Чи потрібно друкувати протокол підпису до електронного документа

Ні, роздруковувати саме протокол підпису до електронного первинного документа не є обов’язком, за замовчуванням достатньо зберігати документ і дані КЕП в електронному вигляді та друкувати їх лише за потреби (вимога контролюючого органу, контрагента або для архіву тривалого зберігання).

Обґрунтування

1. Електронний документ з КЕП є оригіналом. Відповідно до ст. 7 Закону №851, оригіналом електронного документа є електронний примірник з усіма обов’язковими реквізитами та електронним підписом, а в паперовій формі може подаватися лише його копія у візуальній формі відображення.

2. Обов’язок друкувати електронні первинні документи виникає лише на вимогу. Ч. 6 ст. 9 Закону №996-ХIV зобов’язує підприємство виготовляти паперові копії електронних первинних документів за вимогою контрагента чи контролюючих органів, але не встановлює обов’язку постійного друку, зокрема й протоколів підпису.

3. Для документів тривалого (понад 10 років) зберігання друкують паперову копію всього документа, а не окремо протокол підпису. П. 4 розд. І Порядку №1886/5 вимагає створювати документи постійного та тривалого зберігання у двох формах – паперовій та електронній, тобто формують засвідчену паперову копію електронного документа, достатню для відтворення його реквізитів; обов’язку окремо друкувати протокол КЕП норма не містить.

У внутрішніх правилах діловодства можна передбачити власний порядок: чи друкувати протокол підпису разом із документом для зручності перевірок, але це вже не є законодавчою вимогою.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?