Позика працівнику 2026: облік, податки та звітність без помилок

Оформлення позики працівнику – це дієвий інструмент фінансової підтримки персоналу та підвищення лояльності до компанії. Проте для бухгалтера ця операція приховує безліч нюансів: від правильної класифікації договору до складних правил оподаткування у разі прощення боргу. Розберемо алгоритм дій від надання до повернення (або списання) позики відповідно до норм законодавства та актуальних роз'яснень контролюючих органів.

 

Позика чи поворотна фінансова допомога: у чому різниця

У цивільному праві надання коштів у користування регулюється договором позики відповідно до Цивільного кодексу України. За цим договором позикодавець передає у власність позичальникові грошові кошти, а той зобов’язується повернути таку саму суму.

Слід врахувати важливий нюанс для податкового обліку.

Позика (у розумінні Податкового кодексу України; далі – ПКУ) – це кошти, що надаються під відсотки фінансовими установами.

А от поворотна фінансова допомога (відповідно до визначення у ПКУ) – це сума коштів, що надійшла платнику податків у користування за договором, який не передбачає нарахування процентів, та є обов'язковою до повернення.

Тобто поворотна фінансова допомога – це безпроцентна позика, що є обов’язковою до повернення.

Тож підприємству безпечніше надавати працівнику поворотну фінансову допомогу як безпроцентну позику, оскільки надання процентних позик може бути розцінено як фінансова послуга, що потребує ліцензії.

 

Як правильно оформити договір

Надання безпроцентної позики працівнику оформлюють договором. Завантажуйте шаблон та зразок: Договір про надання поворотної фінансової допомоги (позики) працівнику.

Оскільки позикодавцем є юрособа, то незалежно від суми позики такий договір повинен бути укладений у письмовій формі. А от нотаріальна форма договору позики цивільним законодавством не вимагається незалежно від суми договору. Втім за бажанням сторін договір позики може бути нотаріально посвідчений.

Важливо в договорі вказати, що позика є безпроцентною. Якщо цього не зробити, вона може бути визнана такою, що надана під відсотки на рівні облікової ставки Національного банку

Рекомендується чітко визначити дату повернення коштів або графік платежів.

Якщо підприємство видає позику або працівник повертає її готівкою через касу, пам’ятайте про обмеження, встановлені Національним банком. Сума розрахунків між підприємством та фізичною особою протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами не повинна перевищувати 50 000 гривень.

Тож якщо сума позики більша, видавайте її частинами в різні дні. Але доцільніше обрати безготівковий перерахунок коштів на картковий рахунок працівника.

 

Оподаткування та звітність при наданні і поверненні позики

Надання основної суми позики не є доходом працівника і не оподатковується ПДФО та військовим збором. При поверненні коштів працівником об’єкта оподаткування також не виникає.

Однак при наданні позики працівнику підприємство повинно вказати у додатку 4ДФ Податкового суму надану суму за ознакою доходу «197». Сума нарахованого доходу відображається у графі 3а, сума виплаченого доходу – у графі 3, а у графах 4а, 4, 5а та 5 – проставляються нулі.

Повернення позики працівником вже не потрібно відображати у додатку 4 ДФ.

За загальним правилом, позика не входить до фонду оплати праці, тому ЄСВ на неї не нараховується.

 

 

Бухгалтерський облік позики

Бухгалтерський облік наданої позики залежить від строку, на який надано кошти.

У бухгалтерському обліку позика, надана працівнику, відображається як дебіторська заборгованість. Якщо строк повернення менше 12 місяців, то сума позики відображається як поточна дебіторська заборгованість на субрахунку 377. Якщо строк понад 12 місяців, то сума позики обліковується як довгострокова дебіторська заборгованість на субрахунку 183. Частину боргу, що підлягає погашенню протягом року, слід переводити на субрахунок 377.

