Зарплата в доларах: як правильно оформити трудовий договір

Можна встановлювати оклад у доларах США в трудовому договорі з виплатою у гривні, але всі фактичні розрахунки і виплати мають здійснюватися виключно в гривні, у тому числі з урахуванням визначеного сторонами курсу перерахунку, при цьому в штатному розписі оклад слід фіксувати в гривнях, а прив’язку до валюти та механізм перерахунку — прописувати в договорі та/або положенні про оплату праці; для цілей ПДФО і військового збору оподатковується гривнева сума, перерахована за погодженими правилами.

Обґрунтування

1. Оклад у валюті в трудовому договорі допустимий, але виплата лише в гривні. Сторони можуть визначити розмір заробітної плати в іноземній валюті, що відповідає нормам про можливість визначення грошового зобов’язання в валютному еквіваленті за цивільним законодавством (ст. 192, 533 ЦКУ). Водночас виплата заробітної плати на території України допускається лише в національній валюті, що прямо встановлено ст. 23 Закону №108/95-ВР. Тому у трудовому договорі можна вказати «оклад 2000 дол. США, виплата в гривні за визначеним курсом».

2. Можна закріпити доларовий еквівалент з перерахунком за погодженим курсом і датою. За загальним правилом, якщо у зобов’язанні визначено грошовий еквівалент в іноземній валюті, сума, що підлягає сплаті в гривнях, визначається за офіційним курсом відповідної валюти на день платежу, якщо інший порядок не встановлений договором або законом (ст. 533 ЦКУ). Тому ви можете:
   • визначити в договорі/положенні курс НБУ на день нарахування;
   • або курс НБУ на останній день місяця;
   • або курс конкретного банку на визначену дату.
   Головне — чітко описати механізм у трудовому/колективному договорі чи положенні про оплату праці.

3. Як показувати оклад у штатному розписі при валютному еквіваленті. Практика виходить з того, що в штатному розписі посадовий оклад обов’язково зазначається в гривнях, а «валютність» може бути відображена в примітках. У наданих роз’ясненнях прямо зазначено, що оклад у валюті допустимо прив’язувати в трудовому договорі, але в штатному розписі роботодавці, як правило, затверджують оклад у гривні в еквіваленті за курсом на дату затвердження, а в примітках фіксують, що фактична сума для виплати підлягає щомісячному перерахунку. За такого підходу немає потреби кожного місяця змінювати штатний розпис лише через зміну курсу.

4. Рекомендований порядок документального оформлення і оподаткування.

   1. З погляду стабільності та трудових ризиків зручні дві моделі:
      • фіксований гривневий оклад у штатному розписі, а в трудовому договорі/положенні — зазначення, що розмір окладу відповідає певній валютній сумі, з механізмом доплат/премій при зміні курсу;
      • або «валютний еквівалент» окладу (наприклад, 2000 дол. США), з виплатою в гривні за курсом, визначеним у договорі, із захисною умовою, щоб гривневий дохід не зменшувався при падінні курсу (через доплату або премію).
   2. Для оподаткування база ПДФО і військового збору визначається у гривні як нарахована заробітна плата. Якщо дохід виражено у валютному еквіваленті, він підлягає перерахунку у гривні за валютним курсом, що діє на момент, обраний для нарахування згідно з договором, з урахуванням правила перерахунку валютних доходів у гривню при нарахуванні (п. 164.4 ст. 164 ПКУ). Саме ця гривнева сума є базою для утримання ПДФО та військового збору.

За вашої ситуації оптимально: у трудових договорах і положенні чітко прописати валютний еквівалент окладу, курс і дату перерахунку, а в штатному розписі фіксувати оклади в гривнях з приміткою про валютну прив’язку.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?