Використання різних назв компанії в документах: критична помилка

Не є критичною помилкою, якщо в акті вказано повну назву, а в ТТН і заявці — скорочену, за умови, що обидві відповідають ЄДР і є правильний код ЄДРПОУ; однак для майбутніх документів краще уніфікувати написання.

Обґрунтування

1. Повна і скорочена назви є законними, якщо обидві зареєстровані в ЄДР. Відомості про повне та скорочене найменування юрособи вносяться до ЄДР, і саме вони вважаються офіційними даними про суб’єкта господарювання згідно із Законом №755-IV про держреєстрацію юросіб, ФОП та громадських формувань, який прямо передбачає фіксацію таких відомостей у реєстрі (Закон №755-IV). Тому використання в одних документах повної, а в інших скороченої зареєстрованої назви не є використанням «неправильної» назви.

2. Для ТТН закон формально вимагає повне найменування, але скорочена назва не позбавляє документ сили, якщо можна ідентифікувати сторону. У переліку обов’язкових реквізитів ТТН для перевізника, відправника і одержувача вказано «повне найменування …, код платника податків» (ст. 48 Закону №2344-III). Якщо ж замість повної назви вказана офіційна скорочена (з ЄДР) разом із правильним кодом, сторона чітко ідентифікується, отже формальна невідповідність не перешкоджає встановленню учасників операції.

3. З погляду бухобліку різниця між повною та скороченою назвою — неістотний недолік. Неістотні недоліки в первинних документах не є підставою для невизнання госпоперації, якщо вони не перешкоджають ідентифікації сторін, змісту, обсягу та обставин операції, як це встановлено у ч. 2 ст. 9 Закону №996-XIV. Наявність коду ЄДРПОУ, коректних реквізитів і можливість однозначно визначити перевізника задовольняє цю вимогу.

4. Податковий підхід також толерує несуттєві відмінності у написанні назви. Податкова служба вважає, що податкова накладна є дійсною, якщо назва відповідає статутним документам, навіть якщо відрізняється лише оформленням (наприклад, розмір літер) (податкова консультація ЗІР). За аналогією використання зареєстрованої скороченої назви замість повної не створює ризику автоматичного визнання первинних документів недійсними.

Зверніть увагу

Щоб уникнути зайвих суперечок із транспортним контролем та контрагентами, доцільно в подальшому налаштувати шаблони актів, ТТН та заявок так, щоб скрізь використовувати один варіант найменування (найчастіше — повне з ЄДР), зберігаючи при цьому обов’язкові реквізити, передбачені ст. 48 Закону №2344-III.

Розбіжність між повною та скороченою зареєстрованими назвами в різних документах за умови правильно зазначеного коду ЄДРПОУ створює радше формальний, ніж реальний ризик і не робить акти чи ТТН недійсними.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?