Загублений чек заправки: як підтвердити витрати на пальне

У більшості випадків одного лише звіту з особистого кабінету ОККО недостатньо, а порядок дій залежить від того, як саме оплачувалось пальне: при безготівковій оплаті за картками/талонами звіт + інші первинні документи можуть замінити чек, а при підзвітній готівці втрата чека робить компенсацію працівнику оподатковуваним доходом.

Обґрунтування

1. Що вважається належним первинним документом. Первинний документ має містити обов’язкові реквізити: назву, дату, дані підприємства, зміст операції, обсяг у натуральному й грошовому виразі, дані та підписи відповідальних осіб відповідно до ст. 9 Закону №996. Звіт з особистого кабінету ОККО може бути частиною первинних документів, але сам по собі зазвичай не містить усіх реквізитів по конкретному працівнику і не підтверджує факт саме його розрахунку готівкою/карткою.

2. Якщо пальне купується безготівково за паливними картками / талонами. Для операцій з паливними картками та талонами ДПС допускає підтвердження придбання пального видатковими накладними, актами приймання‑передачі та зведеними відомостями/звітами оператора, а фіскальний чек лише додатковий документ, що підтверджує придбання, але не єдиний обов’язковий. У такій схемі звіт з кабінету ОККО у поєднанні з видатковою накладною, договором та подорожніми листами є достатнім підтвердженням руху пального, навіть якщо окремий чек водій загубив.

3. Якщо водієві видано кошти під звіт (готівка / корпоративна картка). За відсутності розрахункового документа витрати працівника для цілей неоподатковуваного відшкодування вважаються нульовими, а сума компенсації стає його оподатковуваним доходом за правилами додаткового блага згідно зі ст. 164 ПКУ. У такому разі:
   • для обліку пального можна скласти внутрішній акт (самоакт) та оприбуткувати пальне на 203 рахунок;
   • щодо працівника – або він повертає невикористаний аванс, або підприємство компенсує суму, але нараховує ПДФО (з «натуральним» коефіцієнтом) і військовий збір, оскільки первинного розрахункового документа (оригіналу чека чи повноцінного електронного документа) немає, а звіт ОККО не ідентифікує саме його платіж як підтвердження витрати під звіт.

4. Коли звіт ОККО може допомогти. Якщо оплата здійснювалась безготівково з рахунку підприємства (корпоративна картка, паливна картка), то поєднання банківської виписки, звіту ОККО, договору, видаткових накладних та подорожніх листів у цілому формує належну доказову базу для господарської операції. У такій конфігурації втрата паперового чека водієм не створює податкового доходу працівника, бо витрати підтверджені іншими первинними документами.

Рекомендовано спочатку з’ясувати, як саме оплачувалась ця заправка, і виходячи з цього або зібрати повний пакет безготівкових первинних документів, або оформити внутрішній акт і оподаткувати компенсацію як додатковий дохід працівника.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?