Документальне оформлення лікарняних і декретних виплат: важливі нюанси

Розглянемо Ваші питання:

1. Трохи не зрозуміло, що значить підпису директора.

Так, протокол комісії не є обов’язковим наразі.

До 01.01.2023 у ст. 30 Закону 1105 було чітко зазначено, що рішення про призначення матзабезпечення приймається комісією (уповноваженим) із соціального страхування.
Проте з 01.01.2023 було внесено зміни і у новій редакції ст. 30 Закону 1105 згадки про комісію (уповноваженого) із соцстрахування вже немає. Однак у ч. 3 ст. 22 Закону 1105 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/1105-14#n1375 зазначено, що рішення про призначення страхової виплати приймається страхувальником або уповноваженими ним особами.

Тобто рішення може приймати безпосередньо директор або визначені ним уповноважені особи.

2. Так, заява та наказ не є обов’язковими документами для оформлення відпустки по вагітності та пологах, підставою для нарахування допомоги по вагітності та пологах є лікарняний.

Згідно ст. 23 Закону 1105 https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/504/96-%D0%B2%D1%80#n196 Підставою для призначення допомоги по тимчасовій непрацездатності, по вагітності та пологах є сформований на основі медичного висновку про тимчасову непрацездатність або документа, що засвідчує факт усиновлення дитини, встановлення опіки над дитиною, листок непрацездатності.

Тобто, для нарахування декретних достатньо лікарняного по вагітності та пологах.

Стосовно оформлення такої відпустки. В ст. 179 КЗпП та ст. 17 Закону про відпустки немає прямої згадки про заяву та наказ. В цих нормах передбачено, що відпустка надається на підставі медвисновку.

Тобто, прямої норми щодо наказу та заяви законодавство не містить. Мінсоцполітики в листі від 28.02.2019 №228/0/206-19 зазначало, що законом не зазначено, що одночасно з листком непрацездатності жінка має подати заяву про надання відпустки, а роботодавець – видати наказ. Разом з тим, на їх думку, доцільно дотримуватися саме такої процедури, оскільки жінка може скористатися таким правом не з дати, яка зазначена в листку непрацездатності, а пізніше. У такому випадку дата початку відпустки не збігатиметься з датою, визначеною у листку непрацездатності.

Мінекономіки в листі від 21.05.2025 №4701-05/38100-09 зазначає, що підставою для надання працівниці відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами є сформований листок непрацездатності з категорією «вагітність», в якому вже зазначаються дати початку та закінчення його дії. Тож Мінекономіки вважають, що саме дати дії медвисновку відповідають початку та закінченню відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами і видання наказу про надання такої відпустки не є обов’язковим.

Отже, законодавство не містить чіткого алгоритму оформлення відпустки у зв’язку з вагітністю та пологах (як, наприклад, для відпустки для догляду за дитиною до 3 років, де чітко прописано оформлення відпустки заявою та наказом), тому кожне підприємство має прийняти рішення яким чином буде оформлюватись така «декретна» відпустка.

Так як це саме відпустка, тому і рекомендується оформлювати її за заявою та наказом, хоча законодавчо це не визначено.

Раді допомогти, звертайтесь ще!