Директор на лікарняному: як підписати документи без ЕЦП

Директор може особисто дистанційно підписати документи під час лікарняного, оскільки його повноваження як керівника зберігаються, але така дія створює ризик щодо оплати лікарняного. Передавати КЕП директора бухгалтеру або іншій особі не можна. Найбезпечніший варіант — терміново оформити КЕП іншій уповноваженій особі та делегувати їй право підпису через ДПС.

Перебування директора на лікарняному не припиняє його повноважень як виконавчого органу юридичної особи, а відомості про нього в ЄДР залишаються чинними. Це випливає із загальних положень ст. 97 та ст. 99 Цивільного кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/435-15#n3863. Тому документи, які директор підписав особисто під час хвороби, не втрачають юридичної сили лише через сам факт відкритого лікарняного.

Водночас за Законом України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» №1105-XIV https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1105-14#n1365 допомога по тимчасовій непрацездатності компенсує втрачений заробіток за період, коли працівник не може виконувати роботу. Якщо буде встановлено, що директор у період лікарняного фактично працював, зокрема підписував податкові накладні, звітність або платіжні документи, ПФУ може поставити питання про відмову в оплаті лікарняного за такі дні або про повернення виплачених коштів через порушення режиму лікування.

Передавати файл ключа та пароль директора іншій особі заборонено. За Законом України «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги» №2155-VIII https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#Text користувач зобов’язаний забезпечувати конфіденційність особистого ключа та не допускати доступу до нього інших осіб. Передача КЕП бухгалтеру фактично є компрометацією ключа.

Щодо податкових накладних, які були відправлені 01.10.2026: якщо директор підписав їх особисто дистанційно, наприклад через власний ноутбук або телефон, з точки зору податкового законодавства такі ПН є легітимними. Якщо ж ключ директора фактично використала інша особа, це є порушенням правил використання КЕП. Проте якщо ПН зареєстровані і отримано квитанцію про прийняття, система ДПС їх прийняла як підписані чинним КЕП керівника. Для зменшення ризику щодо лікарняного за 01.10 цей день можна відобразити в табелі як відпрацьований із нарахуванням зарплати, а оплату лікарняного починати з 02.10.2026.

На період з 02.10 по 09.10.2026 потрібно оформити іншу уповноважену особу. Така особа, наприклад бухгалтер або інший працівник, має отримати власний КЕП як посадова особа юрособи або особистий підпис фізособи через кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг. Це можна зробити оперативно через АЦСК ДПС, ПриватБанк, «Вчасно» або іншого надавача.

Якщо статут дозволяє директору призначати виконувача обов’язків на час своєї відсутності, директор видає наказ про покладання обов’язків на відповідну особу. Якщо таких повноважень у директора немає, рішення про тимчасового виконувача обов’язків приймають загальні збори засновників і оформлюють протоколом. За виконання обов’язків тимчасово відсутнього керівника працівнику встановлюється доплата за ст. 105 Кодексу законів про працю України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/322-08.

Зміни до ЄДР на період короткострокового лікарняного директора вносити не потрібно.

Для підписання податкових накладних та звітності до ДПС подається електронне «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого або удосконаленого електронного підпису» за формою J1391104. У ньому зазначаються дані уповноваженої особи з відповідним типом підпису: «Підпис податкових накладних», якщо особі передається лише право підписувати ПН/РК, або «Директор», якщо їй делегується право підписувати податкову звітність.

Таке Повідомлення підписується КЕП уповноваженої особи, потім КЕП керівника, а також електронною печаткою за наявності. Після отримання квитанції про прийняття Повідомлення уповноважена особа має підписувати податкові накладні, розрахунки коригування та звітність власним КЕП.

Якщо в період лікарняного потрібно підписувати банківські документи, слід звернутися до обслуговуючого банку з наказом або протоколом про надання тимчасового права підпису виконувачу обов’язків директора. Банк має налаштувати доступ у системі «Клієнт-Банк» під КЕП уповноваженої особи. Передавати банківські токени, паролі або доступ директора іншій особі також не можна.

Раді допомогти, звертайтесь ще!