Оплата та табелювання працівника з сумісництвом у відрядженні

За основною посадою у відрядженні табелюєте лише 4 години за графіком і оплачуєте не менше середнього заробітку за ці 4 години, за посадою внутрішнього сумісництва відрядження не оплачується, у табелі обліковуєте відсутність (відпустка без збереження, «І» чи дистанційна робота — за обраним варіантом), а щоб оплачувати 8 годин у відрядженні, потрібно попередньо змінити режим роботи працівника або прямо встановити інший режим на період відрядження наказом.

Обґрунтування

1. Оплата праці у відрядженні за основною посадою. Оплата праці працівника у відрядженні здійснюється за виконану роботу відповідно до трудового чи колективного договору, але не нижче середнього заробітку за відповідні дні відрядження, розрахованого за Порядком № 100, тобто порівнюють денний заробіток за окладом і середній та беруть більший показник за кожен день відрядження згідно зі ст. 121 Кодексу законів про працю та постановою КМУ від 08.02.1995 №100. Якщо трудовий договір передбачає роботу 4 години на день (0,5 ставки), денний заробіток і середній заробіток розраховують виходячи з цих 4 годин, навіть якщо фактично на виконання завдання витрачено 8 годин.

2. Чи можна оплачувати 8 годин за основною посадою. Щоб законно оплачувати 8 годин за день відрядження, потрібно визначити для періоду відрядження інший режим робочого часу, наприклад поширити на працівника режим підприємства, до якого його відрядили, що дозволяється, коли у наказі про відрядження або в положенні про відрядження передбачено, що на працівника у відрядженні поширюється режим приймаючої сторони, за аналогією з п. 8 розд. 1 Інструкції про службові відрядження № 59. У такому випадку в наказі на відрядження або в окремому наказі потрібно прямо вказати, що на період відрядження працівник працює 8 годин на день, і оплату проводити за 8 відпрацьованих годин, але сума все одно не може бути нижчою середнього заробітку.

3. Табелювання за основною посадою. За основним місцем роботи у дні відрядження проставляєте код «ВД» (цифровий 07), а в числовому полі — тривалість робочого часу відповідно до погодженого режиму: якщо режим не змінювали, то 4 години, якщо наказом установлено 8‑годинний день на період відрядження, то 8 годин; код «ВД» підтверджує факт службового завдання і є підставою для нарахування добових згідно з Інструкцією № 59. Якщо у вихідні в місці відрядження працівник не працює, їх також можна позначати «ВД/0» як дні перебування у відрядженні без робочих годин.

4. Оплата і табелювання за внутрішнім сумісництвом. На час відрядження за основним місцем роботи оплата праці за сумісництвом не здійснюється, а зберігається лише місце роботи і посада, про що прямо сказано в абз. 4 п. 13 розд. I Інструкції № 59. В табелі за посадою внутрішнього сумісника можна застосувати один із варіантів: 1) оформити відпустку без збереження зарплати за угодою сторін і табелювати «НА»; 2) за наявності довідки або завіреної копії наказу з основного місця роботи відмічати дні відсутності кодом «І» — інші причини неявок; 3) якщо дозволяє характер роботи, запровадити дистанційну роботу на час відрядження і табелювати «Р» або «РС», при цьому працівник реально виконує роботу за сумісництвом і отримує за неї оплату.

5. Потрібні кадрові документи. У цій ситуації оформлюєте щонайменше: 1) наказ про службове відрядження за основною посадою із зазначенням строків і, за потреби, спеціально встановленого режиму роботи (8 годин на день у період відрядження); 2) за посадою внутрішнього сумісника — або наказ про надання відпустки без збереження зарплати, або внутрішню резолюцію/наказ про табелювання відсутності з кодом «І» на підставі поданих працівником підтвердних документів, або наказ про запровадження дистанційної роботи на період відрядження; 3) додатково доцільно закріпити загальні правила відряджень у положенні про відрядження чи колективному договорі, де визначити, який режим робочого часу застосовується до працівника у відрядженні і як оформлюється відсутність за сумісництвом.

У вашому випадку ключове рішення — чи фіксуєте у наказі на відрядження зміну режиму роботи до 8 годин, чи залишаєте 4 години з оплатою не нижче середнього заробітку та окремим оформленням відсутності за сумісництвом.