Компенсація витрат на авіаквитки при відрядженні: нюанси та питання

Компенсувати витрати можна, у тому числі до виїзду, але для цілей оподаткування орієнтуйтеся на суму квитка в іноземній валюті, перераховану за курсом НБУ на дату затвердження звіту, а компенсація в межах цієї суми не створює додаткового блага; сума понад такий розрахунок матиме ризик оподаткування як дохід працівника.

Обґрунтування

1. Чи можна компенсувати витрати і до, і після відрядження. Витрати працівника на проїзд до місця відрядження і назад, якщо вони документально підтверджені і пов’язані з відрядженням, не включаються до його оподатковуваного доходу за умови дотримання вимог підпункту «а» підпункту 170.9.1 пункту 170.9 Податкового кодексу України. Дата фактичної компенсації (до виїзду чи після повернення) значення для оподаткування не має, ключове — наявність наказу про відрядження та підтвердних документів.

2. Яка сума вважається витратами на відрядження. Не є доходом працівника сума відшкодованих витрат на проїзд за наявності документів, що засвідчують вартість таких витрат у валюті (квиток, рахунок, інвойс) і підтверджують зв’язок поїздки з господарською діяльністю роботодавця згідно з підпунктом «а» підпункту 170.9.1 пункту 170.9 ПКУ. Якщо оплата відбувалася платіжною карткою, працівник додатково має надати виписку або відомості з рахунку, як це передбачено підпунктом 170.9.2 пункту 170.9 ПКУ.

3. За яким курсом визначати неоподатковувані витрати. Для закордонних відряджень базою для визнання витрат є сума в іноземній валюті за підтвердними документами, перерахована в гривню за валютним курсом НБУ на дату визнання витрат (зазвичай це дата затвердження авансового звіту), що випливає з пункту 5 НП(С)БО 21. Фактично списана з картки сума у гривнях за комерційним курсом банку може відрізнятися від цієї розрахованої суми.

4. Чи можна компенсувати повну суму списання з картки і ризики додаткового блага. Якщо підприємство компенсує працівнику суму, що дорівнює гривневому еквіваленту витрат, перерахованому за курсом НБУ на дату визнання витрат, така компенсація вважається витратами на відрядження і не є об’єктом оподаткування згідно з підпунктом «а» підпункту 170.9.1 пункту 170.9 ПКУ. Сума перевищення над цією розрахованою величиною, якщо її компенсувати як «банківську різницю» по особистій картці працівника, не входить до переліку неоподатковуваних витрат на відрядження і може розглядатися як оподатковуваний дохід працівника (додаткове благо) з нарахуванням ПДФО та військового збору.

5. Практичний порядок компенсації. Алгоритм дій такий: 1) працівник надає квиток (рахунок) у валюті і виписку з карткового рахунку; 2) підприємство визначає суму витрат у гривнях за курсом НБУ на дату затвердження звіту; 3) компенсує працівнику цю суму як витрати на відрядження без оподаткування; 4) питання компенсації різниці між сумою за курсом НБУ та фактичним списанням з особистої картки оцінюється з урахуванням ризику оподаткування як додаткового блага за правилами пункту 170.9 ПКУ.

Для безпечної компенсації орієнтуйтеся на суму авіаквитка в іноземній валюті, перераховану за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту, і саме її відшкодовуйте як неоподатковувані витрати на відрядження.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?