Правильне зведення податків: лікарняний і його вплив на звітність

Таке «зведення» податків за місяць за датою фактичної сплати технічно можливе для внутрішнього контролю, але воно не змінює податкового обов’язку за конкретними доходами; ключовим є дотримання строків сплати ПДФО, ВЗ та ЄСВ за кожною виплатою, і якщо ПДФО/ВЗ/ЄСВ із лікарняних за серпень сплачені 1 вересня в межах установлених строків, податкової заборгованості не виникає, навіть якщо у внутрішній «зведенці» вони потраплять до вересня.

Обґрунтування

1. Строки сплати ПДФО та військового збору прив’язані до дати виплати доходу. ПДФО і військовий збір роботодавець зобов’язаний перерахувати до бюджету в день виплати доходу, а якщо дохід видається готівкою з каси, – протягом трьох операційних днів з наступного дня після виплати, що прямо випливає з пп. 168.1.2 та 168.1.4 Податкового кодексу України. Якщо лікарняні за серпень виплачені 1 вересня і в той самий день (або у визначений готівковий строк) сплачені ПДФО і ВЗ, обов’язок виконано, і податкового боргу саме через те, що це 1 вересня, не виникає.

2. ЄСВ також сплачується за датою виплати доходу, а не нарахування. ЄСВ із сум відпускних, лікарняних та зарплати має бути сплачений одночасно з їх виплатою, як прямо передбачено ч. 8 ст. 9 Закону №2464-VI. Тобто якщо лікарняні за серпень виплачені 1 вересня і в цей день сплачено ЄСВ, обов’язок виконано коректно, незалежно від того, до якого місяця бухгалтер відносить ці суми у своїй «зведенці».

3. «Зведення» нараховано/сплачено за податками – лише аналітичний інструмент, який не формує борг. Податковий борг формується в інтегрованій картці платника за даними податкових органів, на підставі:

   • нарахувань за податковою звітністю;
   • фактичних дат і сум сплати.
     Внутрішній підрахунок «нараховано за серпень – мінус усе сплачене в серпні» корисний для контролю, але якщо з нього «випадають» суми, сплачені 1 вересня за серпневі доходи, це не створює борг, якщо строки з пп. 168.1.2, 168.1.4 ПКУ і ст. 9 Закону №2464 дотримані.

4. Як практично організувати коректне зведення, щоб не плутати місяці. Для більш точного контролю рекомендую будувати зведення не тільки «по місяцю нарахування», а у двох розрізах:

   • за датою нарахування (щоб бачити, які суми стосуються серпня, вересня тощо);
   • за датою фактичної сплати (щоб звірятися з інтегрованою карткою ДПС).
     У внутрішній таблиці можна:
   • для кожної виплати (зарплата, відпускні, лікарняні) фіксувати: дату нарахування, дату виплати, суму ПДФО, ВЗ, ЄСВ, дату й суму сплати;
   • при підрахунку «податків за серпень» орієнтуватися на дату виплати, а не лише на «місяць нарахування», бо саме від дати виплати залежать строки сплати за ПКУ і Законом №2464.

5. Ризик виникає не від «переносу» у внутрішній таблиці, а від порушення строку сплати. Якщо податки з відпускних чи лікарняних фактично сплачено пізніше граничного строку (наприклад, дохід виплачено 29.08, а податки сплачені 01.09 при безготівковій виплаті), тоді утворюється прострочення зі штрафом 10% або 25% за п. 125-1.1 ПКУ. У такому разі внутрішня «прив’язка» до серпня не рятує від боргу, важлива саме фактична дата сплати порівняно з граничною датою.

Для уникнення плутанини варто контроль «боргу» будувати за датою виплати доходу й датою перерахування податків, а внутрішнє віднесення лікарняних до «серпневих нарахувань» використовувати лише як аналітику, не змінюючи при цьому фактичних строків і сум сплати.