу

• готівка з каси;
• готівка знята з корпоративної картки;
• безготівкова оплата корпоративною/особистою карткою

Терміни видачі готівки під звіт***

• на госппотреби – до 2 робочих днів;
• на закупівлю с/г продукції або вторсировини – до 10 робочих днів;
• на закупівлю брухту – до 30 робочих днів

Строк подання авансового звіту

До кінця наступного місяця після повернення з відрядження або завершення завдання

* Якщо у відрядженні працівник розрахувався у безготівковий спосіб, застосувавши корпоративні або особисті платіжні інструменти (зокрема, банківські картки), та/або отримав по ним готівку для покриття своїх добових витрат і якщо при цьому у нього відсутній оподатковуваний дохід, авансовий звіт складати та подавати не потрібно (пп. 170.9.4 ПКУ).

** Усі ці документи мають бути оформлені належним чином. Якщо оригінал документа, що підтверджує витрати, втрачено, можна подати завірену копію.

*** Підзвітна особа може користуватися виданими їй грошима довше, якщо ці кошти були видані не лише на відрядження, а ще й для вирішення у цьому відрядженні господарських питань – наприклад, для закупівлі сільгосппродукції або брухту. У такому випадку термін використання готівки автоматично продовжується – до завершення самого відрядження.