Організація заходу для ветеранів: документи та звітність благодійника

1. Щодо документального оформлення заходу

Рекомендуємо оформити такий пакет документів:

а) Наказ (розпорядження) керівника БФ про проведення заходу для ветеранів.

У наказі зазначаються мета заходу (наприклад, підтримка та соціальна адаптація ветеранів відповідно до Ваших статутних цілей), дата, час і місце проведення, відповідальні особи за організацію та видачу дарунків, орієнтовна кількість учасників.
б) Програма (регламент) проведення заходу:

Перелік запланованих заходів - вітальна частина, вручення подарунків, неформальне спілкування тощо

в) Кошторис витрат на захід, у якому розписуюєте всі витрати на цей захід (оренда приміщення (за наявності), витрати на придбання та вручення подарунків учасникам, витрати технічне оснащення залу (освітлення, інтернет), тощо). Складає керівник проекту, затверджується керівник БФ.

г) Звіт про проведення заходу.

Складає відповідальна особа після завершення заходу, фіксує фактичне виконання програми та фактичні витрати.

2. Щодо списання витрат

Передача матеріальних цінностей (постільної білизни, рушників) бенефіціарам (ветеранам) має бути підтверджена документально. Для цього складається Відомість видачі подарунків (довільної форми). Або з кожним ветераном окремо можете офомити акт приймання-передачі. Ці документи мають підтверджувати персоніфікацію осіб, які отримали подарунки, та вартість такого подарунку.

При цьому можна скористатися Порядком бухгалтерського обліку гуманітарної допомоги № 298 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0915-99#Text):

" Розподіл отримувачами гуманітарної допомоги,... набувачам гуманітарної допомоги (фізичним особам) підтверджується документом, який має такі реквізити:
місце і дата складання;
найменування отримувача гуманітарної допомоги, код за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України... номер платника податків, який присвоюється контролюючим органом), реєстраційний номер у Єдиному реєстрі отримувачів гуманітарної допомоги;
загальна вартість активів або сума грошових коштів, яка розподіляється набувачам гуманітарної допомоги (фізичним особам);
прізвище, ім’я, по батькові, посада, підпис особи, яка відповідальна за розподіл гуманітарної допомоги;
прізвище, ім’я, по батькові, підпис набувача гуманітарної допомоги (фізичної особи)."

Тобто, Відомості (акти передачі) мають містити інформацію, достатню для Вас для заповнення даних ф. № 4ДФ щодо виданої балгодійної допомоги.

Далі на підставі Відомостей роздачі та актів приймання-передачі складаєте Акт про списання матеріальних цінностей (довільна форма), який складає комісія з працівників БФ, та затверджує керівник БФ

3. Бухгалтерський облік:

Дт 209 Кт 631 - придбали комплекти білизни, рушники, тощо

Дт 949 Кт 209 - списали передані комплекти ветеранам

Дт 949 Кт 631 - списали різні послуги третіх осіб, які використовували під цей захід - оренда, якщо вона оплачувалась, освітлення, прибирання, приклашання, спікери, тощо

Дт 484 Кт 718 - списали на доходи фінансування в розмірі витрат на рах. 949.

4. Щодо безкоштовного надання приміщення

Якщо приміщення надане на 2 години безкоштовно, то фактично Ви отримали послугу як благодійну допомогу. За наявності договору та акту про безоплатне надання в користування приміщенням на 2 години від власника цього приміщення, проводите в обілку:

Дт 949 Кт 484 - отримали безоплатно послуги/оренду за звичайною ціною такої оренди

Дт 484 Кт 718 - списали на доходи таку благодійну допомогу

5. Щодо публічної звітності про витрачені кошти:

Закон про благодійну діяльність № 5073 в ст. 17 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/5073-17#n122) визначає наступне:

"Стаття 17. Звітність благодійних організацій

1. Благодійні організації складають та подають фінансову, статистичну та іншу обов’язкову звітність у порядку, встановленому законом.

2. Установчі документи благодійних організацій або правочини між благодійними організаціями та благодійниками можуть визначати порядок складення та надання спеціальних звітів для окремих благодійників або їх правонаступників про використання наданих ними активів.

3. Інформація про структуру та розмір доходів і витрат благодійних організацій, а також умови використання їх активів для благодійної діяльності не є конфіденційною інформацією або комерційною таємницею.

Звітність благодійних організацій може містити інформацію про особу благодійників або бенефіціарів за умови згоди благодійників, бенефіціарів або їх правонаступників чи законних представників, якщо інше не визначено законом."

Отже, БФ може розмістити звіт про проведений захід для ветеранів на своєму сайті в узагальненій інформації без розголошення персональних даних (в т.ч. фото) благодійників та бенефіціарів без їх згоди.

Зібрані та витрачені кошти на цей захід увійдуть до загальних даних доходів та витрат БФ при поданні річного Звіту про використання доходів (прибутків) неприбуткової організації.

Раді допомогти, звертайтесь ще!