Правильність списання пального на рахунки в бухгалтерії підприємства

Усі витрати пального «під один» на 91 рахунок з методологічної точки зору є помилковими, пальне слід списувати на ті рахунки, які відповідають меті використання авто, але виправити це можна, установивши в обліковій політиці спрощений підхід та почати коректний розподіл з поточного періоду; дозволено складати один зведений акт списання пального за місяць замість окремих актів на кожну поїздку.

Обґрунтування

1. Куди в ідеалі відносити пальне. Вартість пального належить до витрат за функціями. Для виробництва (доставка працівників/матеріалів, монтаж) її доцільно включати до виробничої собівартості на рахунок 23, для збутових цілей (виїзди менеджерів до клієнтів, доставка покупцям) – на 93, для адміністративних або загальновиробничих потреб – на 91, керуючись логікою формування собівартості за П(С)БО 9 «Запаси» щодо включення витрат, пов’язаних із придбанням і виробництвом запасів, до їх первісної вартості та собівартості продукції (П(С)БО 9).

2. Чи є критичною ситуація, коли все списували на 91. Якщо автомобіль реально використовується і в збуті, і у виробництві, і для адміністративних потреб, але об’єктивно відокремити та розподіляти пальне по напрямах складно, то облік усіх витрат пального на 91 – методологічно некоректний, але це, як правило, не спотворює сумарний фінансовий результат, а лише структуру витрат. Підприємство може визначити критерії суттєвості і в обліковій політиці прямо зафіксувати, що розподіл пального за напрямами є несуттєвим і практично неможливим, спираючись на право керівництва визначати пороги суттєвості інформації згідно з Методрекомендаціями № 635 (Наказ Мінфіну № 635). Це зменшує ризики претензій, але не скасовує того, що «ідеальний» варіант – розподіл за призначенням.

3. Як організувати розподіл пального на рахунки 23, 91, 93. Підприємство може встановити у наказі про облікову політику правило:

   • якщо рейс пов’язаний з виробництвом/монтажем – списувати пальне на 23;
   • якщо рейс пов’язаний зі збутом/доставкою клієнтам/роботою менеджерів із клієнтами – на 93;
   • якщо поїздки пов’язані із загальногосподарськими чи управлінськими цілями – на 92 або 91.
     Розподіл доцільно робити за даними подорожніх листів чи маршрутних листів, у яких зазначається мета поїздки. Такий підхід узгоджується з Інструкцією про застосування Плану рахунків, яка передбачає облік пального на субрахунку 203 і його списання у витрати залежно від напряму використання (Інструкція № 291).

4. Чи можна робити один зведений акт списання пального в кінці місяця. Законодавство не вимагає окремого акта на кожну поїздку. Допускається один зведений акт списання пального за місяць, якщо він базується на первинних документах (подорожніх листах, журналах роботи авто), а форма акта містить усі обов’язкові реквізити первинного документа за ч. 2 ст. 9 Закону про бухоблік (ст. 9 Закону № 996-XIV). У такому акті можна звести загальні обсяги пального в розрізі напрямів використання (23, 91, 93).

5. Що зробити зараз, якщо раніше все було на 91. Якщо відхилення від «ідеальної» методології не є суттєвим за сумою, підприємство може:

   • описати в новій редакції облікової політики спрощений підхід (усе пальне – на 91) із обґрунтуванням несуттєвості та неможливості точного розподілу;
   • або почати з поточного місяця розподіляти пальне за напрямами і не переглядати ретроспективно попередні періоди.
     Вибір варіанта залежить від обсягів витрат пального та оцінки суттєвості керівництвом за Методрекомендаціями № 635.

Найбільш коректним зараз буде прописати у наказі про облікову політику зрозумілий порядок розподілу і з поточного періоду списувати пальне на відповідні рахунки, використовуючи один зведений місячний акт на підставі дорожніх документів.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?