Оформлення актів оренди під час відпустки директора: нюанси

Акт складає та підписує директор, то він має бути "на робті" і на день складання акту, і на день його підписання.

Закон про бухоблік № 996 в ст. 9 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#n155) визначає наступне: Первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:

• назву документа (форми);
• дату складання;
• назву підприємства, від імені якого складено документ;
• зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
• посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
• особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції."

Тобто, якщо на день складення актів (30.09.2026) директор буде у відпустці, то має бути призначена особа на час його тимчасової відсутності, яка буде складати акти та підписувати їх своїм підписом (КЕП). Відпустка є формою відпочинку, гарантованою усім працівникам статтею 45 Конституції України. У період відпустки працівник не зобов’язаний виконувати роботу, обумовлену трудовим договором. Відповідно, працівник має бути увільнений від виконання своїх посадових обов’язків на час відпустки. Тобто працівники, які перебувають у відпустці чи на лікарняному, з погляду трудового законодавства не можуть вважатися такими, що виконують у цей період роботу, обумовлену трудовим договором. Законодавство не забороняє підписання документів особою під час відпустки, лікарняного чи у вихідний день. Вища судова інстанція неодноразово підтверджувала цю позицію. Проте, при перевірках ДПС податківці ставлять під сумнів реальність здійснення окремих операцій, які підтверджуються первинними документами (видатковими накладними, актами наданих послуг, тощо), які підписані директором, який був відсутній в цей день на роботі. При перевірках держпраці в таких ситуаціях підприємству вказують, що працівник фактично був на роботі, але не отримав за це оплату праці, та виносять припис про донарахування оплати праці за дні, коли він фактично підписував документи, перебуваючи у відпустці чи на лікарняному.

Законодавство не забороняє уповноважити іншого працівника на підписання документів. Такі повноваження зазвичай оформлюються наказом. Більше того, право на підписання документів може бути оформлене довіреністю, і довіреною особою може бути будь-хто, навіть особа, яка не перебуває у трудових відносинах з платником податків.

Матеріали на платформі: https://7eminar.ua/news/12764-deleguvannya-prava-pidpisu-pravila-zrazki-ta-prakticni-poradi

Раді допомогти, звертайтесь ще!