Втрата фіскального чека: наслідки для звітності по відрядженню

Ні, за наведених вами документів відшкодування витрат на проживання можна не оподатковувати, і формально підстав для донарахування додаткового блага лише через втрату «мокрого» фіскального чека немає, якщо рахунок і банківська квитанція відповідають вимогам до первинних документів та дають змогу ідентифікувати суму, дату, контрагента й працівника.

Обґрунтування

1. Що вимагає ПКУ для неоподатковуваних витрат на відрядження. Витрати на проживання не включаються до доходу працівника за наявності документів, що підтверджують їх вартість та зв’язок з відрядженням, зокрема документів від осіб, які надають послуги з розміщення, та документів (виписок/відомостей з рахунку), що підтверджують платіжні операції за рахунком, до якого емітовано платіжний інструмент, згідно з п. 170.9 Податкового кодексу України.

2. Роль виписки/квитанції банку. Якщо під час відрядження для оплати проживання використано платіжний інструмент, вартість витрат підтверджується саме випискою або відомостями з рахунку в паперовій чи електронній формі, які містять обов’язкові реквізити (назву документа, дату, клієнта, зміст і суму операції, дані для ідентифікації осіб), і такі документи визнаються первинними для обліку за ч. 1 ст. 9 Закону №996-XIV.

3. Чи критична відсутність оригіналу фіскального чека. Податкові вимоги зосереджені на наявності належних підтвердних документів, а не виключно на формі «оригінал чека»: рахунок-фактура готелю + банківська квитанція/виписка, які містять усі реквізити та ідентифікують працівника, суму, дати й місце проживання, виконують функцію підтвердження витрат; ксерокопія чека буде додатковим доказом, але ключовим є комплект «документ від готелю + банківський документ» відповідно до п. 170.9 ПКУ.

4. Практичний підхід для зниження ризиків. Доцільно: а) перевірити, що рахунок готелю містить дані працівника, період проживання та суму; б) переконатися, що банківська квитанція/виписка однозначно пов’язує платіж з цим рахунком; в) взяти від працівника коротку пояснювальну записку про втрату оригіналу чека і долучити її до пакета документів.

За наявності рахунку за проживання та банківського документа про оплату, доповнених копією чека і пояснювальною, ризик донарахування додаткового блага через втрату саме оригіналу фіскального чека є мінімальним.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?