Компенсація відпускних: як правильно відобразити у звітності

Дії з датами й наказом ви плануєте правильно: дата припинення трудового договору — 30.09.2026, дата наказу та виплат — 12.10.2026, зарплату за вересень і компенсацію за невикористану відпустку нараховуєте й виплачуєте після отримання свідоцтва.

Обґрунтування

1. До якого місяця віднести компенсацію за невикористану відпустку.
   Датою припинення трудового договору у разі смерті є дата смерті працівника, незалежно від дати наказу чи фактичного розрахунку за документами роботодавця, тобто 30.09.2026 у вашій ситуації (ст. 36 Кодексу законів про працю України, лист Мінсоцполітики №284/06/186-10).
   За змістом норм про остаточний розрахунок та компенсацію відпустки у разі смерті, сама компенсація належить до доходу за період, що закінчується днем смерті, але бухгалтерське нарахування відбувається в місяці, коли ви фактично її нараховуєте. Тобто в обліку і для ПДФО/військового збору ви відносите компенсацію до жовтня (12.10 — дата нарахування), а дата припинення трудових відносин усе одно залишається вереснева.

2. У якому місяці показати компенсацію у Податковому розрахунку.
   Суми, які нараховані та виплачені після смерті працівника (зарплата до дати смерті та компенсація за невикористану відпустку), показують у тому місяці, в якому вони фактично нараховані та виплачені родичам. Тобто у вашому випадку:
   • у додатку 4ДФ — у звіті за жовтень 2026 року, з ознакою доходу «101» та РНОКПП померлого працівника, незалежно від того, що отримувачем є дружина (позиція ДПС у ЗІР, категорія 103.25);
   • у додатку Д1 — якщо ви дотримуєтеся позиції податкової щодо нарахування ЄСВ на такі виплати, показуєте компенсацію в жовтневому Д1 з ІПН працівника та відміткою про нарахування за минулий період (через тип нарахування 1 і вказівку місяця вересень як місяця, за який дохід відноситься, аналогічно консультаціям ДПС у категорії 201.04.01 ЗІР). Якщо приймаєте рішення не нараховувати ЄСВ на компенсацію за невикористану відпустку померлого, тоді в Д1 компенсацію не показуєте взагалі, а лише у 4ДФ.

У вашій ситуації ключове: дата звільнення — вересень, але компенсація і її відображення в звітності йдуть у жовтні, як у місяці фактичного нарахування та виплати.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?