Зміна директора: реєстрація в ЄДР та зміна ключів необхідні

Не зовсім: якщо призначається інша фізична особа‑директор, то зміну керівника обов’язково реєструють у ЄДР через держреєстратора/ЦНАП або нотаріуса, але факт роботи за сумісництвом чи на основному місці в ЄДР не відображається, а електронні ключі потрібно скасувати старому директору й оформити нові на нового директора в найкоротший строк, без спеціально встановленого «граничного» терміну, орієнтуючись на 3 дні для повідомлення АЦСК і негайну зміну підписанта для роботи з податковою та банком.

Обґрунтування

1. Коли потрібна реєстрація в ЄДР і звернення до ЦНАП
Якщо змінюється саме особа керівника (старий директор звільняється, призначається новий), цю зміну обов’язково реєструють у ЄДР як зміну відомостей про юридичну особу.

• Пакет документів (заява, протокол/рішення учасників тощо) подають державному реєстратору або нотаріусу, а часто – через ЦНАП як фронт‑офіс адмінпослуги.
• Якщо ж директор залишається та сама особа, а змінюється лише статус «основний/сумісник», відомості в ЄДР не змінюються, бо реєстр містить лише ПІБ, паспортні дані та РНОКПП керівника, без форми працевлаштування.
• Обов’язкове нотаріальне посвідчення підписів учасників на рішенні про зміну керівника прямо вимагається п. 6 ч. 1 ст. 15 Закону №755-IV, якщо це рішення подається для внесення відповідних змін до ЄДР.

2. Директор‑сумісник і повідомлення до ДПС
Для директора як члена виконавчого органу госптовариства повідомлення про прийняття на роботу до податкової за загальним правилом не подається, оскільки ДПС отримує дані про керівника з ЄДР.

• Це випливає з постанови КМУ від 17.06.2015 №413, яка визначає, що повідомленням про прийняття керівника є відомості з ЄДР, а окреме Повідомлення не вимагається.
• Коли змінюється лише форма зайнятості (основне місце/сумісництво) без зміни особи керівника і без участі держреєстратора, закон формально не вимагає Повідомлення, хоча на практиці його інколи подають «для підстраховки».

3. Ключі попереднього і нового директора: що і коли робити
За зміни директора як особи потрібно:

• скасувати КЕП/ЕЦП попереднього директора в АЦСК за заявою про зміну статусу підпису;
• оформити КЕП/ЕЦП на нового директора і першим електронним документом до ДПС підтвердити новий сертифікат (податківці орієнтуються на таке підтвердження, про що свідчать роз’яснення в ЗІР, категорія 301.01);
• у 3‑денний строк повідомити АЦСК про зміну даних для скасування/оновлення підписів, орієнтуючись на вимоги до повідомлення центру сертифікації, які встановлені підзаконними актами (аналогічно тому, як це прямо передбачено для зміни директора в інших кейсах, див. п. 70 Вимог №992 у матеріалі про зміну директора);
• якщо директор одночасно відповідальний за податковий і бухоблік, протягом 10 календарних днів з дати призначення подати до ДПС форму 1‑ОПП з позначкою про зміну відповідальної особи, що вимагає п. 66.4 Податкового кодексу України.

4. Трудова книжка директора, який на фронті
Відсутність паперової трудової книжки у роботодавця (зберігається в працівника, який на фронті) не зупиняє зміну директора.

• Внесення запису про звільнення і, за бажанням працівника, про роботу за сумісництвом здійснюється на підставі наказів, а якщо книжка зберігається у працівника, запис вноситься пізніше, на його вимогу, без жорсткого строку, що узгоджується з правилами Інструкції про порядок ведення трудових книжок, затвердженої наказом від 29.07.1993 №58, та підходом у матеріалах щодо паперових трудових книжок.

Зміна директора як особи завжди потребує реєстрації в ЄДР і оперативної зміни кваліфікованих електронних підписів, тоді як зміна лише форми зайнятості того самого директора в ЄДР не реєструється і ключі переробляти не потрібно.