Правильне оформлення компенсації пального для авто за кордоном

Схема правомірна за умови належного документального оформлення службового використання авто, компенсацію пального працівнику можна проводити через авансові звіти як витрати підприємства без додаткового блага, якщо доведено господарський характер поїздок.

Обґрунтування

1. Право компенсувати витрати працівника на пальне. Якщо службовий автомобіль використовується в господарській діяльності, витрати на пальне відносять до витрат підприємства за правилами бухобліку, і оподатковуваного доходу у працівника не виникає за умови підтвердження службового використання авто та дотримання вимог до відряджень чи підзвітних сум згідно з Податковим кодексом України. У такому разі «працівник заправив своїми коштами → підприємство компенсує» прирівнюється до придбання пального самим підприємством.

2. Документи, які треба оформити. Для доведення господарського використання авто й правомірності компенсації доцільно мати:

   • наказ про закріплення службового авто за працівником та про його використання за кордоном (мета поїздок, регіон, період);
   • наказ про відрядження або про роз’їзний/дистанційний характер роботи, якщо поїздки носять постійний характер (посилання на ст. 60-2 і ст. 121, 125 КЗпП не завадять, але базово достатньо наказу, де визначена ділова мета поїздок);
   • подорожні/маршрутні листи із зазначенням маршруту, пробігу, днів використання, зв’язку поїздок з діяльністю підприємства;
   • чеки АЗС у євро та, бажано, банківські виписки працівника, що підтверджують оплату;
   • акти списання пального за встановленими внутрішніми нормами витрат пального.

3. Порядок компенсації та відображення в обліку. Працівник діє як підзвітна особа: отримує або аванс у гривнях, або здійснює витрати власними коштами й подає авансовий звіт. Суми у валюті за документами перераховують у гривні за курсом НБУ на дату затвердження авансового звіту згідно з підходом до операцій в іноземній валюті в обліку (аналогічно застосуванню норм НП(С)БО 21 щодо відряджень, як у фрагменті про корпоративні картки). Тоді:

   • дебет відповідних рахунків витрат (наприклад, адміністративні/збутові або рах. 203 при оприбуткуванні пального) формує суму витрат у гривні за курсом НБУ;
   • кредит 372 – розрахунки з підзвітною особою;
   • виплата компенсації працівнику – Дт 372 Кт 301/311.

4. Оподаткування для працівника. За умов:

   • наявності наказів, маршрутних/подорожніх листів;
   • чеків АЗС та підтвердження, що поїздки пов’язані з господарською діяльністю;
   • дотримання правил підзвітних сум та строків подання авансових звітів,
     вартість компенсованого пального не визнається додатковим благом працівника, а є витратами підприємства, пов’язаними з його діяльністю, відповідно до підходу, за яким службове використання авто та підтвердні документи виключають оподаткування доходу працівника (пп. 170.9.1, 170.9.2, 170.9.10 Податкового кодексу України).

5. Коли виникає ризик додаткового блага. Якщо:

   • немає документів, що підтверджують службовий характер поїздок;
   • пальне фактично споживається для особистих потреб;
   • або компенсація не оформлена як підзвітні суми/витрати на відрядження,
     вартість пального податківці можуть кваліфікувати як додаткове благо з оподаткуванням ПДФО 18%, військовим збором 5% і потенційно ЄСВ (як інші заохочувальні та компенсаційні виплати, що входять до фонду оплати праці, орієнтовно за логікою пп. 2.3.4 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 №5).

Зверніть увагу

Для захисту від претензій важливо чітко зафіксувати в наказах і внутрішніх положеннях, що авто використовується за кордоном саме як службове, а витрати на пальне відшкодовуються працівнику як витрати на господарську діяльність, із перерахунком у гривню за курсом НБУ та оформленням авансових звітів згідно з вимогами Податкового кодексу України.

За наявності належних наказів, маршрутних листів та авансових звітів з чеками в євро ваша схема є правомірною і дозволяє відносити пальне на витрати без оподаткування доходу працівника.

Можу пошукати матеріали на цю тему — цікаво?