Як правильно списувати паливо при несправному спідометрі навантажувача

Списувати пальне лише за фактом заправлення не можна. Для навантажувача основним показником роботи є не пробіг за спідометром, а відпрацьований час — мотогодини або машино-години, тому пальне списується за фактично витраченим обсягом під час господарської діяльності з порівнянням із затвердженими погодинними нормами.

Заправлення бака саме по собі не є витратами підприємства. Це лише переміщення запасів: пальне переходить із місця зберігання або від постачальника до бака навантажувача, а залишок у баку залишається активом підприємства.

За ст. 9 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/996-14#Text підставою для бухгалтерського обліку є первинні документи, які фіксують факт здійснення господарської операції. Тому для списання пального потрібен документ, який підтверджує саме роботу навантажувача, а не лише його заправлення.

Якщо пальне списувати без підтвердження виконаної роботи, виникає ризик, що податкові органи розцінять його як використане не в господарській діяльності. У такому разі можливе нарахування компенсуючих податкових зобов’язань з ПДВ за пп. «г» п. 198.5 ст. 198 Податкового кодексу України https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#Text. Також може виникнути ризик визнання вартості такого пального додатковим благом працівника за пп. «а» пп. 164.2.17 ст. 164 Податкового кодексу України з оподаткуванням ПДФО за ставкою 18% із застосуванням натурального коефіцієнта 1,219512 за п. 164.5 Податкового кодексу України та військовим збором за ставкою 5% без застосування коефіцієнта.

Для навантажувача облік роботи потрібно вести в мотогодинах або машино-годинах. Якщо лічильник мотогодин справний, несправність спідометра не заважає списанню пального, оскільки орієнтуватися потрібно саме на показники мотогодин.

Якщо лічильник мотогодин відсутній або теж несправний, роботу навантажувача тимчасово можна фіксувати у фактично відпрацьованих годинах за зміну. Для цього використовують змінний рапорт, журнал обліку роботи техніки або табель. Водночас слід оформити наказ про фіксацію поломки приладу обліку і провести його ремонт або заміну.

Підприємство має затвердити внутрішню норму витрат пального для навантажувача в літрах на 1 мотогодину або 1 машино-годину. Таку норму можна встановити за технічною документацією заводу-виробника або на підставі акта контрольних замірів, проведених комісією підприємства під час виконання типових вантажних операцій.

Для щоденного або щозмінного обліку роботи можна затвердити власну форму первинного документа, наприклад «Рапорт про роботу механізму» або модифікований «Подорожній лист спецтехніки». У ньому потрібно фіксувати дату, марку та інвентарний або державний номер навантажувача, П.І.Б. оператора, відпрацьований час, характер і обсяг виконаних робіт, рух пального, а також підписи оператора і відповідальної особи.

Рух пального в такому документі можна визначати за формулою: фактична витрата = залишок у баку на початок + заправлено − залишок у баку на кінець. Нормативна витрата за зміну визначається так: відпрацьовані години × норма на 1 годину.

Наприкінці місяця на підставі щоденних рапортів складається зведений акт на списання пального. Пальне в межах норми списується залежно від напряму використання навантажувача: на виробництві, складі сировини, оптовому складі готової продукції тощо.

Проведення:

Передано пальне в бак навантажувача — Дт 203/бак – Кт 203/склад

Списано пальне в межах норми на виробничі, загальновиробничі, адміністративні або збутові потреби — Дт 23, 91, 92, 93 – Кт 203/бак

Якщо фактичні витрати перевищують нормативні, комісія має отримати пояснення оператора і з’ясувати причини перевитрати: підвищене навантаження, зношеність двигуна, погодні умови тощо. Якщо перевитрата обґрунтована господарською необхідністю, керівник може прийняти рішення про її списання на витрати. Якщо перевитрата не підтверджена господарськими причинами, її вартість відшкодовується працівником або оподатковується як додаткове благо.

Раді допомогти, звертайтесь ще!