Компенсація витрат водія у відрядженні: податкові наслідки та нюанси

Відшкодувати водію вартість пального можна за наказом керівника, але така виплата підлягає оподаткуванню як додаткове благо: ПДФО за ставкою 18% та військовим збором за ставкою 5%. Нефіскальний чек не є належним розрахунковим документом для неоподатковуваної компенсації цих витрат.

Звільнення від оподаткування витрат на проїзд і пальне у відрядженні передбачає наявність підтвердних розрахункових документів (підпункт «а» пп. 170.9.1 Податкового кодексу України, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text). На АЗС покупцю повинні видати фіскальний касовий чек РРО/ПРРО встановленої форми (ст. 3 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг», https://zakon.rada.gov.ua/go/265/95-%D0%B2%D1%80). Термінальний сліп, квитанція без фіскальних реквізитів або службовий чек не підтверджують витрати на пальне як належний розрахунковий документ.

Якщо підприємство компенсує витрати без такого документа, виплату відносять до додаткового блага працівника на підставі підпункту «г» пп. 164.2.17 ПКУ.

Для розрахунку ПДФО застосовують натуральний коефіцієнт відповідно до п. 164.5 ПКУ, оскільки контролюючі органи розглядають покриття витрат працівника як негрошовий дохід або суму, нараховану «до виплати». Коефіцієнт становить 100 / (100 − 18) = 1,219512. База оподаткування ПДФО дорівнює сумі компенсації × 1,219512, а ПДФО — отриманій базі × 18%. Для прямої грошової допомоги чи компенсації податківці іноді допускають розрахунок без коефіцієнта, проте його застосування є найбільш фіскально безпечним підходом.

Військовий збір розраховують із номінальної суми компенсації без натурального коефіцієнта: сума компенсації × 5%. ЄСВ не нараховують, оскільки компенсація витрат без підтвердних документів як додаткове благо не належить до фонду оплати праці.

Податковий кредит із ПДВ відсутній через відсутність зареєстрованої податкової накладної або фіскального чека на суму до 240 грн з ПДВ (підпункт «б» пп. 201.11 ПКУ). У Додатку 4ДФ Податкового розрахунку нарахований дохід, ПДФО та військовий збір відображають з ознакою доходу «126».

Для оформлення виплати водій подає заяву або доповідну записку керівнику з проханням компенсувати витрати та пояснює причину отримання лише нефіскального чека. Керівник видає наказ про виплату компенсації як додаткового блага з утриманням податків. Пальне за нефіскальним чеком на субрахунок 203 не оприбутковують, а компенсацію через субрахунок 372 не проводять.

Нарахування додаткового блага — Дт 949 – Кт 663

Утримання ПДФО — Дт 663 – Кт 641/ПДФО

Утримання військового збору — Дт 663 – Кт 642/ВЗ

Виплата коштів працівникові — Дт 663 – Кт 311 (301)

Раді допомогти, звертайтесь ще!