Виплата авансу на відрядження: можливості та звітність працівника

Так, заява працівника не дає права перерахувати аванс на картку дружини, кошти мають бути видані саме підзвітній особі, а звітувати після відрядження він повинен за загальними правилами через підтвердні документи та, за певних умов, авансовий звіт.

Обґрунтування

1. Аванс видають тільки підзвітній особі. Податкові норми передбачають, що кошти на відрядження/під звіт видаються платнику податку (працівнику), який надалі підтверджує витрати первинними документами для звільнення сум від оподаткування, зокрема добових, проїзду та проживання, у межах, визначених пп. 170.9.1 ПКУ. Перерахування авансу на картку іншої фізособи (дружини) означає, що кошти формально не видані працівнику під звіт, що створює податкові ризики та не відповідає логіці розрахунків з підзвітною особою.

2. Допустимі способи видачі авансу. Для бюджетних установ спеціально встановлено, що аванс на відрядження надається у готівці або перераховується на поточний рахунок працівника, у тому числі із застосуванням платіжних карток, або на рахунок установи з використанням корпоративних карток, що випливає з постанови КМУ № 98. Аналогічний підхід застосовують і комерційні роботодавці: кошти перераховують або на особистий/зарплатний рахунок самого працівника, або забезпечують його корпоративною карткою, але не рахунками третіх осіб.

3. Як працівник звітує за аванс на відрядження. Працівник повинен підтвердити понесені витрати документами, зокрема квитками, рахунками готелів, страховими полісами, банківськими виписками щодо операцій за рахунком, до якого емітовано платіжний інструмент, та іншими документами, що підтверджують вартість витрат, як це визначено пп. 170.9.1 ПКУ. Якщо виникає оподатковуваний дохід або була використана готівка понад суму добових, працівник подає Звіт про використання коштів/електронних грошей за формою, затвердженою наказом Мінфіну № 841, до кінця місяця, наступного за місяцем завершення відрядження, згідно з пп. 170.9.3 ПКУ.

4. Повернення залишку коштів. Невикористані суми авансу працівник зобов’язаний повернути до каси або на рахунок підприємства, а надміру витрачені суми компенсує роботодавець, при цьому надміру витрачені та не повернуті в строк кошти стають оподатковуваним доходом працівника за правилами п. 170.9 ПКУ.

Коректний варіант у вашій ситуації — перерахувати аванс працівнику на його власну картку або видати готівкою/через корпоративну картку, а далі він звітує за загальними правилами.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?