Визначення залишку пального при оренді авто для підприємства

Показувати в подорожньому листі потрібно фактичний залишок пального в баку, а не «порожній» бак, а щоб не вважати це пальне своїм і не ставити на баланс, його можна оформити як незнижувальний технологічний залишок і обліковувати поза балансом; альтернативно, якщо визнаєте це пальне своїм, оприбутковуйте його як безоплатно отримане і тоді вже відображайте на балансі.

Обґрунтування

1. Фактичний залишок у подорожньому листі спотворювати не можна. Подорожній лист повинен відображати реальний пробіг і фактичні залишки пального в баку, інакше документ не відповідатиме реальності й виникають ризики претензій щодо списання ПММ.

2. Щоб не ставити це пальне на баланс, його можна обліковувати як незнижувальний залишок поза балансом. У такому випадку в подорожньому листі фіксують фактичний залишок (наприклад, «незнижувальний залишок орендодавця 10 л»), а в бухгалтерському обліку цю кількість ведуть на позабалансовому рахунку як пальне, що не належить підприємству. Це дозволяє не визнавати актив і не формувати проведення по рахунку 203.

3. Якщо пальне вважається «своїм» — його оприбутковують і списують. Варіант без обліку можливий, але тоді є розбіжність між подорожніми листами й балансом, тому безпечнішим є оприбуткувати пальне як безоплатно отримане за справедливою вартістю (Дт 203 – Кт 718) і надалі списувати на витрати за подорожніми листами. При поверненні авто пальне, яке фізично неможливо вилучити, можна списати на інші операційні витрати, за потреби нарахувавши компенсуючі податкові зобов’язання з ПДВ за п. 198.5 ПКУ, оскільки його використання вже не пов’язане з господарською діяльністю.

4. Умова про обов’язок повернути конкретну кількість пального несе акцизні та податкові ризики. Будь-яка передача пального, у тому числі в баку автомобіля, формально підпадає під визначення реалізації пального, оскільки є його відпусканням або передачею незалежно від переходу права власності, згідно з пп. 14.1.212 ПКУ. Тому доцільно уникати документального оформлення «повернення» конкретних літрів орендодавцю.

У вашій ситуації подорожній лист має показувати реальний залишок, а питання, ставити це пальне на баланс чи вести як незнижувальний позабалансовий залишок, слід вирішувати обліковою політикою підприємства.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?