Документи для списання безнадійної заборгованості при форс-мажорі

Частково так, ви можете списати 25 000 грн як безнадійну дебіторську заборгованість і зменшити фінрезультат, але для цього обов’язково потрібен сертифікат ТПП про форс-мажор і пакет підтвердних документів від покупця, що фіксують саме знищення вашого товару та неможливість оплати.

Обґрунтування

1. Які документи потрібні від покупця для підтвердження форс-мажору
Основним підтвердженням форс-мажору є сертифікат Торгово-промислової палати України або регіональної ТПП, виданий за Законом №671/97‑ВР, який засвідчує обставини непереборної сили саме щодо неможливості виконати грошове зобов’язання перед вами через воєнні події чи іншу надзвичайну подію. Також варто отримати:

• акт ДСНС про пожежу чи руйнування складу;
• витяг з ЄРДР за фактом обстрілу/атаки;
• довідки військової адміністрації, поліції тощо про подію;
• інвентаризаційні документи покупця (інвентаризаційний опис / витяг), які фіксують знищення саме вашого товару за номенклатурою, кількістю та сумою;
• лист покупця з описом обставин, посиланням на сертифікат ТПП і підтвердженням того, що частину боргу (25 000 грн) він оплатить, а решту оплатити не може через форс-мажор.
  Такі документи в сукупності підтверджують настання форс-мажору та причинно-наслідковий зв’язок між подією і неможливістю повної оплати, що відповідає визначенню форс-мажору у ч. 2 ст. 14‑1 Закону №671/97‑ВР.

2. Умови визнання списуваної частини боргу безнадійною для цілей податку на прибуток
Безнадійною для податку на прибуток є, зокрема, заборгованість, стягнення якої стало неможливим у зв’язку з дією обставин непереборної сили, підтверджених у встановленому порядку, тобто сертифікатом ТПП (пп. 14.1.11 ПКУ у профільних матеріалах). У вашому випадку:

• загальна дебіторська заборгованість – 50 000 грн;
• 25 000 грн покупець оплачує,
• 25 000 грн стають безнадійними за наявності сертифіката ТПП і підтвердних документів про знищення товару.
  Якщо у вас створений резерв сумнівних боргів, списання в межах резерву дає зменшуючу різницю, а понад резерв — також може бути витратами за умови, що борг відповідає ознаці безнадійного за п. 14.1.11 ПКУ; якщо резерву немає, високодохідник повинен застосувати різниці за ст. 139 ПКУ, і лише безнадійна заборгованість дозволяє не збільшувати фінрезультат на суму списання.

3. Бухгалтерське оформлення списання частини боргу
За наявності підстав визнати 25 000 грн безнадійними (форс-мажор, підтверджений ТПП, і документи від покупця) у бухобліку роблять:

• Дт 38 Кт 361 — на суму, яка покривається резервом сумнівних боргів, якщо він є;
• Дт 944 Кт 361 — на суму списання понад резерв (або на всю суму 25 000 грн, якщо резерв не створювався);
• Дт 071 Кт 00 — позабалансовий облік списаного боргу протягом щонайменше трьох років для контролю можливості стягнення, що відповідає п. 11 НП(С)БО 10 і Інструкції №291.
  Рішення про списання оформлюється наказом керівника, у якому зазначають підстави: посилання на форс-мажор, сертифікат ТПП та документи покупця.

4. Ризики, якщо немає сертифіката ТПП
Без сертифіката ТПП важко довести, що стягнення 25 000 грн стало неможливим саме через форс-мажор, а не через добровільне прощення боргу. У такому разі податківці можуть розцінити цю суму як звичайне прощення заборгованості, що не відповідає ознакам безнадійної заборгованості за п. 14.1.11 ПКУ, і вимагати збільшення фінрезультату до оподаткування на суму списання за правилами ст. 139 ПКУ, без права на зменшення.

У вашій ситуації 25 000 грн реальної оплати й 25 000 грн списання як безнадійної заборгованості можливі за умови наявності сертифіката ТПП і повного пакета підтвердних документів про форс-мажор та знищення товару.