Компенсація витрат на харчування: правові та податкові нюанси

Компенсувати працівнику ці витрати можна, і за наявності належно оформлених представницьких документів така компенсація не створює для нього оподатковуваного доходу; додаткове благо з ПДФО та військовим збором виникне тільки якщо витрати не визнають представницькими (рекламними) або належно підтвердженими.

Обґрунтування

1. Компенсація власних витрат працівника за дорученням роботодавця можлива. Працівник оплатив послуги харчування власними коштами, а фіскальний чек і банківська виписка підтверджують саме його витрати. За загальним правилом суми, які роботодавець відшкодовує працівнику за документально підтверджені витрати, понесені в інтересах роботодавця (відрядження, представницькі заходи), не включаються до оподатковуваного доходу за умови дотримання вимог п. 170.9 ст. 170 ПКУ.

2. Неоподаткування можливе за дотримання умов для представницьких витрат. Для звільнення від оподаткування потрібно, щоб: була господарська/рекламна мета заходу; був наказ (розпорядження) про проведення зустрічі; були підтвердні документи (чеки, рахунки, виписки); у наказі/кошторисі була зафіксована рекламна/представницька спрямованість. У такому разі компенсація працівнику не є додатковим благом і не обкладається ПДФО і військовим збором згідно з п. 170.9 ПКУ.

3. Коли компенсація стане додатковим благом. Якщо контролюючий орган визнає, що: витрати не відповідають представницьким/рекламним вимогам п. 170.9 ПКУ; або документів недостатньо/вони не підтверджують зв’язок із діяльністю підприємства, сума компенсації розцінюється як додаткове благо працівника. У такому разі вона оподатковується ПДФО 18 % із застосуванням негрошового коефіцієнта, передбаченого п. 164.5 ПКУ, та військовим збором 5 %.

4. Статус ФОПа як бенефіціара у РФ не змінює підхід до оподаткування компенсації працівнику. Норми п. 170.9 і 164.5 ПКУ прив’язують оподаткування саме до характеру та документального підтвердження витрат працівника, а не до статусу постачальника послуг. Тому за відсутності спеціальних заборон, які б прямо забороняли оплату саме таких послуг, податкові наслідки для працівника визначаються виключно за правилами компенсації підзвітних/представницьких витрат.

У вашій ситуації ключовим є доведення рекламно-представницького характеру витрат і наявність повного пакета документів; тоді компенсація працівнику не оподатковуватиметься.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?