Облік благодійної допомоги: рюкзачки для ноутів у бюджетній організації

Надаємо відповідь на ваші питання.

Отримання та роздача рюкзаків для ноутбуків — це надходження в натуральній формі (як благодійна допомога) з її подальшим цільовим використанням. Оскільки вартість одного рюкзака становить 370,00 грн, їх доцільно обліковувати на субрахунку 1812 «Малоцінні та швидкозношувані предмети».

Оформлення документів та бухгалтерські проведення на отримання надходження.

1.Комісія установи з приймання-передачі активів оглядає благодійну допомогу та складає Акт приймання-передачі або оформлює наказ керівника на оприбуткування на підставі первинних документів благодійника.

2.Так, як допомога надана не грошима, установа зобов'язана подати до Казначейства Довідку про надходження в натуральній формі. Термін не пізніше останнього робочого дня вересня. Код доходів вказати 25020100 «Благодійні внески, гранти та дарунки».

3.Внести зміни до кошторису за доходами та видатками на суму 3700,00 грн по спеціальному фонду.

4.Проведення в бухгалтерському обліку (Вересень 2026 р.):

Усі операції відображаються відповідно до Порядку застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку в бюджетному секторі від 31.12.2013 № 1203:

https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0161-14#Text

1.Оприбуткування рюкзаків на склад (МШП)

Дт 1812 Кт 2117 3700,00

2.Відображення отриманого доходу в натуральній формі

Дт 2313 Кт 7511 3700,00

3.Відображення касових видатків за КЕКВ 2210 (згідно з випискою та довідкою)

Дт 2117 Кт 2313 3700,00

Роздача та списання рюкзаків (Жовтень 2026 р.).

1. Документування:

• Наказ керівника про проведення заходу (де зазначено намір вручити рюкзаки).

• Затверджений кошторис/програма заходу.

• Відомість на видачу рюкзаків учасникам (із підписами отримувачів або актом комісії, якщо поіменна реєстрація не передбачена форматом заходу).

• Акт списання запасів (наказ від13.12.2022 № 431 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1692-22#Text ), що складається комісією установи за результатами проведення заходу.

2. Проведення в бухгалтерському обліку (Жовтень 2026 р.):

1.Списано рюкзаки у зв'язку з їх роздачею на заході організації

Дт 8013 Кт 1812 3700,00

Субрахунок 8013 «Матеріальні витрати» використовується, якщо захід проводився в межах основної діяльності установи.

М/о для відображення операцій із благодійною допомогою.

Для відображення цих операцій у бухгалтерському обліку вам знадобляться три основні меморіальні ордери (м/о), затверджені Наказом Мінфіну № 755 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z1416-17#Text .

1.Меморіальний ордер № 3 «Накопичувальна відомість руху грошових коштів спеціального фонду на рахунках, відкритих в органах Державної казначейської служби України (банках)». Відображаємо операції на підставі виписки Казначейства та вашої Довідки про надходження в натуральній формі:

Дт 2313 — Кт 7511 (оприбуткування доходу за довідкою)

Дт 2117 — Кт 2313 (касові видатки за випискою)

2.Меморіальний ордер № 4 «Накопичувальна відомість за розрахунками з іншими дебіторами». Відображаємо взаєморозрахунки з благодійником (умовно через дебіторську заборгованість) та фактичне надходження рюкзаків на склад:

Дт 1812 — Кт 2117 (оприбуткування рюкзаків на склад за Актом приймання-передачі).

Можна використовувати м/о № 6 (розрахунки з постачальниками). Обидва варіанти є допустимими, але для благодійної допомоги м/о № 4 вважається більш коректним, оскільки благодійник не є класичним комерційним постачальником.

3. Меморіальний ордер № 10 («Накопичувальна відомість про вибуття та переміщення малоцінних та швидкозношуваних предметів». Відображає вибуття (списання) рюкзаків зі складу на підставі Акту списання запасів та відомості видачі після проведення заходу:

Дт 8013 (або 8113) — Кт 1812 (видано та списано 10 рюкзаків).

Раді допомогти, звертайтесь ще!