Оформлення договору оренди: задні акти чи один акт

Оформити нарахування та виплату орендної плати можна у жовтні 2026 року одним актом за весь попередній період, погодивши відповідний порядок із фізособою додатковою угодою до договору. Складання помісячних актів задніми числами спричинить прострочення сплати податків і потребу виправляти звітність.

Якщо оформити нарахування орендної плати за квітень–серпень, строки перерахування ПДФО та військового збору вже будуть порушені. За пп. 168.1.5 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text податки з нарахованого, але не виплаченого доходу сплачуються протягом 30 календарних днів, наступних за останнім днем місяця нарахування. Наприклад, за квітень податки потрібно було сплатити до 30 травня. Прострочення призводить до штрафів за ст. 125-1 ПКУ та пені за ст. 129 ПКУ.

Нарахування за квітень, травень і червень також мали бути відображені у додатку 4ДФ до Податкового розрахунку за II квартал 2026 року. Подання уточнюючого розрахунку за минулий квартал тягне штраф 1 020 грн за недостовірні дані або помилки у звітності відповідно до п. 119.1 ПКУ. Крім того, віднесення орендних витрат до II та III кварталів вимагатиме виправлення фінансової звітності та декларації з податку на прибуток, якщо ТОВ є його платником.

Якщо договір передбачає щомісячні акти та оплату, укладіть додаткову угоду поточною датою, погодивши оформлення оренди за квітень–вересень або квітень–жовтень 2026 року одним актом у жовтні та встановивши конкретний строк розрахунку в цьому місяці.

Акт або інший первинний документ-розрахунок оформіть жовтневою датою. У ньому зазначте період користування майном: із 01.04.2026 по 30.09.2026 або до дати підписання акта у жовтні. За такого оформлення витрати, зобов’язання та дохід фізособи нараховуються у жовтні 2026 року.

ТОВ як орендар є податковим агентом фізособи за пп. 170.1.2 ПКУ. Із нарахованої орендної плати утримуються ПДФО за ставкою 18% відповідно до п. 167.1 ПКУ та військовий збір за ставкою 5% відповідно до п. 16-1 підрозділу 10 розділу XX ПКУ. ЄСВ не нараховується, оскільки договір найму майна не є договором виконання робіт або надання послуг (ст. 7 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 №2464-VI https://zakon.rada.gov.ua/go/2464-17).

Для нерухомості договірна орендна плата не може бути меншою за мінімальну суму місячного орендного платежу, встановлену місцевою радою за місцезнаходженням об’єкта (пп. 170.1.2 ПКУ). ПДФО та військовий збір перераховуються платіжними інструкціями одночасно з виплатою орендної плати — у день переказу коштів фізособі (пп. 168.1.2 ПКУ).

Наприклад, якщо загальна нарахована орендна плата становить 60 000 грн, ПДФО дорівнює 60 000 × 18% = 10 800 грн, військовий збір — 60 000 × 5% = 3 000 грн. Фізособі виплачується 60 000 − 10 800 − 3 000 = 46 200 грн.

Податки з оренди рухомого майна або нерухомості, крім землі, сплачуються за основним податковим місцезнаходженням орендаря — юридичної особи (пп. 168.4.4 ПКУ та ч. 2 ст. 64 Бюджетного кодексу України). Для оренди земельних ділянок або паїв ПДФО перераховується за місцезнаходженням ділянки.

Нарахування та виплату відображають у додатку 4ДФ за жовтень 2026 року у складі Податкового розрахунку за IV квартал 2026 року. У графах 3а та 3 зазначається повна сума нарахованого і виплаченого доходу до утримання податків; у графах 4а та 4 — нарахований і перерахований ПДФО за ставкою 18%; у графах 5а та 5 — нарахований і перерахований військовий збір за ставкою 5%. У графі 6 проставляється ознака доходу «196», а при оренді земельної ділянки чи паю — «106».

Якщо повідомлення за формою №20-ОПП про орендований об’єкт не подали протягом 10 робочих днів після укладення договору у квітні, його потрібно подати зараз, зазначивши стан об’єкта — оренда.

Раді допомогти, звертайтесь ще!