Законодавчі підстави для відсутності документів ФОП 2 групи

Законно пояснити можна відсутність документів лише на витрати (придбання товарів) і виключно за умови, що ви не торгуєте «ризиковими» товарами. Первинні документи, які підтверджують отримання доходу, ФОП 2 групи зобов'язаний зберігати та надавати завжди.

Якщо податкова вимагає накладні, чеки або акти на закупівлю реалізованого чи наявного товару, ви можете посилатися на такі норми:

1. Необов'язковість обліку витрат платниками єдиного податку:
   Згідно з Податковим кодексом України, п. 296.1 ст. 296, фізичні особи — підприємці — платники єдиного податку 2 групи ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного відображення виключно отриманих доходів. Оскільки витрати не впливають на розрахунок єдиного податку, ведення обліку витрат та обов'язкове підтвердження їх первинними документами для спрощенців без ПДВ законодавством не вимагається.
   (Позиція ДПС у ЗІР 107.01.06: штрафи за Податковим кодексом України, п. 121.1 ст. 121 не застосовуються за незбереження документів, що підтверджують витрати).
2. Звільнення від ведення обліку товарних запасів та документів про походження товару:
   Відповідно до абзацу третього п. 12 ст. 3 Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» № 265/95-ВР, обов'язок вести облік товарних запасів та надавати контролюючим органам документи про їх походження не поширюється на ФОП — платників єдиного податку, які не зареєстровані платниками ПДВ (крім тих, які здійснюють продаж трьох спецкатегорій товарів).
   Тому вимоги надати видаткові накладні постачальників чи Форму ведення обліку товарних запасів (за Порядком Мінфіну № 496) на звичайні товари (одяг, побутові речі, взуття, іграшки тощо) є безпідставними.
3. Використання власного майна громадянина:
   Якщо виникає питання щодо джерела походження товару, можна додатково зазначити Цивільний кодекс України, ст. 320: власник має право використовувати своє майно для здійснення підприємницької діяльності. Майно, придбане фізичною особою за власні кошти (у тому числі до реєстрації ФОП), вводиться в обіг без укладення договорів купівлі-продажу самому собі (достатньо внутрішнього акта оцінки/введення майна).

ФОПи – платники єдиного податку першої і другої груп та платники єдиного податку третьої групи, які не є платниками ПДВ (крім е-резидентів), зобов’язані зберігати первинні документи

Мінімальні строки зберігання документів та інформації, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, встановлені ст. 44 Податкового кодексу України (далі – ПКУ).

Строки зберігання первинних документів ФОП-єдинниками

• 2555 днів – для документів та інформації, необхідних для здійснення ЗЕД контролю (пп. 44.3.1 ПКУ);
• 1825 днів – для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються, зокрема, ФОП, у тому числі такими, що обрали спрощену систему оподаткування, щодо виплачених нерезиденту доходів (прибутків) із джерелом їх походження з України, що оподатковуються в порядку, визначеному п. 141.4 ПКУ, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання (пп. 44.3.2 ПКУ);
• 1095 днів – для інших документів (пп. 44.3.3 ПКУ);
• 1095 днів – для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи (пп. 44.3.4 ПКУ).

Штрафи за незберігання первинних документів

За незберігання первинних документів на підставі яких здійснювався облік доходів, до ФОП – платників єдиного податку 1 і 2 груп та платників єдиного податку 3 групи, які не є платниками ПДВ, застосовуються штрафи відповідно до п. 121.1 ПКУ:

• накладення штрафу в розмірі 1020 гривень.
• повторне правопорушення протягом року, – накладення штрафу в розмірі 2040 гривень.

Штрафи, передбачені п. 121.1 ПКУ, не застосовуються до ФОП – платників єдиного податку 1 і 2 груп та платників єдиного податку 3 групи, які не є платниками ПДВ, за незберігання первинних документів, які підтверджують витрати на придбання товарів / послуг

https://dp.tax.gov.ua/media-ark/news-ark/993091.html

https://7eminar.ua/news/5483-fop-1-2-grupi-ta-tovarnii-oblik-ci-potribno-mati

https://7eminar.ua/news/6317-ci-obovyazkovo-fopam-mati-pervinni-dokumenti-u-2025-roci#vidpovidalnist-za-vidsutnist-pervynnykh-dokumentiv-fop

Раді допомогти, звертайтесь ще!