Перенесення відрядження: питання авансу та термінів витрат працівника

Необхідно або використати кошти за цільовим призначенням у межах строків звітування, або повернути аванс і видати його знову ближче до дати поїздки; «тримати» за працівником аванс пів року без звіту вважається порушенням строків звітування і створює ризик оподаткування як надміру витрачених коштів.

Обґрунтування

1. Строк звітування за авансом для небюджетних роботодавців. Для працівників небюджетної сфери звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, разом із поверненням невикористаних сум подають до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження або виконання доручення, тобто податковий граничний строк визначено у пп. 170.9.3 ПКУ як «кінець наступного місяця» від події використання/завершення відрядження, а не як пів року наперед до майбутньої поїздки (пп. 170.9.3 ПКУ).

2. Якщо відрядження перенесене або скасоване. Для бюджетних установ Інструкція №59 прямо вимагає у разі, коли працівник отримав аванс і не виїхав, повернути кошти протягом трьох банківських днів з дати прийняття рішення про відміну поїздки (п. 11 розд. II Інструкції №59). Для комерційних роботодавців ця норма не є обов’язковою, але її податківці застосовують як орієнтир, зокрема й для відряджень, які не відбулися або суттєво переносяться. Тримати аванс без будь‑якого звіту до березня 2027 р. суперечить логіці цих правил.

3. Ризик оподаткування надміру витрачених коштів. Якщо граничні строки повернення невикористаних сум/звітування порушені, кошти вважають надміру витраченими та включають до оподатковуваного доходу працівника з оподаткуванням ПДФО та військовим збором, при цьому базу для ПДФО визначають із застосуванням коефіцієнта, передбаченого п. 164.5 ПКУ (пп. 164.2.11, п. 164.5 ПКУ). Тривале «висяче» підзвітне сальдо за майбутнім відрядженням дає контролюючим органам підстави розцінити його як надміру витрачені кошти.

4. Практично доцільне рішення. Щоб уникнути податкових ризиків і претензій щодо використання коштів, у разі перенесення відрядження на такий далекий строк доцільно: 1) оформити наказ про перенесення відрядження; 2) зобов’язати працівника подати звіт про фактичні витрати (наприклад, уже понесені витрати на візу, якщо вони були) у межах строків ПКУ та повернути невикористаний залишок; 3) за потреби видати новий аванс ближче до березня 2027 року.

Рекомендовано зараз закрити чинний аванс звітом та поверненням невикористаної частини і вже потім, перед фактичним виїздом у 2027 році, оформити новий аванс на відрядження.