У разі перерахування позики з поточного рахунку підприємства операцію відображають на підставі банківської виписки за дебетом субрахунку 377 (або 183) та за кредитом субрахунку 311. Якщо ж позика видається готівкою з каси підприємства, операція оформлюється видатковим касовим ордером та відображається за дебетом відповідного субрахунку та кредитом субрахунку 301.

При поверненні позики застосовують зворотною кореспонденцією тих же субрахунків, за якими відображалося надання позики.

Погашення позики за рахунок заробітної плати можливе лише за умови, що це прямо передбачене договором позики. Тобто в договорі має бути окремо зафіксовано право утримувати суму позики із зарплати працівника. У такому випадку обмеження, встановлені статтею 128 Кодексу законів про працю щодо розміру утримань, не застосовуються.

 

Податкові ризики при прощенні боргу

Якщо керівництво вирішує «закрити» борг працівника без повернення коштів до закінчення строку позовної давності, то у працівника виникає додаткове благо. Податок на доходи фізичних осіб та військовий збір нараховуються лише якщо сума прощеного боргу перевищує 25% розміру однієї мінімальної зарплати, що у 2026 році становить 2161,75 гривень.

Вся сума прощеного боргу визнається додатковим благом і оподатковується. Проте підприємство як податковий агент звільняється від обов'язку утримувати податок на доходи фізичних осіб і військовий збір за умови, що воно повідомить працівника (як боржника) про прощення (анулювання) боргу. Це можна зробити в один із способів, визначених в ПКУ. Наприклад, надіслати працівнику рекомендованого листа з повідомленням про вручення або укласти додаткову угоду до договору. Також можна надати повідомлення працівнику особисто під підпис.

Крім того підприємство у додатку 4ДФ Податкового розрахунку за звітний місяць, в якому прийнято рішення про анулювання боргу, має вказати суму оподатковуваного доходу із ознакою доходу «126».

У свою чергу працівник має вказати суму анульованого боргу в річній податковій декларації і сплатити податок на доходи фізичних осіб і військовий збір самостійно.

Слід врахувати, що сума списаної позики працівнику податківці можуть розцінити як інші заохочувальні та компенсаційні виплати відповідно до Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 №5. У такому разі на суму прощеної позики доведеться нарахувати ЄСВ. Але якщо ж борг прощається вже після звільнення особи, ЄСВ не виникає.

Тож враховуйте, що прощення боргу – це найбільш ризиковий етап. Пам’ятайте про можливе нарахування ЄСВ та необхідність офіційного повідомлення працівника про анулювання боргу.

 

Висновки

1. Надання працівнику коштів доцільно оформлювати як поворотну фінансову допомогу (безпроцентну позику), щоб уникнути ризиків визнання фінансовою послугою та необхідності ліцензування.
2. Ключове значення має правильне документальне оформлення: письмовий договір із чіткими умовами безпроцентності, строків повернення та, за потреби, можливості утримання із зарплати.
3. На етапі надання та повернення позики податкові наслідки відсутні, тобто податок на доходи фізичних осіб та військовий збір не утримується. Суму наданої позики слід відобразити у додатку 4ДФ.
4. Найбільші податкові ризики виникають при прощенні боргу: сума стає оподатковуваним доходом працівника, потребує відображення у звітності та може спричинити нарахування ЄСВ.

 

Шаблони та зразки документів:

Договір про надання поворотної фінансової допомоги (позики) працівнику

Податковий розрахунок сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податків - фізичних осіб, і сум утриманого з них податку, а також сум нарахованого єдиного внеску (зі звіту за січень 2025)

 

Читайте більше:

Прощення боргу співробітнику по ПФД: які податки потрібно сплатити та як відобразити у звітності

Договір позики: як дати гроші в борг і бути впевненим, що їх повернуть

Поворотна фінансова допомога не повернута в строк: як уникнути дисконтування

Немає коштів на повернення поворотної фіндопомоги: практичні поради для бізнесу