Оплата медоглядів працівників: як оформити та простіше зробити

Оплачувати медогляди може саме підприємство за всіх працівників за договором із медзакладом, але обов’язково й без податкових наслідків це стосується лише тих категорій, для яких медогляд є обов’язковим; компенсація працівникам за «добровільні» медогляди створює оподатковуване додаткове благо, тому простіше і правильно організувати медогляд за рахунок підприємства напряму і чітко розділити обов’язкові й необов’язкові огляди.

Обґрунтування

1. Кому медогляд є обов’язковим і за чий рахунок. Роботодавець зобов’язаний за свої кошти організувати попередні, періодичні та, за потреби, позачергові медогляди лише для працівників з визначених категорій: зайнятих на важких, шкідливих чи небезпечних роботах, на роботах з професійним добором, працівників до 21 року та тих, хто має змінний режим із роботою в нічний час, і ці медогляди проводяться саме коштом роботодавця, а не як компенсація витрат працівника за його ініціативою відповідно до ст. 169 КЗпП та наказу МОЗ від 08.09.2025 №1393. Для інших посад (наприклад, бухгалтера чи директора без шкідливих факторів і нічних змін) трудовий ОМО законом не вимагається, тому медогляд для них буде добровільним або профілактичним.

2. Чи можна оплатити медогляд усім і як це робити технічно. Підприємство може укласти один договір із закладом охорони здоров’я і за своїм рішенням оплатити медогляди як обов’язковим категоріям, так і іншим працівникам, тобто дозволено сплатити рахунок медзакладу безпосередньо з рахунку підприємства, без жодних «післяоплат» чи відшкодувань працівникам. Саме такий варіант є найпростішим організаційно: один договір, один рахунок, акт виконаних послуг, внутрішній наказ про відповідальну особу за організацію ОМО, направлення на огляд (для попередніх) та поіменні списки для періодичних оглядів за формами Порядку №1393.

3. Чи потрібно відшкодовувати витрати працівникам і в чому ризик. Якщо спочатку працівник сам заплатить за медогляд, а роботодавець потім компенсує йому вартість необов’язкового огляду (для посади, якій медогляд не вимагається законом), така компенсація буде розцінена як додаткове благо працівника, що підлягає оподаткуванню ПДФО та військовим збором, оскільки звільнення від оподаткування за пп. 165.1.19 ПКУ стосується саме витрат роботодавця на лікування та медобслуговування (обов’язкові огляди), а не довільно ініційованих медоглядів. Натомість, коли підприємство одразу оплачує медогляд медзакладу за договором, без грошового потоку через працівника, немає компенсації фізособі, а для обов’язкових оглядів немає й оподатковуваного доходу.

4. Як оформити «по-мінімуму», щоб було правильно. Для обов’язкових трудових медоглядів роботодавець має: 1) визначити, кого реально віднести до 4 категорій за Порядком №1393, 2) до 1 грудня подати до Держпраці Перелік категорій працівників за встановленою формою й погодити його, 3) на підставі погодженого Переліку скласти поіменний список працівників для періодичних оглядів, 4) укласти договір із ЗОЗ, видати наказ про призначення відповідальної особи за організацію ОМО та оформити направлення/графік оглядів. Для працівників, для яких медогляд не обов’язковий, ви можете або включити їх у договір і рахунок як окремий блок послуг, або організувати окремим договором, але в обох випадках оплату доцільно здійснювати безпосередньо підприємством медзакладу.

Раціональний і простий варіант для вас — організувати й оплатити від імені підприємства обов’язкові медогляди лише для передбачених законом категорій, а розширення списку на інших працівників робити свідомо, розуміючи, що це вже добровільна соціальна виплата з податковими наслідками.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?