Терміни декретної відпустки: як правильно оформити накази

Спочатку потрібно достроково припинити першу відпустку до 3 років з 12.08.2026 включно, надати відпустку у звʼязку з вагітністю та пологами з 13.08.2026 по 16.12.2026, а нову відпустку по догляду за дитиною оформити з 17.12.2026; строковий договір із замінницею слід визначити «на час відсутності основної працівниці, до дня її фактичного виходу на роботу».

Обґрунтування

1. Переривання першої відпустки по догляду за дитиною. Відпустку для догляду за дитиною до 3 років можна достроково припинити за заявою працівниці з вказанням дати виходу, на підставі заяви роботодавець видає наказ про дострокове припинення цієї відпустки; при цьому закон не дозволяє перебувати одночасно у двох соціальних відпустках, тому першу відпустку по догляду слід припинити останнім днем перед початком відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (12.08.2026) відповідно до підходу, коли нову відпустку оформлюють тільки після припинення попередньої, який ґрунтується на нормах про окремі види соціальних відпусток у ст. 18 Закону про відпустки.

2. Оформлення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами. Відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами надається за заявою працівниці та листком непрацездатності, на підставі яких видається наказ про надання такої відпустки з дати, зазначеної в листку; у вашій ситуації в наказі слід зазначити період з 13.08.2026 по 16.12.2026, що повністю перекриває строк зазначеної у запитанні нової декретної відпустки, а після її закінчення працівниця може знову оформити відпустку для догляду за дитиною до 3 років відповідно до ст. 18 Закону про відпустки.

3. Дата початку нової відпустки по догляду за дитиною. Право на відпустку для догляду за дитиною до 3 років виникає після закінчення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами і реалізується за заявою працівниці, у якій вона зазначає дату початку відпустки, на підставі заяви видається наказ; оскільки лікарняний триває до 16.12.2026, у заяві і наказі щодо нової відпустки по догляду логічно вказати період з 17.12.2026 по дату триріччя молодшої дитини, а першу «стару» відпустку по догляду фактично завершити 12.08.2026, не продовжуючи її до 02.10.2028, що відповідає механізму надання такої відпустки частинами в межах установленого періоду за ст. 20 Закону про відпустки.

4. Строковий трудовий договір на «декретне місце». Для працівниці, яку берете на заміну, доцільно укласти строковий трудовий договір «на час відсутності основної працівниці, за якою зберігається місце роботи, до дня її фактичного виходу на роботу», про що прямо зазначити в наказі про прийняття; така конструкція відповідає умові укладення строкового трудового договору на час виконання обов’язків відсутнього працівника за п. 2 ч. 1 ст. 23 Кодексу законів про працю і дозволить у подальшому припинити його у зв’язку із закінченням строку при поверненні основної працівниці.

5. Причина не фіксувати конкретну кінцеву дату для «декретного» строкового договору. Вказувати конкретну календарну дату закінчення строкового договору з замінницею (наприклад, орієнтуючись на 3-річчя дитини) не обов’язково і навіть небажано, оскільки основна працівниця може вийти раніше або пізніше запланованої дати, а формулювання «до дня фактичного виходу на роботу» юридично коректно прив’язує кінець строку договору до реального повернення працівниці, що узгоджується з практикою застосування п. 2 ч. 1 ст. 23 КЗпП.

У ваших наказах важливо чітко зафіксувати дати припинення старої та початку нових відпусток і прив’язати строк «декретного» договору до фактичного повернення основної працівниці.