Компенсація витрат засновника на товари для підприємства: оформлення

Якщо засновник не є працівником ТОВ і щось купує для ТОВ, ми б не рекомендували офіційно відшкодовувати йому ці витрати як підзвітній особі.

Адже п. 170.9 ПКУ визначає наступне (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n3965):

"170.9.1. Податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого підпунктом 170.9.3 цього пункту строку, є особа, що видала таку суму, а саме:

...б) під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, - у сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника податку на виконання таких дій.

Для цілей цього пункту до суми перевищення не включаються та не оподатковуються документально підтверджені витрати, здійснені за рахунок готівкових чи безготівкових коштів/електронних грошей, наданих платнику податку під звіт роботодавцем на організацію та проведення прийомів, презентацій, свят, розваг та відпочинку, придбання та розповсюдження подарунків, у встановлених межах, що здійснені таким платником та/або іншими особами з рекламними цілями.

...У разі коли платник податку припиняє трудові або цивільно-правові відносини з особою, що видала такі кошти/електронні гроші, сума податку утримується за рахунок останньої виплати оподатковуваного доходу під час проведення остаточного розрахунку. У разі недостатності суми такого доходу непогашена частина податку включається до податкового зобов’язання платника податку за наслідками звітного (податкового) року..."

Отже, на нашу думку, відшкодування витрачених коштів як підзвітній особі можливе тільки фізособі яка є для Вас працівником, або з якою укладений цивільно-правовий договір.

Проте, якщо з засновником як з фізособою, буде укладений письмовий договір доручення за правилами глави 68 ЦКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n4700) на придбання певних товарів/послуг від імені ТОВ, то в межах такого договору допустиме відшкодування витрат, понесених засновником/довіреною особою. При цьому він має надати підтверджуючі документи:

1) договори, де він діє від імені Вашого ТОВ на підставі довіреності

2) первинні та розрахункові документи, що підтверджують суму понесених витрат

3) звіт повіреного.

Додатково рекомендуємо отримати ІПК

Раді допомогти, звертайтесь ще!