Облік витрат на підготовку лота без акта виконаних робіт

Відповідь АІ правильна. Аналізуючи вашу конкретну ситуацію, хочу додати:

Підставою для відображення витрат на підготовку лота є протокол торгів, договір оренди, платіжна інструкція та внутрішній первинний документ — бухгалтерська довідка. Витрати відносять на субрахунок 685 у кореспонденції з рахунком 39 (якщо сума суттєва, з подальшим списанням на витрати протягом строку оренди) або безпосередньо на рахунки витрат діяльності (92, 93, 23/91), а при оренді під забудову — на субрахунок 151. У BAS операцію найзручніше провести документом «Надходження товарів і послуг» (вид операції «Послуги») або документом «Операція» (бухгалтерська довідка); функціонал «Додаткові витрати» у цьому разі не застосовується.

1. Який документ є підставою для обліку витрат

Обов’язок переможця компенсувати витрати на підготовку лота встановлено Земельний кодекс України, ч. 5 ст. 135 та ч. 24 ст. 137.

Оскільки міська рада не надає послуг підприємству, а лише отримує встановлену законом компенсацію раніше понесених витрат на організацію аукціону, акт наданих послуг орган місцевого самоврядування зазвичай не виписує.

Згідно з Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні», ст. 9 господарські операції фіксуються на підставі первинних документів. У вашому випадку документальним підтвердженням операції є комплект документів:

протокол електронних земельних торгів із визначенням переможця та розрахунку витрат;
договір оренди земельної ділянки (де зафіксовано обов'язок компенсації);
рахунок/повідомлення організатора або розрахунок суми витрат на підготовку лота;
платіжна інструкція (виписка банку) про перерахування коштів;
бухгалтерська довідка, складена підприємством (із зазначенням усіх обов'язкових реквізитів відповідно до п. 2.5 Положення № 88), яка фіксує суму витрат та кореспонденцію рахунків.

2. На який рахунок віднести витрати

Право оренди (на відміну від права власності) не обліковується як об'єкт основних засобів на рахунку 101, тому стандартна капіталізація вартості землі за п. 8 НП(С)БО 7 тут не працює. Залежно від мети оренди та суттєвості суми витрати відображають у такий спосіб:

Якщо ділянку взято під будівництво об’єкта основних засобів: Витрати, безпосередньо пов'язані з підготовкою до будівництва, капіталізуються у вартості майбутнього об'єкта нерухомості:Дт 151 «Капітальне будівництво» — Кт 685 «Розрахунки з іншими кредиторами».
Якщо ділянку взято для загальної діяльності (виробництво, склад, адмінцілі, торгівля):Основний підхід (якщо сума суттєва): компенсація витрат на торги є разовою передумовою для укладення довгострокового договору оренди. Її відносять до витрат майбутніх періодів з подальшим рівномірним списанням протягом строку оренди:Дт 39 «Витрати майбутніх періодів» — Кт 685 (нарахування зобов'язання);
Дт 23, 91, 92, 93 (залежно від напряму використання ділянки) — Кт 39 (щомісячно у частці, яка припадає на звітний місяць).
Спрощений підхід (якщо сума несуттєва за обліковою політикою підприємства): визнання поточними витратами періоду одноразово:Дт 92 «Адміністративні витрати» (або 93, 949) — Кт 685.
Оплата витрат:Дт 685 — Кт 311 «Поточні рахунки в національній валюті».

3. Відображення в BAS
Чому не підходить документ «Надходження додаткових витрат»: Цей документ в облікових системах призначений виключно для розподілу транспортно-заготівельних витрат, мита або послуг на собівартість отриманих партій ТМЦ (рахунки 20, 28) або придбаних об'єктів ОЗ/обладнання (рахунок 15). Оскільки матеріального активу за договором оренди не виникає, програма не дозволить провести розподіл.

Рекомендовані варіанти внесення:

Спосіб 1 (найзручніший) — Документ «Надходження товарів і послуг» (вид операції «Послуги»):Контрагент: Міська рада (договір: «Інше» або «З постачальником»).
У табличній частині зазначити зміст: «Відшкодування витрат на підготовку лота».
Рахунок витрат: зазначити 39 (із зазначенням статті ВМП та строку списання), 151 (якщо будівництво) або 92/93.
Рахунок розрахунків: 6851 (або 631).
Реквізити вхідного документа: номер і дата протоколу торгів або власної бухгалтерської довідки.

Спосіб 2 — Документ «Операція» (ручні проводки):Застосовується, якщо на підприємстві прийнято оформлювати такі операції виключно через бухгалтерську довідку:Проводка: Дт 39 (151, 92) — Кт 6851 на суму відшкодування;
Сплата коштів оформлюється документом «Списання з банківського рахунку» (вид операції: «Інші розрахунки з контрагентами» або «Оплата постачальнику», закриваючи дебет 6851).

Раді допомогти! Якщо виникнуть додаткові запитання — звертайтеся 😊