Ліквідація бухгалтерських документів: самостійно чи з експертами

Представника архіву чи сторонньої організації включати до експертної комісії підприємства не обов’язково, але підготовлені описи справ та акт про вилучення документів для знищення потрібно подати на схвалення/погодження до відповідної архівної установи. Після завершення цієї процедури документи можна знищити самостійно шляхом невідновлюваного подрібнення або спалювання, без передачі заготівельнику вторинної сировини.

Постійну експертну комісію (ЕК) створюють наказом керівника підприємства. Підприємства приватної форми власності самостійно формують її склад, а представників державних чи міських архівних установ можуть залучати за їхньою згодою. Якщо на підприємстві працюють лише дві особи, до ЕК можна включити обох: наприклад, директора призначити головою, а бухгалтера — секретарем/членом комісії (п. 2 глави 1 розділу V Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 №1000/5, https://zakon.rada.gov.ua/go/z0736-15).

Участь архівної установи потрібна на етапі схвалення документів. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (НАФ), разом з описами справ з кадрових питань (особового складу) та тривалого зберігання подають до експертно-перевірної комісії (ЕПК) державної архівної установи або ЕК архівного відділу міської (районної) ради, у зоні комплектування якої зареєстроване підприємство. Знищувати документи до проходження цієї процедури не можна (п. 4–5 глави 3 розділу V Правил №1000/5).

Оскільки до акта включають первинну бухгалтерську документацію, до нього додають довідку, підписану керівником та головним бухгалтером. У ній підтверджують, що на дату засідання комісії перевірки не проводяться, мінімальний строк зберігання документів сплив, відсутні судові спори, кримінальні провадження та документи, необхідні для відшкодування шкоди від збройної агресії РФ. Також зазначають відсутність документів за ст. 39 і 39-2 Податкового кодексу України — щодо трансфертного ціноутворення та контрольованих іноземних компаній, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text (п. 5 глави 3 розділу V Правил №1000/5).

Після схвалення акта архівною установою його затверджує керівник підприємства. Лише після цього можна знищувати відібрані документи (п. 6 глави 3 розділу V Правил №1000/5).

Для фізичного знищення передбачено передачу документів заготівельникам вторинної сировини або їх самостійне знищення. При передачі оформлюють накладну із зазначенням ваги документів, а її реквізити та дату передачі вносять до акта (п. 7 глави 3 розділу V Правил №1000/5). При самостійному знищенні застосовують невідновлюване подрібнення, спалювання чи інший спосіб (п. 8 глави 3 розділу V Правил №1000/5).

Формулювання про «100 справ» стосується знищення невеликих обсягів документів; у практиці діловодства та споріднених правилах воно використовувалося як «до 100 справ» або «незначний обсяг документів». Воно не означає, що самостійне знищення дозволене лише за наявності рівно 100 справ, а 99 чи 101 справу обов’язково потрібно передавати заготівельнику. Це правило застосовується до незначних обсягів макулатури, для яких недоцільно наймати транспорт, а також до документів із конфіденційною інформацією або персональними даними. Підприємство може самостійно знищити їх офісним шредером до невідновлюваного стану або спалити.

При самостійному знищенні накладну на передачу макулатури не оформлюють. Натомість наприкінці акта про вилучення для знищення роблять запис про спосіб знищення, зазначають дату та підписи членів ЕК (п. 8 глави 3 розділу V Правил №1000/5). Наприклад: «Справи з №1 по №___ знищено шляхом невідновлюваного подрібнення. Члени ЕК: (підпис, власне ім’я, прізвище) — дата».

Із документів за 2000–2010 роки знищенню підлягає виключно первинна бухгалтерська документація, строк зберігання якої закінчився: банківські виписки, платіжні доручення, накладні, договори тощо. Документи з нарахування заробітної плати — розрахунково-платіжні відомості, особові рахунки працівників — та накази з особового складу за ці роки знищувати заборонено, оскільки строк їх зберігання становить 75 років. Їх включають до окремого опису справ з кадрових питань (особового складу), погоджують його з архівом та продовжують зберігати на підприємстві.

Раді допомогти, звертайтесь ще!