Облік поверненої фінансової допомоги співробітникам: нюанси та документи

Поворотна фінансова допомога працівнику оформлюється як позику за цивільно-правовим договором, при наданні і поверненні податки не утримують, у 4ДФ показують тільки суму надання з ознакою доходу «197», строки повернення встановлюєте в договорі, проводки типові через рахунок 377.

Обґрунтування

1. Оподаткування суми ПФД працівнику.
   Поворотна фінансова допомога (позику) працівнику ви видаєте за окремим цивільно-правовим договором, а не як зарплату, оскільки заробітна плата є винагородою саме за вже виконану роботу, а не наперед (ст. 1 Закону №108/95-ВР).
   У місяці надання і при поверненні ПФД ПДФО і військовий збір не утримують, бо це не дохід, а боргове зобов’язання; оподаткування з’явиться тільки якщо ви простите борг або спишете заборгованість, тоді для працівника виникне оподатковуваний дохід (додаткове благо) і слід утримати ПДФО та військовий збір.

2. Відображення в об’єднаній звітності (4ДФ).
   Надання ПФД працівнику потрібно показати в додатку 4ДФ за місяць надання з ознакою доходу «197» як основну суму поворотної фінансової допомоги, що надається фізичній особі; у графах 3а і 3 — сума допомоги, у графах 4а, 4, 5а, 5 — нулі.
   Повернення працівником ПФД підприємству у 4ДФ не показують, оскільки при цьому підприємство нічого не нараховує і не виплачує працівнику, а навпаки отримує кошти; у додатку 4ДФ відображають лише доходи, нараховані та виплачені на користь фізосіб, що випливає з п. 4 розд. IV Порядку заповнення та подання Податкового розрахунку.

3. Які саме додатки і який код.

   1. Використовуєте саме додаток 4ДФ до об’єднаної звітності юридичної особи.
   2. Для надання ПФД працівнику застосовуєте ознаку доходу «197»; ознака «153» стосується повернення ПФД на користь платника податку і у вашій ситуації не використовується.

4. Оформлення: заява, договір, наказ, строки повернення.
   ПФД оформлюєте:

   • заява працівника з проханням надати ПФД, сумою та бажаним строком;
   • наказ керівника про надання ПФД;
   • договір про надання поворотної фінансової допомоги (договору позики) з визначенням суми, строку, порядку повернення; договір є цивільно-правовим, оскільки за договором позики одна сторона передає другій гроші з обов’язком повернення (ст. 1046 ЦКУ).
     Якщо плануєте погашати ПФД шляхом утримань із зарплати, бажано окрема заява працівника про згоду на такі утримання із зазначенням конкретних сум/проценту і місяців.

5. Строки повернення ПФД.
   Максимальний строк повернення законодавством спеціально не обмежений; ви узгоджуєте його в договорі позики (ПФД).
   Щоб уникати податкових ризиків і ситуацій із фактичним прощенням боргу, у договорі доцільно встановити реалістичний кінцевий строк повернення і порядок погашення (частинами або одноразово).

6. Бухгалтерські проводки за ПФД працівнику.

За звичайної поворотної допомоги без прощення проводки обмежуються наданням (377/301,311) і поверненням (301,311/377).

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?