Коригування видаткової накладної через втрату товару під час доставки

Видаткову накладну доцільно анулювати та оформити нову на фактично відвантажені 15 одиниць датою 22.09.2026, а між сторонами оформити акт розбіжностей/акт приймання за кількістю та письмову домовленість, що робити з переплатою за 1 знищену одиницю (повернення коштів або досилання товару пізніше).

Обґрунтування

1. Чому видаткову треба виправити і як саме. Первинний документ має відповідати фактичній госпоперації за складом і обсягом, інакше податкова може не визнати операцію реальною. Закон вимагає, щоб первинний документ дозволяв ідентифікувати зміст і обсяг операції, а формальні помилки не мають спотворювати суть операції (ст. 9 Закону про бухоблік). У вас фактично передано 15 одиниць, тому варіант дій:

   • анулюєте «стару» ВН на 16 одиниць внутрішньою позначкою «анульовано» (наказ керівника/службова записка як підстава);
   • оформлюєте нову ВН на 15 одиниць товару датою 22.09.2026, з правильними кількістю та сумою;
   • у себе в обліку сторнуєте записи за старою ВН і відображаєте за новою.

2. Дата коригування. Господарська операція (відвантаження товару перевізнику) відбулася 22.09.2026, тому нова видаткова накладна має цю ж дату, щоб правильно відображати момент передачі товару. Саме «виправлення» оформлюєте датою, коли виявлена розбіжність (дата акта від покупця), але в самому виправленому документі лишається первісна дата операції. За відсутності можливості заміни документа дозволено коректурний спосіб виправлення: закреслення помилкових даних, запис правильних, позначка «виправлено», дата виправлення та підписи відповідальних осіб (п. 2.3 Положення №88).

3. Які документи між продавцем і покупцем. Щоб у двох сторін був однаковий обсяг зобов’язань і не виникало претензій:

   • акт розбіжностей / акт про недопоставку (акт приймання за кількістю), де покупець фіксує, що фактично отримав 15 з 16 одиниць; документ підписують обидві сторони;
   • лист/заява покупця про врегулювання оплачених коштів за 1 одиницю: або повернути кошти, або зарахувати їх у рахунок майбутньої поставки (чи дослати товар);
   • за потреби — додаткова угода до договору або двосторонній лист-узгодження, де фіксуєте: зміну кількості фактично поставленого товару, рішення щодо переплати, строк та спосіб компенсації.

4. Коли підписувати ці документи. Акт розбіжностей і лист-узгодження/додаткова угода датуються днем, коли покупець виявив і зафіксував факт недопоставки (отримання 15 одиниць) і сторони погодили порядок дій. На їх підставі ви оформлюєте/виправляєте видаткову накладну та, за потреби, проводите повернення коштів чи оформлюєте наступну поставку.

Коректно оформлені акт та нова видаткова накладна на 15 одиниць зафіксують реальний обсяг поставки й убезпечать обидві сторони від претензій.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?