Суміщення посад: кадрові вимоги для ліцензування ТОВ

Покласти додаткові функції на директора та бухгалтера можна лише з урахуванням ліцензійних вимог НКЦПФР щодо кваліфікації, сертифікації, незалежності контролю та основного місця роботи фахівців. Трудове оформлення залежить від наявності окремих посад у штатному розписі та часу виконання додаткової роботи.

Відповідальний працівник за проведення фінансового моніторингу призначається на рівні керівного складу. Якщо окремого штатного підрозділу немає, керівник може покласти ці обов’язки на себе або іншу посадову особу за умови належного навчання та бездоганної ділової репутації (Закон України №361-IX «Про запобігання та протидію легалізації (відмиванню) доходів, одержаних злочинним шляхом, фінансуванню тероризму та фінансуванню розповсюдження зброї масового знищення», https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/361-20).

Поєднання функцій директора та комплаєнс-менеджера може створювати прямий конфлікт інтересів: директор контролюватиме власні управлінські рішення. Тому необхідно перевірити ліцензійні умови саме для обраного виду діяльності. Якщо вони вимагають функціональної незалежності особи або підрозділу з комплаєнсу, покладати ці функції на директора заборонено.

Якщо окрему посаду відповідального за фінмоніторинг не вводять до штатного розпису, обов’язки покладають на директора наказом і закріплюють у його посадовій інструкції або Положенні про фінансовий моніторинг. Суміщення чи сумісництво в цьому випадку не оформлюють. Також затверджують Положення про здійснення фінмоніторингу з визначенням обов’язків відповідальної особи та повідомляють орган фінансового моніторингу / НКЦПФР у передбаченому законодавством порядку.

Якщо додаткова посада передбачена штатним розписом і є вакантною, виконання її обов’язків у межах основного робочого часу оформлюють як суміщення посад за ст. 105 Кодексу законів про працю України, https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08. У наказі визначають обсяг додаткової роботи та обов’язкову доплату, розмір якої встановлюють відповідно до колективного договору або положення про оплату праці. Новий трудовий договір не укладають, повідомлення до ДПС не подають і запису до трудової книжки не вносять.

Внутрішнє сумісництво передбачає окремий трудовий договір, виконання роботи у вільний від основної роботи час та окремий облік цього часу в табелі (ст. 102-1 КЗпП). Для директора цей варіант ускладнюється необхідністю розмежувати час управління підприємством і здійснення внутрішнього контролю.

Для виконання функцій фахівця з інвестиційного консультування бухгалтер повинен мати відповідний чинний кваліфікаційний сертифікат НКЦПФР на право провадження відповідного виду професійної діяльності. Ліцензійні умови, як правило, вимагають наявності сертифікованих фахівців за основним місцем роботи. Якщо така вимога встановлена, оформлення фахівця за зовнішнім або внутрішнім сумісництвом не забезпечить її виконання.

Якщо посада фахівця має бути основною, працівника переводять на основну посаду фахівця з інвестиційного консультування. Обов’язки бухгалтера можна оформити як суміщення з доплатою, якщо ця посада залишається у штатному розписі, або як внутрішнє сумісництво у вільний від основної роботи час (ст. 105 та 102-1 КЗпП).

Інший варіант, залежно від конкретних ліцензійних умов, — залишити працівника бухгалтером і доручити йому суміщення посади фахівця з інвестиційного консультування. Для цього посаду фахівця вводять до штатного розпису як вакантну, отримують письмову згоду або заяву бухгалтера та видають наказ про суміщення із зазначенням обов’язків і конкретної доплати — у відсотках або фіксованій сумі (ст. 105 КЗпП). Повідомлення про прийняття до ДПС не подають, у Додатку 5 єдиної звітності суміщення не відображають.

Простого доповнення посадової інструкції бухгалтера функціями інвестиційного консультування без окремої посади недостатньо для НКЦПФР, оскільки структура та штат повинні відповідати кваліфікаційним вимогам ліцензійних умов. Після внесення змін до штатного розпису отримують заяву працівника про згоду на переведення або суміщення, видають відповідний наказ, а при суміщенні встановлюють обов’язкову доплату. Працівника ознайомлюють під підпис із посадовою інструкцією фахівця та кваліфікаційними правилами ліцензіата.

Додатково: Наказ про призначення відповідальної особи за проведення фінансового моніторингу
https://7eminar.ua/news/1159-finmonitoring-dlya-buxgaltera-auditora-ta-podatkovogo-konsultanta

Раді допомогти, звертайтесь ще!