Чи може адміністратор відкривати зміну під ключем ФОП

Передавати особистий КЕП (електронний підпис) ФОПа адміністратору категорично заборонено — це пряме порушення законодавства (компрометація ключа). Адміністратор, який виконує функції касира, повинен підписувати операції на ПРРО власним КЕП або спеціально згенерованою електронною печаткою для ПРРО.

Відповідно до Закону України від 05.10.2017 № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги», ч. 2 ст. 12 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/2155-19#n170, користувачі зобов’язані забезпечувати конфіденційність і неможливість доступу інших осіб до особистого ключа. Передача ФОПом свого особистого кваліфікованого електронного підпису найманому працівникові вважається компрометацією особистого ключа (пп. 26 ч. 1 ст. 1 Закону № 2155-VIII). Такий ключ підлягає обов'язковому скасуванню.

Згідно з Порядком реєстрації, ведення реєстру та застосування програмних реєстраторів розрахункових операцій, затвердженим наказом Мінфіну від 14.06.2016 № 547 (у редакції наказу Мінфіну від 23.06.2020 № 317):

• Розрахункові операції на ПРРО можуть здійснювати лише ті особи, сертифікати яких внесені до Реєстру програмних РРО щодо цього ПРРО.
• Особа, яка безпосередньо приймає кошти від клієнтів (касир/адміністратор), має відкривати зміну, проводити розрахункові операції та формувати фіскальні Z-звіти шляхом накладення свого власного електронного підпису або електронної печатки суб’єкта господарювання.

Щоб уникнути порушень і претензій з боку контролюючих органів під час перевірок, виконайте такі кроки:

Оформлення підпису для адміністратора:

Варіант А (найпоширеніший): Адміністратор отримує особистий кваліфікований електронний підпис фізичної особи (КЕП) у будь-якому АЦСК/КНЕДП (наприклад, через «ПриватБанк», «Дію», КНЕДП ДПС тощо).

Варіант Б: ФОП оформлює окрему електронну печатку для ПРРО (фізична особа – підприємець звертається до відокремленого пункту реєстрації КНЕДП ДПС для отримання кваліфікованого сертифіката електронної печатки для ПРРО).
Повідомлення податкової: ФОП подає через Електронний кабінет платника Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого/удосконаленого сертифіката відкритого ключа за формою № 5-ПРРО (ідентифікатор форми F1391802), в якому зазначає дані адміністратора (касира) та прив'язує його до зареєстрованого ПРРО в перукарні.
Після реєстрації сертифіката в ДПС адміністратор зможе самостійно відкривати робочу зміну, видавати чеки клієнтам і закривати зміну в кінці дня без ризику порушення податкового законодавства.

Раді допомогти, звертайтесь ще!