Документи для відрядження за кордон та добові витрати підприємства

Для закордонного відрядження обов’язковими є наказ про відрядження та хоча б один документ, що підтверджує фактичне перебування працівника за кордоном, приватне підприємство може встановити добові менші ніж 80 євро, а якщо облік веде директор, він може підписувати авансовий звіт як керівник і як особа, відповідальна за бухоблік, одним підписом.

Обґрунтування

1. Обов’язкові документи для закордонного відрядження. Наказ про відрядження є обов’язковим документом для підтвердження відрядження, а фактична кількість днів визначається за наказом за наявності одного чи кількох документальних доказів перебування у відрядженні, зокрема відміток прикордонної служби, проїзних документів, рахунків за проживання чи інших документів, що підтверджують фактичне перебування особи у відрядженні, згідно з пп. «а» пп. 170.9.1 Податкового кодексу України. Добові не звільняються від оподаткування, якщо немає документів, які підтверджують фактичну вартість витрат, тож для компенсації проживання, проїзду тощо потрібні первинні документи (квитки, рахунки готелю, виписки банку тощо).

2. Чи можна встановити добові менше 80 євро. Для небюджетних роботодавців граничний неоподатковуваний розмір добових за кордон становить не більше 80 євро за кожен календарний день відрядження за курсом НБУ, але це саме ліміт неоподатковуваної суми, а не обов’язковий розмір добових, що випливає з пп. «а» пп. 170.9.1 ПКУ. Підприємство може встановити будь-який розмір добових (у гривні або валюті), головне, щоб фактична сума, яка не оподатковується, не перевищувала еквівалент 80 євро на день, а сам розмір був закріплений у Положенні про відрядження або наказі.

3. Підпис авансового звіту директором замість головного бухгалтера. Власник або керівник має право самостійно вести бухоблік і несе відповідальність за його організацію, ведення та збереження документів, про що прямо сказано у статті 8 Закону України від 16.07.1999 №996-XIV. Податкову декларацію (і, за аналогією, звітність, що подається до контролюючих органів) у разі ведення обліку самим керівником підписує саме цей керівник як особа, що веде облік, відповідно до ст. 48 Податкового кодексу України. Отже, якщо в повідомленні № 1-ОПП до ДПС директор зазначений як особа, відповідальна за ведення бухобліку, він має право підписувати авансовий звіт у полі «Головний бухгалтер (особа, відповідальна за ведення бухгалтерського обліку)» своїм підписом без окремого «другого» підпису.

Коректне оформлення наказу, підтвердних документів та внутрішніх положень дозволить безпечно встановити власний розмір добових і правильно оформити підписання звітів.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?