Архівування документів підприємства: терміни та необхідні документи для звітності

За загальними правилами, знищення первинних документів підприємством можливе лише після закінчення строків їх зберігання, визначених законодавством.

Наразі строки зберігання документів регулюють:
- п. 44.3 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110);

- Перелік № 578/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#n14)
Зокрема, згідно з ст. 44 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n1110):
"44.3. Платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів та інформації, визначених пунктом 44.1 цієї статті, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством строків, але не менше:
44.3.1. 2555 днів - для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 і 39-2 цього Кодексу;
44.3.2. 1825 днів - для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними пунктом 133.1 статті 133, підпунктом 133.2.2 пункту 133.2 та пунктом 133.4 статті 133 цього Кодексу, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з підпунктом 44.3.1 цього пункту;
44.3.3. 1095 днів - для інших документів, на які не поширюються вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 цього пункту;
44.3.4. 1095 днів - для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи.
Строки зберігання документів та інформації, визначені цим пунктом, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої цим Кодексом, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання - з передбаченого цим Кодексом граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, - з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів - з дня завершення строку їх дії).
У разі ліквідації платника податків документи, визначені пунктом 44.1 цієї статті, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів (2555 днів - для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 і 39-2 цього Кодексу), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву.
Передбачені цим пунктом строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених пунктом 102.3 статті 102 цього Кодексу.
44.4. Якщо документи, визначені у пункті 44.1 цієї статті, пов'язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених пунктом 44.3 цієї статті."
Отже, для цілей ПКУ маєте зберігати документи за ті періоди, які "дістаються" строками давності з ст. 102 ПКУ (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2755-17#n2287) та з урахуванням вимог ст. 44 ПКУ.
Продовження строків перевірок (1095 днів та інших) на час карантину та воєнного стану на сьогодні вже не діє, оскільки з дати відновлення цих строків (01.08.2023) пройшло вже більше 1095 днів і для певних податків глибина перевірки визначається тільки як 1095 днів.
Додатково - https://7eminar.ua/news/22964-stroki-davnosti-dlya-perevirok-shho-potribno-znati-platnikam-pislya-1
Документи бухгалтерського обліку та звітності мають зберігають не менше ніж п’ять років, зважаючи на примітки до п. 186 Переліку № 578/5 (https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/z0571-12#Text):
річну фінзвітність - до ліквідації підприємства (ст. 311 Переліку № 578/5);

документи (акти, відомості, листи) про взаєморозрахунки між підприємствами (ст. 324 Переліку №578/5);

договори, угоди (аудиторські, господарські, операційні тощо) (ст. 330 Переліку №578/5);

документи (акти, процентовки, довідки, рахунки) про приймання виконаних робіт (ст. 334 Переліку №578/5);

первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і є підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна та матеріалів, квитанції та накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо) (ст. 336 Переліку №578/5);

регістри рахунків до оплати (ст. 337 Переліку №578/5);

податкові накладні (ст. 338 Переліку №578/5);

гарантійні листи (ст. 339 Переліку №578/5);

документи (протоколи інвентаризаційних комісій, акти інвентаризації, інвентаризаційні описи, порівняльні відомості) про інвентаризацію основних засобів, нематеріальних активів, грошових коштів, матеріальних цінностей тощо (ст. 345 Переліку №578/5);

облікові регістри (головна книга, журнали, меморіальні ордери, оборотні відомості, інвентарні картки, розроблювальні таблиці тощо) (ст. 351 Переліку №578/5);

книги, журнали, картки обліку касових документів (рахунків, касових ордерів, довіреностей, платіжних документів, накладних тощо) (ст. 352 Переліку №578/5).
Повний перелік документів із бухгалтерського обліку та звітності із зазначеними строками зберігання наведений у п. 4.2 розд. I Переліку №578/5.
Тому з урахуванням норм ст. 44 ПКУ та Переліку № 578/5 документи мають зберігатися мінімум 5 років від граничних строків подання звітності, в якій вони враховані.
Додатково - див. сервіс «Строки зберігання документів» (https://7eminar.ua/calculators/zberihannia-dokumentiv).
На сьогодні, якщо у Вас немає документів по яким "глибина перевірки" становить 5 чи 7 років, то перевірка дістає періоди 2023-2025 роки (для річних платників).

Раді допомогти, звертайтесь ще!